Глава 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в районном (городском) суде (далее - Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности судов, унификации состава и форм документов, а также технологии работы с ними.

2. Настоящая Инструкция устанавливает общие правила организации делопроизводства в районном (городском) суде на основе действующего законодательства, нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и работы архивов, приказов Министра юстиции Республики Беларусь и постановлений коллегии Министерства юстиции Республики Беларусь.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники - электронными и другими, независимо от их носителей.

4. Заведующий канцелярией, секретари суда и судебного заседания, другие работники канцелярии, занимающиеся делопроизводством в суде, должны быть ознакомлены с современными формами и методами делопроизводства, со структурой судов, органов и учреждений юстиции Республики Беларусь, нормами уголовного и гражданского права и процесса. Работники, занимающие названные должности, обязаны изучить положения настоящей Инструкции в течение одного месяца со дня поступления на работу.

Глава 2

РУКОВОДСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ СУДА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ МЕЖДУ СОТРУДНИКАМИ СУДА

5. Председатель районного (городского) суда осуществляет руководство делопроизводством в данном суде и отвечает за его состояние.

Контроль за состоянием делопроизводства в суде может возлагаться председателем суда на заместителя председателя суда или помощника, а в судах, где две последние должности не предусмотрены, - на судью. Председатель суда распределяет обязанности между сотрудниками суда.

В случае служебной необходимости он имеет право производить перераспределение обязанностей.

Председатель суда (лицо, осуществляющее контроль за состоянием делопроизводства в суде):

организует работу канцелярии суда в соответствии с настоящей Инструкцией, а также выполнение канцелярией требований государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию;

распределяет должностные обязанности между работниками аппарата суда и осуществляет систематический контроль за их выполнением;

распределяет между судьями дела и материалы, контролирует сроки их производства в суде;

организует хранение, отбор и сдачу в архив документов суда, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;

не реже двух раз в год назначает комиссию с участием работника финансового органа для проверки правильности ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещей, своевременности исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;

дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентным органам судебных дел, материалов, документов;

внедряет в практику суда передовой опыт работы других судов по делопроизводству, средства оргтехники, решает вопросы организации рабочих мест;

обеспечивает регулярное проведение занятий с работниками суда по вопросам делопроизводства, по повышению квалификации работников канцелярии, организует освоение ими смежных профессий и наиболее рациональных приемов труда.

6. Помощник председателя суда осуществляет контроль за соблюдением канцелярией суда настоящей Инструкции, организует работу суда по приему граждан, оказывает помощь председателю суда в осуществлении контроля за выполнением работниками должностных обязанностей, совместно с председателем суда организует проведение занятий с работниками аппарата суда по повышению квалификации, выполняет другие поручения председателя суда.

7. Ведение делопроизводства в районном (городском) суде возлагается на заведующего канцелярией.

Заведующий канцелярией организует и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Заведующий канцелярией организует работу канцелярии, руководит работой секретарей и архива суда.

На него возлагаются:

распределение работы между сотрудниками канцелярии суда и контроль за исполнением ими своих обязанностей;

распределение поступившей корреспонденции согласно резолюции председателя суда или его заместителя;

учет рабочего времени сотрудников суда;

ведение нарядов, книг и журналов учета;

контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по уголовным и гражданским делам и других), правильным и своевременным составлением статистических отчетов;

учет и регистрация поступающих в суд обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее - обращений граждан и юридических лиц) (кроме жалоб на приговоры, решения и определения) и контроль за сроками их исполнения;

(в ред. приказаМинюста от 17.02.2012 N 56)

(см. текст в предыдущей редакции)

контроль за исполнением постановлений высших органов власти о помиловании, за исполнением поручений органов юстиции, вышестоящих судов и других органов;

контроль за своевременной отправкой дел с кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;

учет частных определений и контроль за ведением переписки по их исполнению;

ведение финансовой отчетности, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей, если в штате суда не имеется бухгалтера и заведующего хозяйством;

ведение приказов и распоряжений по суду, личных дел и карточек учета сотрудников суда;

обеспечение сохранности и правильного заполнения трудовых книжек сотрудников суда;

контроль за ведением и исполнением сводных и контрольных исполнительных производств;

учет и контроль за исполнением судебных поручений, поступивших из других государств, судов другого города или района, а также направляемых судом через Министерство юстиции Республики Беларусь поручений судам других государств, судам другого города или района;

организация работы по учету и хранению уголовных, гражданских, административных дел, иных материалов и вещественных доказательств;

организация учета служебных изданий, поступающих в суд;

ведение архива в судах, где не предусмотрена должность архивариуса;

выполнение других поручений председателя суда, его заместителя и помощника.

