8 Вопрос

Стилем называется набор параметров форматирования, который применяют к тексту документа, чтобы быстро изменить его внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования. С их помощью можно, например, оформить название отчета, выделив его в тексте. Вместо форматирования названия в три приема, когда сначала задается размер 16 пунктов, затем шрифт «Arial» и, наконец, выравнивание по центру, то же самое можно сделать одновременно, применив стиль заголовка.

Небольшие документы разового пользования оформляются прямым форматированием. При оформлении больших документов с разнообразными абзацами лучше использовать стилевое форматирование.

При запуске Microsoft Word новый, пустой документ создается на основе шаблона Normal.dot, а для оформления набираемого текста используется стиль «Обычный». Таким образом, когда начинается ввод текста, автоматически используются шрифт, размер шрифта, междустрочный интервал, выравнивание текста и другие параметры форматирования, определенные в стиле «Обычный». Этот стиль является базовым стилем шаблона Normal.dot, то есть служит основой других стилей этого шаблона.

Помимо стиля «Обычный», шаблон Normal.dot содержит большое число других

стилей. Некоторые основные стили представлены в списке Стиль на панели инструментов Форматирование. Остальные стили можно просмотреть и выбрать в диалоговом окне Стиль (меню Формат, команда Стиль).

В Word используется два типа стилей: для абзацев и символов.

Стили абзацев форматируют весь абзац целиком, а стили символов форматируют только выделенный текст. Стили абзацев могут включать такие элементы: шрифт и его размер, другое форматирование символов, отступы, выравнивание текста, разбивку на страницы, межстрочные интервалы, позиции табуляции, обрамление, кадр, нумерацию и язык.

Стили символов включают только символьное и языковое форматирование. Стили символов можно применять к тексту в абзаце, который был отформатирован определенным символьным стилем, имя этого стиля отобразится в поле Стиль панели инструментов форматирования; в противном случае в этом поле отобразится имя стиля абзаца

Любой создаваемый в Word документ должен базироваться на определенном шаблоне. Основу шаблона составляют текст и графика. Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. В шаблоне устанавливаются поля страницы, колонтитулы и другие параметры документа, хранятся стили форматирования. Кроме стилей, которые являются обязательным элементом шаблона, каждый шаблон может содержать макрокоманды, элементы автотекста установки, выполненные при адаптации команд, панелей инструментов и клавиатуры. Любые элементы шаблона доступны для изменения.

После запуска Word открывается пустой документ, базирующийся на шаблоне Обычный (формат А4, содержащий все стандартные стили форматирования).

Кроме стандартного шаблона Обычный в Word есть шаблоны для служебных записок, отчетов, деловых писем и т.д. Мастер страниц Web оказывает поддержку при оформлении Web-страницы, включающих анимационные эффекты.

Файлы шаблонов имеют расширение имени файла .dot.

В процессе установки Word создается папка для стандартных шаблонов. Так, если вы инсталлировали Word 2000 в папке Program files\Microsoft Office, шаблоны будут храниться в папке Program files\Microsoft Office\Templates. Если вы пользуетесь Office, большинство шаблонов локализованной русской версии Word 2000 хранится в папке Program files\Microsoft Office\Templates\1049, но некоторые из них хранятся в папке C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Шаблоны. Создаваемые вами шаблоны по умолчанию также должны храниться в папке C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Шаблоны.

Шаблоны можно использовать в изначальном виде, модифицировать или брать за основу.

При открытии нового документа с шаблоном Обычный Word ищет этот шаблон сначала в папке Шаблоны, затем в папке Microsoft Office 97 и в текущей папке. Если файл Обычный недоступен или отсутствует, Word создает его заново в соответствии со стандартными установками и помещают в папку Шаблоны. При этом все установки, сохраненные ранее в шаблоне, теряются. Поэтому при изменении или удалении стандартного шаблона Обычный следует соблюдать осторожность. Рекомендуется сохранять копию последней версии файла Обычный в другой папке, чтобы избежать потери сохраненных в данном шаблоне параметров форматирования, макросов, элементов автотекста и т.д.

Создание шаблона:

3 способа создания шаблонов документов:

1. На основе существующего документа;

Путем модификации существующего шаблона;

Создание совершенно нового шаблона.

