Закупки – основная функция Управление инновациями и предложение инновационных подходов/программ

Управление инновациями и предложение инновационных подходов/программ
Основная функция:	Закупки
Вовлечённые функции:	Маркетинг, Отдел по связям с медицинскими организациями, Отдел Качества, R&D

CBU реализовало конкретные технологические процессы с целью внедрения инноваций от разработчиков решений (поставщики, вновь созданные компании, университеты, и т.д.) и привлекает ресурсы основных стратегических поставщиков путем заключения договоров о партнерстве с целью стимулирования инновационных подходов.

Цель деятельности

Внедрение, расширение и ускорение наших инновационных подходов, обеспечивающих прибыльный дополнительный бизнес в рамках существующих брендов или новых брендов посредством:

- Определение и использование возможностей заимствования

- Поощрение партнерских связей с некоторыми важнейшими стратегическими поставщиками

Ключевые принципы

• Согласование отдела исследований и развития и отдела закупок в трансформации маркетинговых задач в научно-технические задачи

• Выбор провайдеров в соответствии с принципами кластеризации и потребностями бренда

• Применение принципов SRM: кластеризация, управление поставщиками, ценообразование и принципы системы сетевой защиты Firewall

Условия применения и исключения

1. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ: КЛАСТЕРИЗАЦИЯ ПОСТАВЩИКОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАДАЧ

* Отдел закупок играет ведущую роль в обеспечении кластеризации поставщиков совместно с отделом исследований и развития: уровень интеграции наших поставщиков оценивается в соответствии с определенными критериями. Результат: 4 категории поставщиков: коммерческие, претенденты, ключевые, партнеры

* Отдел исследований и развития обеспечивает трансформацию задач бренда в четкие технические и научные задачи

2. ИННОВАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

Существует две процедуры управления внедрением инноваций

* Максимальный объем обмена идеями в рамках CBU: процедура перенимания идей у поставщиков на основе точной информации от подразделений маркетинга, но по проектам, не связанным со сложностями научного характера или DNA бренда

* Партнерский процесс: детальный и полный процесс, состоящий из 4 основных этапов:

- Этапы идентификации: сбор информации и контакты, первичная примерная оценка интересов для составления карты потенциальных поставщиков решений.

- Этапы оценки: научно-техническая оценка, подготовка договора о сотрудничестве (с учетом вопросов защиты прав интеллектуальной собственности и правовых аспектов)

- Этап подключения: определение проекта и цели, определение выгод/требований, определение ингредиентов и целевой стоимости использования. Подготовка проекта контракта.

- Активный этап: Четкое определение проекта в портфеле проектов с планированием, четким распределением ресурсов и определением целевой стоимости

3. ОРГАНИЗАЦИЯ

- Должны быть созданы смешанные группы (персонал отдела исследований и развития и закупок в составе уникальной группы оценки и мониторинга)

- Проектная группа должна проводить регулярные совещания для согласования на более широкой основе

- Вопросы принятия решений, реализации и последующего контроля решаются в комитетах по разработке (на уровне CBU и WBU)

- Для целей мониторинга процесса должен быть создан совет партнерства на уровне WWBU (управление партнерским портфелем, урегулирование недостатков в сфере сотрудничества и согласование со стратегиями брендов)

4. ФУНКЦИИ И ОБЯЗАННОСТИ

- Участвующие отделы должны работать в соответствии с определением с четким пониманием ответственности

- Управление процедурой в целом осуществляется совместно отделом закупок и отделом исследований и развития, начиная с этапа подключения:

* Необходима предварительная оценка специально созданной группой Отдел закупок- Отдел исследований и развития -Отдела качества

* Отдел закупок отвечает за привязку коммерческих обязательств на каждом этапе к задачам сотрудничества

* Отдел исследований и развития отвечает за техническое обоснование (+ координация с отделами защиты прав интеллектуальной собственности, нормативно-правового регулирования и безопасности пищевых продуктов)

* Отдел маркетинга отвечает за реализацию задач бренда

Критерии

• Количество имеющихся "препятствий" (патенты, соглашения об эксклюзивности,...)

