13 Вопрос

РАБОТА СО СПИСКАМИ, Т.Е. С БАЗОЙ ДАННЫХ

Создание списка

а) - создание заголовков столбцов, т.е. название полей, б.д. в верхней строке – строке заголовков;

P.S. Строку заголовка надо оформить другим цветом или шрифтом, тогда EXCEL автоматически определяет, что вводится список, и оказывает помощь при его составлении.

все записи должны быть оформлены одинаково, но не так, как заголовки.

не должно быть пустых строк и разделительных линий.

б) для того, чтобы заголовки столбцов постоянно отображались на экране, надо активизировать меню Окно – команда Закрепить область

в) признаком конца списка является пустая строка.

г) при автоматическом выделении области списка EXCEL сравнивает содержимое 1-ой и 2-ой строк. Если данные в них отличаются по типу или по оформлению, EXCEL считает содержимое 1-ой строки заголовком столбцов и не обрабатывает ее.

Сортировка списков

Сортировать можно как числовые, так и текстовые данные. Текст – в алфавитном порядке и наоборот, числа – по возрастанию или по убыванию.

Сортировка строк.

По умолчанию строки выделенного списка сортируются по содержимому одного из столбцов, но можно сортировать по 2-м и даже 3-м столбцам одновременно.

При использовании функций списка выделение списка происходит автоматически. Однака можно выделить ячейки, подлежащие сортировке. Меню Данные –Сортировка

P.S. Если пользователь не выделил диапазон ячеек, то для того чтобы строка заголовка не участвовала в сортировке, надо в область Идентифицировать поля по ... диалг. окна Сортировка установить опцию подписям (первая строка диапазона). Опция обозначениям столбцов листа позволяет выполнить сортировку с учетом данных первой записи выде-ленного диапазона.

В диалог. окне надо указать наименования столбцов и порядок сортировки.

P.S. Если при сортировке в алфавитном порядке надо различать прописные и строчные буквы, необходимо нажать кнопку Параметры. В результате откроется диалог. окно Параметры сортировки, в котором надо активизировать опцию Учитывать регистр.

Сортировка по столбцам

По умолчанию сортировка строк. Но можно и столбцы. Для этого выделить ячейки, подлежащие сортировке, меню Данные – Сортировка – кнопка Параметры – в области Сортировать установить опцию Столбцы диапазона

Пользовательский порядок сортировки

Меню Данные – Сортировка – кнопка Параметры – диалог. окно Параметры сортировки .

P.S. В поле Сортировка по первому ключу, которое содержит список разработанных пользователем способов сортировки, по умолчанию выделен элемент Не производится.

Если ни один из предлагаемых способов сортировки не устраивает, задайте свой. Для этого: меню Сервис – Параметры – вкладка Списки – выберите элемент новый список в поле Списки и в поле Элементы списка введите элементы списка в нужной вам последовательности, завершая ввод каждого из них нажатием клавиши Enter.

После завершения ввода элементов нажать кнопку Добавить.

P.S. Поле Импорт списка из ячеек позволяет создавать список, используя данные из таблицы.

Фильтрация данных – для упрощения ввода удаления записей из списка, а также процесса поиска информации.

Преимущество фильтра перед формой данных: в результате запроса можно скопировать в отдельную область таблицы и сразу же использовать в вычислениях.

5.1 Функция автофильтра – отбор записей непосредственно на рабочем листе. При этом можно задать целый ряд критериев. Вызов: Данные – Фильтр - Автофильтр.

P.S. Фильтры устанавливаются только в том случае, если указатель ячейки внутри списка.

после установки автофильтра справа от каждого поля появляется стрелка, нажав на которую высвечивается перечень информации, содержащейся в данном поле во всем списке. В качестве критериев можно выбрать любое значение.

после выбора записей по критериям в строке состояния (в левой части) появляется сообщение, сколько записей из какого общего кол-во выбрано по критериям

можно одновременно задавать несколько критериев (т.е. работать с разными полями). Каждый новый критерий связывается с предыдущим условным оператором И.