Для создания нового шаблона нужно выполнить:

меню ФАЙЛ, СОЗДАТЬ, в окне СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ выделить СОЗДАТЬ ШАБЛОНЫ.

Шаблоны создаются с расширением dot. По умолчанию шаблоны сохраняются в папке Шаблоны .

В процессе создания шаблона можно:

вставить в шаблон тексты и иллюстрации;

определить способ размещения частей шаблона на странице;

изменить оформление символов;

создать и модифицировать стили оформления , макрокоманды и элементы автотекста;

вставить в документ гипертекстовые ссылки.

А) Создание шаблона на основе существующего документа (создание шаблона идентично оформлению документов):

меню ФАЙЛ-Открыть – откройте документ, на основе которого предполагается создать шаблон.

Выполнить установки (вставить текст или иллюстрации, установить размеры полей, создать или модифицировать стили).

ФАЙЛ- Сохранить как.

В поле тип файла установить шаблон документа.

Выбрать подпапку папки Шаблоны и нажать СОХРАНИТЬ.

Б) Изменение существующего шаблона документа:

Файл-ОТКРЫТЬ.

В открывшемся диалоговом окне в поле тип файла установить размеры шаблона.

В полях Папка и Имя указать шаблон, который нужно изменить и нажать кнопку Открыть.

Изменить шаблон.

Сохранить.

2. Связывание шаблона документа

Чтобы использовать в работе не Обычный шаблон, а какой-либо другой и воспользоваться содержащимися в нем стилями, надо:

Файл - Открыть - выбрать документ, к которому нужно присоединить шаблон;

В меню Сервис - Шаблоны и настройки;

В поля Шаблон документа указать имя нужного шаблона;

Для поиска нужного шаблона нажать кнопку Присоединить и в открывшемся окне присоединение шаблона выбрать шаблон;

Подтвердите выбор с помощью кнопки Открыть.

При назначении шаблона документа внешний вид текста не изменяется, однако изменения могут появиться в элементах автотекста, в строке меню или в панелях инструментов.

Команда Шаблоны и надстройки из меню Сервис позволяет определить, какой шаблон присоединен к данному документу. Его имя находится в поле Шаблон документа диалогового окна Шаблоны и настройки. Имя шаблона документа видно и на вкладке Документ диалогового окна Свойства.

3. Присоединение к документу другого шаблона

После того как вы создадите документ, к нему по-прежнему будет присоединен его исходный шаблон до тех пор, пока вы не присоедините к нему другой шаблон. Присоединив к документу другой шаблон, можно изменить вид этого документа. Создав, например, письмо на основе шаблона Современное письмо, можно несколько улучшить его вид. Для этого надо присоединить к письму шаблон Изысканное письмо.

Для присоединения шаблона к документу, базирующемуся на другом шаблоне, выполните следующие действия:

1. Откройте документ, к которому надо присоединить другой шаблон.

2. Выберите команду Сервис/Шаблоны и надстройки. На экране появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки. В текстовом поле Шаблон документа указывается имя шаблона, к которому в данный момент присоединен документ.

3. Установите флажок опции Автоматически обновлять стили.

4. Щелкните на кнопке Присоединить. На экране появится диалоговое окно Присоединение шаблона, выберите в нем папку, содержащую шаблон, который надо присоединить.

5. Выберите имя шаблона, который надо присоединить к документу. Можно, например, выбрать шаблон Изысканное письмо из папки Program files\Microsoft Office\Templates\1049. Щелкните на кнопке OK для возврата в диалоговое окно Шаблоны и надстройки. В текстовом поле Шаблон документа теперь указывается имя шаблона, который требуется присоединить к документу и путь к его файлу.

6. Щелкните на кнопке OK или нажмите клавишу Enter для присоединения нового шаблона к документу. Через несколько секунд Word отобразит документ в новом формате.

Вместо того чтобы выполнять пп. 4-5, можно ввести полный путь к файлу нового шаблона и его имя в текстовом поле Шаблон документа. Если вы хотите присоединить один из стандартных шаблонов Word 2000, достаточно ввести только имя и расширение его файла.

Присоединение к документу другого шаблона не всегда приводит к нужному вам переформатированию документа. Некоторые стили и форматы не изменяются автоматически. В таких случаях, чтобы требуемый стиль повлиял на документ, может понадобиться еще раз задать для документа этот стиль. Присоединение шаблона к документу влияет на компоненты документа таким образом.