• Количество инновационных мероприятий

• Количество договоров сотрудничества

Анализ потребностей, рынков, цен и поставщиков

Анализ потребностей, рынков, цен и поставщиков
Основная функция:	Закупки
Вовлечённые функции:	Финансы, Кадры, Юридический отдел, Производство, R&D, Логистика, Маркетинг, Отдел качества

Совместное производство готовой продукции является трансверсальным процессом, возглавляемым и управляемым отделом закупок

Цель деятельности

Предоставить Компании возможность изучения способов привлечения внешних ресурсов, что сокращает время на продвижение товара на рынке и снижает риски, связанные с запуском новых продуктов

• Получить нововведения из внешних источников

• Улучшить финансовые показатели

Также может применяться при оценке объема или качества

В случае отсутствия отдела закупок в составе CBU существует четкая процедура и управленческая матрица по передаче обязанностей в другой отдел или функциональное подразделение в соответствии с организационной структурой.

Ключевые принципы

Анализ выпуска новых товаров на рынок необходимо проводить путем сравнения на основе метода МОВ (Производить или Покупать).

Обе возможности анализируются в совокупности в отделе закупок и производственном отделе (подбор поставщиков при наличии) в соответствии с выбранной производственной стратегией.

Условия применения и исключения

Первый этап называется МОВ (Производить или Покупать):

• Процесс принятия решения под руководством Производственного отдела требует привлечения других функциональных подразделений в процесс сбора и анализа всех характеристик, чтобы сделать выбор в пользу одной из возможностей: Производить или Покупать.

На втором этапе в случае выбора опции Покупать:

• Отдел закупок становится ведущим подразделением, которое управляет связями с поставщиками при поддержке всех необходимых подразделений.

• Все подразделения, участвующие в процессе, должны согласовывать эти вопросы с вышестоящими структурами до того, как отдел закупок примет на себя какие-либо обязательства по отношению к поставщику.

Заключение контрактов
Основная функция:	Закупки
Вовлечённые функции:	Финансы, Юридический отдел

Все взаимоотношения с поставщиками оформляются в виде договора с поставщиком

Цель деятельности

• Защита интересов компании (например собственность, патенты, авторские права, технологические ограничения)

• Управление правовыми рисками

• Обеспечение конфиденциальности

В случае отсутствия отдела закупок в составе CBU существует четкая процедура и управленческая матрица по передаче обязанностей в другой отдел или функциональное подразделение в соответствии с оргструктурой.

Ключевые принципы

• Договор с поставщиком составляется в письменной форме и охватывает основные и наиболее значимые обязательства

• По договорам с поставщиками, управление которыми осуществляется на уровне Группы/региона, CBU получает выписку, относящуюся к данному CBU. Осуществляется контроль соблюдения конфиденциальности договоров с поставщиками.

Условия применения и исключения

Все основные и наиболее значимые обязательства (длительный срок, стратегические цели, превышение определенной суммы …) с поставщиком или субподрядчиком/упаковочной компанией-партнером должен быть оформлены в виде письменного договора с поставщиком.

Ниже перечислены основные формы Договора с поставщиком:

• Официальный документ, подписанный обеими сторонами

• Письмо о намерении, подписанное обеими сторонами

• Документ об основных условиях и положениях покупки (GTCP), подписанный обеими сторонами

• Договор в форме ERP, подписанный обеими сторонами

• Любой документ, представляющий собой соглашение (например, заказ на поставку), подписанный Danone и официально одобренный поставщиком

Договор с поставщиком относится к категории GTCP и должен включать как минимум следующее:

• Цель

• Ссылки на спецификации

• Цена

• Условия оплаты

• Условия поставки

• Количество

• и/или срок действия.

Если переговоры ведутся CBU,

• юридический отдел (или ответственное лицо)

в каждом CBU при участии отдела закупок устанавливается соответствующий уровень оформления и формат

• CBU устанавливает порог, при котором договор с поставщиком является обязательным.

