Глава 13

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НАРЯДОВ

122. Номенклатура - это систематизированный перечень наименований нарядов, журналов и книг учета, образующихся в процессе деятельности суда, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

122.1. Номенклатура нарядов (дел) составляется в целях классификации документов и формирования нарядов, обеспечения сохранности, поиска документов и учета. Она согласовывается с экспертной комиссией суда, затем экспертно-методической комиссией государственного архива (далее - ЭМК государственного архива) или экспертно-проверочной комиссией структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов (далее - ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов), после этого утверждается председателем суда. Номенклатура дел вводится с 1 января. При составлении номенклатуры дел на следующий год учитываются вносимые изменения и дополнения. Согласование с ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов) производится не реже одного раза в пять лет.

(пп. 122.1 в ред. приказаМинюста от 24.05.2012 N 153)

(см. текст в предыдущей редакции)

122.2. Номенклатура нарядов (дел) составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в канцелярии суда, второй - в архиве суда, третий - в государственном архиве, источником комплектования которого является суд.

Экземпляр номенклатуры нарядов (дел), согласованный с ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов), является документом постоянного срока хранения, регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, и включается в раздел номенклатуры заводимых нарядов (дел) и книг учета.

(пп. 122.2 в ред. приказаМинюста от 24.05.2012 N 153)

(см. текст в предыдущей редакции)

122.3. Составление номенклатуры нарядов (дел) следует начинать с определения состава включаемых в нее документов. Необходимо учитывать номенклатуры дел за прошлые годы, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, справочные картотеки к документам, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков хранения.

В номенклатуру нарядов (дел) включаются наряды с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) включительно сроками хранения. Кроме того, в нее должны входить справочные картотеки (учетно-статистические карточки по уголовным и гражданским делам, регистрационно-контрольные карточки обращений граждан и юридических лиц и прочие).

(в ред. приказаМинюста от 17.02.2012 N 56)

(см. текст в предыдущей редакции)

122.4. Графы номенклатуры нарядов (дел) заполняются в соответствии с установленной формой 56 согласно приложению 57.

В графе 1 номенклатуры нарядов (дел) указываются индексы дел.

В номенклатуре нарядов (дел) следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных нарядов и книг учета в течение года.

В графе 2 номенклатуры нарядов (дел) указываются наименования (заголовки) нарядов. Состав заголовка образуют следующие элементы:

название вида (переписка, журнал и тому подобное) или разновидности документа (приказы, указания, протоколы, постановления и так далее);

название учреждения;

адресат или корреспондент документа;

краткое содержание документов наряда;

даты (период), к которым относятся документы наряда;

указание на копийность документов наряда.

Заголовки нарядов в процессе формирования нарядов могут уточняться.

Графа 3 номенклатуры нарядов (дел) "Количество нарядов (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения нарядов, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении нарядов, о переходящих нарядах, об отборе нарядов к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование нарядов, и прочем.

122.5. По окончании календарного года в конце номенклатуры нарядов (дел) ответственным за делопроизводство заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных нарядов по форме 57 согласно приложению 58.

В итоговой записи указывается количество заведенных нарядов с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) сроками хранения и переходящие наряды.

123. Формирование нарядов - это группировка исполненных документов в наряды в соответствии с номенклатурой дел.

123.1. При формировании нарядов следует соблюдать следующие правила:

помещать в наряды только исполненные документы;

помещать в наряды документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию наряда по номенклатуре дел;

помещать приложения вместе с основными документами;

раздельно группировать в наряды документы постоянного и временного сроков хранения;

группировать в наряд документы одного календарного года, за исключением переходящих нарядов;

в наряд не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

наряд должен содержать не более 250 листов;

допускается временная группировка в одном наряде документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании года такие документы следует расформировать в самостоятельные наряды в зависимости от сроков их хранения.

123.2. Документы внутри наряда располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании.

123.3. Предложения граждан и все документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные наряды в хронологическом порядке. В случае получения повторного предложения они подшиваются к первоначальному предложению.

123.4. Группировка документов в наряды производится по отметкам исполнителей на исполненных документах и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов на документе.

Документы, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются исполнителям на доработку.

123.5. Наряды подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по завершении года.

123.6. Примерный перечень нарядов, журналов и книг учета, заводимых в районном (городском) суде, содержится в приложении 59.