Текст в документе не изменяется, хотя его вид (шрифт, размер и т.п.) может измениться. Стереотипный текст нового шаблона не копируется в документ. Любой стереотипный текст, скопированный в документ из исходного шаблона, остается неизменным.

Графика в документе не изменяется. Графика нового шаблона не копируется в документ.

Установки полей, размеры и ориентация страницы остаются неизменными.

Стили документа и форматирование текста остаются неизменными, если будет установлен флажок опции Автоматически обновлять стили в диалоговом окне Шаблоны и надстройки. В противном случае стили и элементы форматирования, определенные в новом шаблоне, применяются к документу. Каждый стиль в документе заменяется стилем с тем же именем из нового шаблона. Если в документе используется стиль, которого нет в новом шаблоне, стиль в документе остается неизменным.

Элементы автотекста, макросы и пользовательские настройки, определенные в новом шаблоне, становятся доступными, заменяя соответствующие компоненты, определенные в исходном шаблоне.

4.Добавление новых вкладок в окно Создать.

Диалоговое окно Создание документа обычно содержит стандартные вкладки, каждая из которых соответствует некоторой подпапке в стандартной папке Шаблоны. Создавая собственные шаблоны документов, можно помещать их в эти подпапки, а можно создавать новые вкладки в диалоговом окне Создание документа. ,Имя каждой вкладки этого окна совпадает с именем одной их подпапок в папке Шаблоны. Чтобы добавить в диалоговом окне создание документа новую вкладку, надо выполнить следующие действия:

Откройте проводник и выберите паку Шаблоны

В меню Файл - Создать - Команда Папка

Ввести подходящее имя и закрыть Проводник.

Созданная ранее папка не будет высвечиваться в окне Создание документа как вкладка до тех пор, пока в ней не появится шаблон.

5.Шаблон в окне предварительного просмотра.

Выбирая шаблон для нового документа, этот шаблон можно увидеть, т.е. его структуру в поле просмотра диалогового окна Создание документа.

9. Вопрос

10. В этих документах должны быть № страниц, оглавление, указатели, сноски, ссылки.

11. Для унификации оформления частей документов большого объема следует применять стили. В Word существуют стили для форматирования не только основного текста, но и колонтитулов, сносок, заголовков и т.д. В случае использования стандартных стилей заголовков возможно автоматическое создание оглавления.

12. При редактировании больших документов удобно работать в режиме просмотра документов Структура. Режим просмотра структуры позволяет оптимизировать процесс подготовки документов за счет введения иерархии, т.е. разбиения файлов больших документов на поддокументы. В результате можно независимо редактировать относительно небольшие файлы поддокументов и в конечном счете объединить их в легко форматируемый большой документ.

При создании больших документов:

перед вводом текстов максимально структурируйте документ. Структура документа будет «дорожной картой» или планом в создаваемом тексте.

Работа в режиме Структура

В этих режимах можно ознакомиться со структурой документа, изменять систему заголовков, переместить большие фрагменты текста путем смещения их заголовков и создания оглавления.

В режиме просмотра структуры видны не все параметры абзацев (поля, отступы) и не действуют команды "Абзац" и "Табуляция" из меню Формат. Работая в этом режиме, можно назначать стили, но результат будет виден только после перехода в другой режим.

Кнопки панели Структура:

- Понижение или повышение заголовка на один уровень. Всего можно быть 8 различных уровней заголовков

- Перемещение заголовка данного уровня и всех заголовков, подчиненных ему, на одну строку вверх или вниз

Понижение уровень заголовка до нуля, т.е. превращает его в обычный текст

«минус» - заголовка данного уровня и все заголовки, подчиненные ему, не отображаются на экране

+ - «плюс» – включение отображения заголовка данного уровня и всех, подчиненных ему, - заголовок «разворачивается»

123 … 8 – уровни заголовков в тексте

Все - показываются заголовки всех уровней

- на экране отображается только 1-ая строка каждого абзаца . В

противном случае Word показывает все строки абзаца

А/А - просмотр структуры документа с форматам или без него

Если для документа установлены режим структуры, около заголовка появляется «+» – если он имеет подчиненные заголовки; и

« - « - если нет подчиненных заголовков.

3.1 Создание структуры документа.

Структура большого документа - разбивка на разделы, главы и параметры.