8. На секретарей суда возлагается ведение делопроизводства по уголовным и гражданским делам и в частности:

вызов участников процесса и свидетелей;

выписка исполнительных листов;

регистрация, учет и хранение уголовных, гражданских, административных дел и материалов;

ведение журналов и карточек;

подготовка и направление документов по исполнению приговоров, решений, определений, постановлений суда и контроль за получением сообщений об исполнении;

составление статистических отчетов;

учет и хранение вещественных доказательств;

регистрация и учет исполнительных документов, передаваемых на исполнение судебным исполнителям;

ведение сводных и контрольных исполнительных производств;

подготовка и сдача в архив законченных дел, нарядов, журналов и карточек;

выполнение других поручений председателя суда, его заместителя, судей, помощника председателя и заведующего канцелярией.

9. На секретаря судебного заседания возлагаются:

выполнение необходимой работы при приеме судьей граждан: подготовка запросов, писем, выписка повесток и так далее;

составление и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

выполнение необходимой работы при назначении и подготовке судебного разбирательства;

проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание, и отметка на повестках времени их нахождения в суде;

ведение протоколов судебных заседаний;

оформление уголовных, гражданских, административных дел после назначения судебного разбирательства и судебного заседания;

ведение журнала учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, отметка о результатах рассмотрения;

составлять протоколы об административных правонарушениях в случаях, предусмотренных Законом;

(абзац введен приказомМинюста от 28.02.2007 N 288)

выполнение другой работы по поручению председателя суда, его заместителя, судей и заведующего канцелярией.

10. Исключен.

(п. 10 исключен с 1 марта 2007 года. - ПриказМинюста от 28.02.2007 N 288)

(см. текст в предыдущей редакции)

11. Делопроизводитель выполняет работу по поручению заведующего канцелярией, секретаря суда согласно установленному порядку распределения работы между работниками канцелярии.

12. В судах, где предусмотрена должность консультанта, на него возлагаются:

ведение работы по подбору и систематизации законодательства, поддержанию нормативных актов в контрольном состоянии;

информирование сотрудников суда о действующем законодательстве и судебной практике вышестоящих судов;

участие в обобщении судебной практики;

осуществление по запросам судей подборки нормативных актов по определенной теме;

оформление документов о правовой помощи, направляемых в компетентные учреждения иностранных государств, в соответствии с международными договорами, заключенными Республикой Беларусь;

(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)

рассмотрение по поручению председателя суда обращений граждан и юридических лиц, за исключением обращений, подлежащих рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, а также иных обращений, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения;

(в ред. приказаМинюста от 17.02.2012 N 56)

(см. текст в предыдущей редакции)

обобщение работы суда по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц;

(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431; в ред.приказаМинюста от 17.02.2012 N 56)

(см. текст в предыдущей редакции)

осуществление в установленном порядке накопления, хранения, систематизации правовой информации;

(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)

обеспечение своевременного ознакомления судей с поступающей правовой информацией;

(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)

обеспечение своевременного обновления правовой информации на электронном носителе;

(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)

ведение личных дел народных заседателей;

(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)

председателем суда на него могут быть возложены и другие обязанности.