Если переговоры ведутся от лица CBU

• Соответствующая выписка из проекта договора с поставщиком направляется в CBU для ознакомления (согласно правилам отдела) до подписания

• Соответствующая выписка из подписанного договора с поставщиком передается в CBU (например, с помощью средств управления взаимоотношениями с поставщиками)

• Соответствующая выписка из договора с поставщиком включает коммерческую часть (объем обязательств, исключительность, заранее оцененные убытки …) и юридическую часть (в соответствии с местными нормативными актами).

• Покупатель несет ответственность за обеспечение передачи документа надлежащим образом.

В целях соблюдения конфиденциальности ведется контроль за передвижением подписанного договора с поставщиком.

Критерии

Процент расходов, подтвержденных оформленным договором с поставщиком.

Анализ и управление деятельностью поставщиков
Основная функция:	Закупки
Вовлечённые функции:	Производство, R&D, Финансы, Отдел качества

Отдел закупок, или любой другой соответствующих отдел ежегодно проводит анализ показателей работы поставщиков в согласовании с другими отделами и общими целями бизнеса.

Цель деятельности

• Улучшение показателей деятельности поставщиков

• Оптимизация источников внешних ресурсов с точки зрения безопасности, качества, стоимости и инноваций

В случае отсутствия отдела закупок в составе CBU существует четкая процедура и управленческая матрица по передаче обязанностей в другой отдел или функциональное подразделение в соответствии с оргструктурой.

Ключевые принципы

• Каждый отдел (отдел качества, отдел финансов, отдел логистики, отдел закупок, отдел по развитию и т.д.) разрабатывает и отслеживает KPI

• Отдел закупок занимается анализом, утверждением и улучшением KPI. – Составляются планы по оптимизации.

Условия применения и исключения

• Данная модель деятельности распространяется на все CBU и на весь спектр закупочной деятельности в рамках каждого CBU.

• Отдел закупок осуществляет процесс оценки и определяет совместно с другими отделами, соответствует ли деятельность поставщиков требованиям.

• Отдел закупок консультируется с отделом логистики и производственным отделом в отношении планов по оптимизации, относящихся к показателям поставщиков, которые оказывают влияние на политику в области запасов сырья и упаковки.

• Анализ поставщиков проводится не реже одного раза в год, а также по требованию других отделов, которые работают с поставщиками.

• Контрольные показатели деятельности поставщиков могут использоваться при ведении переговоров.

• отдел закупок передает результаты оценки и планы по оптимизации поставщикам.

Критерии

Показатели деятельности поставщиков по пяти параметрам (Качество, Уровень обслуживания, Инновационные возможности, Конкурентоспособность, основанная на более низких издержках производства, и Безопасность деятельности).

Управление базами данных
Основная функция:	Закупки
Вовлечённые функции:	Финансы, Продажи, ИТ, Производство, Маркетинг, R&D, Логистика

Цель деятельности

• Обеспечение точности отчетной документации

• Обеспечение последовательного анализа потребностей компании

• Проведение внутреннего сопоставительного анализа охвата закупочной деятельностью

Ключевые принципы

Отдел логистики и отдел закупок определяют и устанавливают очередность проектов с учетом:

• Потенциальной выгоды для CBU и поставщика

• Наличия ресурсов

• Доступности

• Особенностей поставщика

• Возможности соответствовать современным требованиям CBU /поставщика

+ Отдел закупок определяет стратегическое соответствие поставщика

+ Обмен информацией и приведение в соответствие в процессе управления проектом являются обязательными условиями

+ Отдел закупок несет ответственность за весь процесс SRM

Условия применения и исключения

• Стандартная иерархия закупочной деятельности для сырья и упаковочных материалов и для товаров и услуг определяется на уровне компании. Должна использоваться во всех CBU.

• Управление и внесение изменений в эту иерархию осуществляется только закупочными организациями компании.

Критерии

• Точность основных данных по сырью и упаковочным материалам, которая измеряется методом выборки