Активизировать Вид/Структура, или кнопка Режим структуры, или [Alt + Ctrl + 0].

P.S. В режиме просмотра структуры можно не только создавать новые документы, но и изменять существующие.

На экране появляется панель Структура; на этой же панели имеется еще и панель Главный документ.

Введите первый заголовок и ввод - присвоить стиль Заголовок 1 с помощью кнопок панели Структура.

Введите второй заголовок. Для понижения уровня 2-го заголовка курсор внутрь абзаца и нажать [TAB] или щелкнуть на кнопке со стрелкой, направленной вправо, на панели Структура.

При понижении уровня второго заголовка его отступ увеличивается, а вместо символа "-" рядом с 1-ым заголовком появляется символ "+", указывающий, что данный заголовок имеет подзаголовок (или за ним следует текст). Word назначает различные отступы заголовкам разных уровней. Разница между отступами составляет 0,5 дюйма (одна позиция табуляции). Изменить позиции табуляции, установленные по умолчанию, можно с помощью команды Табуляция в режиме Обычный или в режиме разметки страницы.

Последовательно введите все заголовки. Уровни заголовков можно изменять путем перемещения символов "+" и "-" с помощью мыши. При перемещении символа влево уровень заголовка повышается, а при перемещении вправо - понижается.

В случае необходимости отобразить текст, расположенный под заголовком, надо установить курсор в строке заголовка и нажать кнопку со знаком "+" на панели инструментов Структура или клавиша [+]. Скрыть текст позволяет кнопка со знаком "-" на панели Структура или клавиша [-].

3.2 Нумерация заголовков.

В режиме просмотра структуры можно пронумеровать заголовки или выделенные абзацы текста. Word осуществляет нумерацию автоматически.

Чтобы пронумеровать заголовки, перейдите в режим просмотра структуры и укажите уровень, до которого необходимо провести нумерацию, и вызвать из меню Формат команду Список - вкладка Многоуровневый. Для отмены нумерации - пиктограмма Нет на вкладке Многоуровневый.

3.3 Работа с вложенными документами.

Для одновременной обработки одного большого документа несколькими пользователями его можно разбить на части, т.е. создается главный документ, который разбивается на несколько вложенных документов. Пользователям достаточно знать место хранения главного документа, чтобы можно было открыть его и нужный вложенный документ. В Главный документ можно включать до 80 поддокументов (общий объем <= 32 Мбайт).

Главный документ - это документ Word, включающий один или несколько вложенных документов.

Вложенный документ - документ, который является частью главного документа и связан с ним. Каждый вложенный документ рассматривается как самостоятельный раздел.

В режиме просмотра главного документа можно создавать и открывать вложенные документы, изменять структуру главного документа, перемещать с уровня на уровень заголовки, как в режиме просмотра структуры.

Работа с главным документом ведется в режиме Структура.

Каждый вложенный документ может иметь уникальное оформление (колонтитулы, размеры полей, размеры и ориентация страниц и т.д.).

3.4 Работа с главным документом.

Существует 2 способа создания главного документа:

Создание нового главного документа.

Преобразование существующего документа в главный документ (главный документ можно получить, объединив несколько существующих документов).

А) Создание нового главного документа.

открыть новый документ в меню "Вид" выбрать "Структура" (появятся панели Структура и Главный документ).

При создании вложенных документов используются встроенные стили форматирования заголовков, для заголовка главного документа также используются только встроенные стили заголовков. Названию главного документа назначается стиль Заголовок 1, а заголовкам вложенных документов - стиль Заголовок 2.

На панели "Структура" щелкнуть на кнопке "Создать" вложенный документ. Каждый вложенный документ помещается в рамку, в левом верхнем углу которой отображается его значок.

Для сохранения нового главного документа и всех связанных с ним вложенных документов в меню "Файл" - "Сохранить как" - указать имя главного документа

Каждый вложенный документ автоматически сохраняется в отдельном файле с именем равным заголовку во вложенном документе.

P.S. Для того, чтобы увидеть имя вложенного документа, выполнить 2-ой щелчок на его значке в окне открытого главного документа и выбрать команду "Сохранить как".

Или на панели "Структура" нажать кнопку "Свернуть вложенные документы" - вместо документа появится гиперссылка на него с указанием пути и имени.