12-1. В судах, где предусмотрена должность консультанта по оформлению расторжения брака, на него возлагаются:

ведение учета вступивших в законную силу решений суда о расторжении брака в книге учета и выдачи решений суда о расторжении брака;

выдача бывшим супругам под подпись копии решения суда о расторжении брака после вступления решения в законную силу при наличии квитанции об уплате государственной пошлины, определенной в решении суда;

производство соответствующих отметок о расторжении брака в паспортах граждан Республики Беларусь, видах на жительство в Республике Беларусь и удостоверениях беженца (далее - документы, удостоверяющие личность, если не указано иное);

(в ред. приказаМинюста от 03.11.2008 N 415)

(см. текст в предыдущей редакции)

направление по запросам судов, оформляющих расторжение брака по месту жительства одной из сторон, копии решения суда с сообщением номера счета, на который следует перечислить обратившейся стороне сумму государственной пошлины, и номера регистрации вступившего в законную силу решения суда;

выписка исполнительных листов по делам о расторжении брака;

направление в десятидневный срок в государственный орган, регистрирующий акты гражданского состояния, копий решений суда о расторжении брака, вступивших в законную силу. При регистрации брака в поселках и сельских населенных пунктах соответствующими исполнительными и распорядительными органами копии решений суда направляются в отдел загса районного исполнительного и распорядительного органа, а в случае его отсутствия в районном центре - в отдел записи актов гражданского состояния городского исполнительного и распорядительного органа по месту хранения записи акта о заключении брака;

контроль за своевременностью получения судом сообщений органов записи актов гражданского состояния о производстве отметки в актовой записи о заключении брака;

составление учетных карточек сведений о расторгнувших брак и ежемесячно не позднее 7-го числа месяца, следующего за истекшим, направление учетных карточек сведений о расторгнувших брак за истекший месяц в органы государственной статистики;

обобщение судебной практики по делам о расторжении брака;

уведомление государственного органа, регистрирующего акты гражданского состояния, о принятых решениях суда по делам о лишении родительских прав, по вступлении их в законную силу, по месту регистрации рождения ребенка, при регистрации рождения в поселках и сельских населенных пунктах соответствующими исполнительными и распорядительными органами - уведомление отдела загса районного исполнительного и распорядительного органа, а в случае его отсутствия в районном центре - отдела загса городского исполнительного и распорядительного органа по месту хранения записи акта о рождении;

выполнение других поручений председателя суда, его заместителя.

(п. 12-1 введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)

13. На архивариуса, а в тех судах, где эта должность не предусмотрена, на секретаря суда возлагаются:

учет и хранение уголовных, гражданских и административных дел и материалов, нарядов, книг, журналов и карточек;

прием в архив оконченных производством дел, учетно-статистических карточек, нарядов, журналов;

прием и хранение документов и корреспонденции, поступающих после сдачи дел (материалов) в архив;

производство необходимых действий по сданным в суд делам (материалам) (направление повесток, извещений, запросов, копий решений, приговоров, определений суда, исполнительных документов и так далее);

отобрание расписки у лиц, получивших оригинал или копию судебного документа;

выдача или высылка по запросам дел и документов (их копий) из архива с разрешения председателя суда;

выдача по определению суда дубликатов исполнительных листов;

уничтожение дел, материалов, нарядов, журналов и других документов, по которым истекли установленные сроки;

исполнение других обязанностей, возложенных на него устным или письменным распоряжением председателя суда.

14. На инженера-программиста возлагаются:

обеспечение функционирования электронных средств связи и передачи данных, включая Интернет, при взаимодействии с другими судами, органами государственной власти и правоохранительными органами;

установка средств системного и прикладного программного обеспечения на персональные компьютеры суда;

обеспечение эксплуатации программных средств, систем электронного документооборота и делопроизводства в суде;

создание локальной вычислительной сети суда и ее администрирование;

организация создания и ведения банков данных по судебной практике, статистике, финансовому, материально-техническому обеспечению деятельности суда и другим направлениям, требующим информатизации;

установка и проведение обновлений баз данных законодательства;

оказание помощи в организации создания и ведения в суде накопителя всех решений и определений суда в электронной форме;

организация обучения судей и сотрудников аппарата суда работе с компьютерной техникой и программным обеспечением;

исполнение других обязанностей, возложенных на него устным или письменным распоряжением председателя суда.

15. На оператора копировально-множительной техники возлагаются:

производство копий документов в полном соответствии с оригиналом;

поддержание копировально-множительной техники в исправном состоянии и своевременное извещение мастеров по ремонту о поломках и неисправностях;

исполнение других обязанностей, возложенных на него устным или письменным распоряжением председателя суда.