Общие цели отдела закупок. Факторы, оказывающие влияние на статус функции отдела закупок в организационной структуре.

Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что компания должна получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по своим обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.

Факторы, которые оказывают влияние на статус функции отдела закупок в организационной структуре, составляют широкий спектр. Среди основных факторов следующие:

1. Объем закупаемого сырья и внешних услуг составляет проценты от общего числа расходов или от общей суммы дохода компании. Высокий коэффициент подчеркивает важность эффективности функции закупок.

2. Сущность приобретаемой продукции или услуг. Приобретение коплексных компонентов или широкое применение субподрядных отношений представляют собой трудную задачу для отдела закупок.

3. Условия на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для организации. Если на этом рынке доминируют продавцы, эксперт­ная оценка отдела закупок приобретает важное значение.

4. Наличие способностей для выполнения данной функции.

5. Проблемы и возможности в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

Важное решение при определении, кому должен подчиняться отдел закупок, относится к сфере, в которой отдел будет наиболее эффективно реализовывать цели компании. Конечно, отдел закупок должен быть на достаточно высоком уровне, чтобы "его услышали" и чтобы аспекты ключевых управленческих решений, связанные со снабжением, получили должное внимание.

Ранг руководителя, которому подчиняется менеджер по закупкам, это хороший показатель статуса отдела закупок в организации и степени, в которую возведена его деятельность. Если статус главного директора по закупкам - вице-президент и он подчиняется непосредственно главе фирмы, это показывает, что снабжение признано одной из функций уровня высшего руководства компании.

Однако во многих компаниях отдел закупок сначала подчиняется непосредственно исполнительному директору по производству, поскольку большую долю закупок составляют закупки изделий, необходимых для производства. В других компаниях отдел закупок подчиняется вице-президенту по административным вопросам, в связи с тем, что роль отдела закупок - обеспечение услугами всех функциональных отделов компании.

Отдел закупок может также подчиняться финансовому директору предприятия в связи с тем, что деятельность отдела оказывает непосредственное воздействие на финансовые потоки и крупные суммы средств вложены в запас. В компании, ориентированной в основном на инженерные функции, отдел закупок должен подчиняться службе главного инженера для обеспечения более тесной связи и координации по вопросам спецификации продукции и контроля качества

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.

Преимущества централизованных закупок

• простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

• отсутствие административного дублирования;

• возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

• лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

• развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.

Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.