Б) Преобразование существующего документа в главный.

Открыть существующий файл и прейти в режим Структура, в которой надо систематизировать заголовки. В главном документе выделить заголовки и текст, который должен быть разбит на вложенные документы.

Убедитесь, что первый заголовок в выделенной области имеет тот уровень, с которого должен начинаться каждый вложенный документ. Дальше - как при создании нового главного документа.

3.5 Вставка документа в главный документ.

Любой документ Word можно вставить в главный документ в виде вложенного документа:

перейти в режим просмотра главного документа и открыть главный документ;

курсор в позицию вставки документа и кнопка Вставить вложенный документ;

в окне Вставка вложенного документа ввести или выбрать имя документа и ОК.

P.S. Если главный документ и вложенный базируется на разных шаблонах, при открытии вложенного документа из главного используются параметры форматирования шаблона главного документа. Если отдельно открыть вложенный документ, то в нем будут параметры форматирования данного документа.

3.6 Разбиение вложенного документа.

Если вложенный документ очень большой, его можно разбить на несколько. Разбиение рекомендуется производить в режиме просмотра главного документа, чтобы полученные документы были включены в главный документ:

в режиме просмотра главного документа курсор в позицию разбивки вложенного документа, кнопка Разбить вложенный;

для сохранения изменения в главном документе и во вложенных документах - сохранить в меню Файл.

Новому вложенному документу присваивают имя, состоящее из первых символов заголовка.

3.7 Соединение вложенных документов.

Небольшие вложенные документы надо объединять:

перейти в режим просмотра главного документа и расположить соединяемые документы один за другим в главном документе.

В режиме просмотра главного документа можно перемещать заголовки и текст так же, как в режиме просмотра структуры.

щелкнуть на значке первого вложенного документа, нажать Shift и щелчок на значке следующего вложенного документа.

поле выделения кнопка Объединить вложенные документы.

Сохранить все изменения. Новый вложенный документ сохранится в файле первого из объединенных вложенных документах.

P.S. Предыдущие версии вложенного документа можно удалить после закрытия главного документа.

3.8 Удаление вложенного документа из главного документа.

Для преобразования вложенного документа в часть главного:

щелкнуть на значке вложенного документа

кнопка Удалить вложенный документ.

Для удаления вложенного документа:

в режиме просмотра главного документа щелкнуть на значке удаляемого вложенного документа и Del. Вложенный документ и его содержимое будут удалены из главного документа.

P.S. После удаления вложенного документа из главного его файл будет храниться в той же папке и на том же диске В дальнейшем с удалением вложенным документом можно работать, как с обычным документом Word.

Используя значок вложенного документа, можно перемещать заголовки и текст, как в режиме просмотра структуры.

10. вопрос

3.1Выделение блока ячеек – указатель мыши в левый верхний угол блока, нажать левую кнопку и, держа ее, двигать мышью по диагонали к правому нижнему углу блока. Первая ячейка остается белой и помечена серой рамкой, остальные – закрашиваются. Выделение с помощью клавиатуры – начинать с левого угла и, нажав на Shift, щелкнуть на правой нижней ячейке. Точно также можно использовать клавишу F8 и клавиши со стрелками. После нажатия на F8 в строке состояния появляется ВДЛ – режим выделения включен.

3.7 Выделение несмежных диапазонов.

Не все команды распространяются на выделенные несмежные диапазоны. !Например, их можно перемещать или копировать, удалять, форматировать, вводить в них данные. Данные выделения:

а) выделить 1-й диапазон, нажать Shift+F8 – в строке состояния появится ДОБ (включение режима несмежных выделений), последовательно выделить все необходимые диапазоны.

б) выделение с помощью мыши при нажатой Ctrl.

3.8. Выделение ячеек по заданным критериям.

Для выделения ячеек по критериям сначала надо выделить диапазон, в которой должен происходить поиск нужных ячеек. В противном случае действие функции распространяется на весь рабочий лист.

После выделения области в меню Правка/ команда Перейти или F5, чтобы открыть диалоговое окно Переход – кнопку Выделить – диалоговое окно Выделение группы ячеек.

Можно выделять ячейки по следующим критериям

а) примечания – выделяются все ячейки с примечаниями (как текстовые, так и звуковые).