P.S. Элемент критерия (Все) позволяет вернуться к полному списку. Аналогично сработает: меню Данные – Фильтр – Отобразить все.

с помощью элемента (Первые 10) можно создать новый список, состоящий из 10 самых больших или самых маленьких чисел предыдущего списка. После выбора этого элемента открывается диалог. окно Наложение условия по списку с 3-мя полями ввода

можно задать пользовательские критерии для фильтрации данных. Для этого откройте поле списка столбца, данные которого вы хотите отфильтровать, и выберите элемент Условие – откроется диалог. окно Пользовательский автоформат, где критерии можно объединить с помощью условных операторов И и ИЛИ. В этом окне можно указать, например, гранцы области, которые будут использованы в качестве критерия фильтра.

для активизации функции расширенного фильтра: меню Данные – Фильтр – Специальный фильтр (или расширенный фильтр) – диалог. окно Расширенный фильтр, в котором надо указать диапазон критериев и позицию списка, созданного с помощью фильтра.

Сначала укажите новую позицию выбранных записей. Если активна опция Скопировать результат в другое место, в поле Поместить результат в диапазон следует указать адрес ячейки, начиная с которой будут располагаться соответствующие критериям записи. Если указатель ячейк находится в списке, поле Исходный диапазон содержит адреса первой и последней ячеек списка. Фильтруемый список всегда можно определить заново, установив курсор ввода в поле Диапазон условий, и отметьте нужные ячейки, включая заголовки столбцов. В результате установки опции Только уникальные записи из полученного списка будут исключены записи с общими элементами.

P.S. При указании диапазона критериев надо выделить только заполненные строки, т.к. пустая строка интерпретируется программой как критерий, связанный с другими критериями условным оператором ИЛИ. Если диапазон критериев содержит пустую строку (пустая строка соответствует любым данным), то в итоговом списке будут представлены все записи исходного списка.

. Вычисление итогов.

Для расчета итогов в таблице надо:

1.1. Отсортировать данные по тому критерию, по которому надо подводить итоги. Для этого установить указатель ячейки в любой ячейке таблицы и: меню Данные, команда Сортировка. В диалоговом окне Сортировка можно указывать до 3-х полей сортировки.

Активизировать одну из ячеек таблицы и: меню Данные, команда Итоги, диалоговое окно Промежуточные итоги. В поле Списка «При каждом изменении в» выбрать заголовок столбца, для которого надо вычислить промежуточные итоги после каждого изменения данных на рабочем листе. Для вычисления итоговой суммы в поле Списка Операция установить функцию Сумма, указать также столбец куда эта сумма будет заноситься (в поле Добавить итоги по). В результате этих действий в таблице появляются промежуточные итоги при смене значения заданного поля, а также в последней строке будет общий итог по всей таблице. При вычислении итогов таблица структурируется. Создание уровней структуры приводит к повышению наглядности таблицы, чтобы отобразить на экране только итоговые данные надо выполнить щелчок на кнопке второго уровня структуры.

Возможность комбинирования нескольких итогов. Для этого опять откройте окно Промежуточные итоги и укажите функцию не Сумма, а, например, Количество значений. В поле Добавить итоги по укажите по какому полю надо просчитать количество значений.

Примечание: Для того, чтобы в таблице отображались все итоги перед нажатием кнопки ОК выключить опцию Заменить текущие итоги.

Для удаления строк с итоговыми значениями кнопка Убрать все из диалогового окна Промежуточные итоги. По умолчанию строки с итогами вставляются под строчками с исходными данными. Если итоги надо разместить над исходными данными следует отключить опцию Итоги под данными в диалоговом окне Промежуточные итоги. При выводе на печать каждую группу данных с итогами можно расположить на отдельной странице. Для этого надо установить опцию Конец страницы между группами в диалоговом окне Промежуточные итоги.