б) формулы

Уточнение критерия «формулы»

Опция Назначения

Числа Выделение ячеек, в которых в результате

вычисления формул получены числовые

значения

Текст Выделение ячеек, в которых в результате

вычисления формул получен текст

Логический Выделение ячеек, в которых в результате

вычисления формул получено логическое

значение

Ошибки Выделение ячеек, в которых в результате

вычисления формул появились сообщения об

ошибках

в) пустые ячейки – выделение всех пустых ячеек в диапазоне. Если диапазон не задан, то выделяются пустые ячейки между верхним левым углом листа (ячейка А1) и последней заполненной ячейкой

г) текущая область – выделение прямоугольного диапазона, расположенного вокруг активной ячейки. С его помощью можно выделить всю таблицу, если в ней отсутствуют пустые строки и столбцы. Этому переключателю соответствует Ctrl +*

д) текущий массив – выделение целого массива, в котором находится указатель ячейки. Этому элементу соответствует Ctrl +/

е) отличия по строкам – выделение ячеек, содержание которых отличается от содержимого активной ячейки. При этом поиск осуществляется только в строке с активной ячейкой. Соответствующая комбинация Ctrl +\

ж) отличия по столбцам – аналогично предыдущему пункту, только в столбце с активной ячейкой. Комбинация Ctrl +Shift+|

з) влияющие ячейки - выделяются все ячейки, ссылки на которые содержит формула в активной ячейке

и) зависимые ячейки – выделяются все ячейки, формулы в которых содержат ссылки на активную ячейку. Перед удалением ячейки из таблицы выделите ее и, нажав Ctrl +], проверьте, не содержат ли формулы в других ячейках ссылки на текущую ячейку

к) последняя ячейка- выделение последней ячейки таблицы. При этом ячейка должна содержать данные или параметры форматирования

л) только видимые ячейки – чтобы изменения в таблице коснулись только видимых ячеек, надо выделить их с помощью этого переключателя

м) объекты – выделение всех объектов на рабочем листе, в том числе и объектов, созданных в других приложениях и вставляемых с помощью OLE

5.Специальная вставка

Существует возможность вставлять содержимое ячейки не полностью (т.е. включая формулы, форматы и примечания), а выборочно, т.е. скопировать или только формулы, или только примечания, или только форматирование.

Специальная вставка – такая возможность реализуется только при использовании команды Копировать.

Для этого:

- выделить исходный диапазон ячеек

меню Правка команда Копировать

переместить указатель ячейки в левую верхнюю ячейку диапазона, в котором планируется выполнить вставку.

Правка – Специальная вставка

По умолчанию в группе Вставить выбрана опция «все», можно выбрать то, что вам надо (только формулы, или значения, результаты вычисления без формул, или форматы, или примечания)

Примечание: Скопировать только формат можно с помощью кнопки Кисть на панели Стандартная.

выбрать ячейку, форматы которых надо скопировать

нажать кнопку Кисть – мышь примет вид + и кисти

выделить или «закрасьте» все ячейки, в которых вы хотите скопировать формат е) Перенос (копирование) данных из одной книги в другую:

открыть рабочие книги так, чтобы их окна не перекрывали одно другое

выделить диапазон ячеек с данными в исходной рабочей книге

перетащить выделенный диапазон во вторую книгу рассмотренным выше способом

ж) Перенос (копирование) данных с одного листа на другой (в пределах одной книги):

выделить диапазон ячеек с данными на исходном листе;

нажать и удерживать [Alt]

установите указатель мыши на границе выделенного диапазона и , удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите (перемещение левой кнопкой рассмотрено выше) ь его на ярлычок того листа, на который копируются данные

не отпуская мышь, переместить указатель мыши в позицию вставки на другом листе, после чего отпустить [Alt] и левую кнопку мыши

Для выполнения этой операции можно использовать и команды меню Правка. 9.Ссылки на листы и книги

Формулы могут содержать ссылки на другие листы рабочей книги и даже на другие книги.

Для того, чтобы на Листе 2 вычислить значение из информаци с Листа 1 надо:

выделить ячейку на Листе 2, куда надо будет получить вычисляемое значение; ввести знак "равно";

перейти на Лист 1, выделить ячейку информация которой будет участвовать в расчетах и в строке формул появится адрес этой ячейки, а перед ним Лист 1. Например, Лист 1! В9.

Ввести оператор в строку формул.

Ввести адрес в следующей ячейке, который в строке формул отразится аналогичным образом.

После формирования формулы нажать Enter и результат вычисления появится в нашей первоначально выделенной ячейке в Листе 2.

При изменении названия листа, из которого берется формула, в ссылке появится новое имя листа. Перемещение или копирования листа не влияет на вид формулы, так как его имя остается прежним. При перемещении или копировании влияющих ячеек на другие рабочие листы имя листа в ссылке автоматически обновляется.

После удаления содержимого влияющей ячейки ее значение при вычислении будет считаться равным нулю.

Ссылка на ячейку из другой рабочей книги (внешняя ссылка) создается аналогичным образом. В этом случае необходимо открыть обе книги и упорядочить их окна в окне программы Ехс, далее аналогично выше рассмотренному.

Во внешней ссылке наряду с именем листа и адресом ячейки указывается имя рабочей книги, которая заключается в квадратные скобки, например,

[Книга 4. Xls]Лист 1!$А1$.

Если документ с исходной книгой был перемещен, ссылку в формуле необходимо изменить вручную, это нужно сделать и при открытии рабочей книги, которая содержит ссылки на еще закрытые книги.

Для обновления связей: Меню "Правка" / команда "Связи" - здесь перечисляются связи текущей рабочей книги. Обновить связи, не открывая исходные файлы, позволяет кнопка "обновить".

17.Транспонирование таблицы

Если после построения таблицы вы обнаружили, что расположение строк и столбцов вас не устраивает, можно транспонировать таблицу, т.е. поменять местами строки и столбцы:

- выделить всю таблицу

меню Правка – Копировать

установить указатель ячейки в незаполненной области рабочего листа

меню Правка – Специальная вставка

в диалоговом окне - опция Транспонирование - ОК

ЗАПОЛНЕНИЕ РЯДОВ ТЕКСТОВЫХ ВЕЛИЧИН, ЧИСЕЛ И ДАТ.

Excel упрощает задачу ввода данных в лист, позволяя заполнить диапазон ячеек повторяющимися значениями или последовательными значений, называемые рядами (это текст, числа или даты).

Например, одну и ту же цену может продублировать в отчете для нескольких продуктов или создать последовательность номеров деталей, возрастающих с определенным приращением.

Для ввода ряда значений в диапазоне ячеек можно воспользоваться командой Правка-Заполнить или специальным приемом работы с мышью, который называется автозаполнением.

а) Автозаполнение для создания рядов

Автозаполнение включается при перетаскивании по ячейкам маленького черного квадратика, называемого маркером заполнения (он находится в правом нижнем углу активной ячейки или выделенного диапазона; курсор имеет там вид «+»).

Для создания последовательности текстовых значений, чисел или дат достаточно перетащить указатель по ячейкам, заполненных информацией, и потом отпустить кнопку.

При заполнении ячеек данными автозаполнение руководствуется четким набором правил:

Тип последовательности	Ряд	Пример
Текст	Изменения отсутствуют, текст дублируется	Устройство, Устройство, Устройство
Числа	Возрастание в зависимости от правила изменения чисел	10, 20, 30
Текст с числами	Ряд создается изменением чисел в зависимости от правил	Устройство 1, Устройство 2, Устройство 3
Дни недели	Ряд создается в соответствии с формами дней недели	Понедельник, вторник, среда
Месяцы	-  - месяцев	Январь, февраль, март
Годы	-  - года	1997, 1998, 1999
Время	Ряд создается с использованием временных интервалов	1:30 РМ, 2:00 РМ, 2:30 РМ

При перетаскивании маркера заполнения вниз или вправо автозаполнение создает значения, характер возрастания которых зависит от последовательности из выделенного диапазона.

При перетаскивании маркера вверх или влево автозаполнение создает значения, убывающие соответствующим образом.

Ряды дней недели, месяцев, годов присутствуют в ПК в Сервисе/Параметрах/вкладка Списки. Используя эту вкладку, можно создать любой текстовый ряд. Для воспроизведения этого ряда достаточно будет ввести один из элементов списка и перетащить маркер автозаполнения.

Если автозаполнение не распознает закономерности, то ячейки просто дублируются.

б) Использование команд подменю Заполнить (для простых задач) – для копирования одной ячейки в несколько смежных или для настройки закономерности, по которым создаются ряды автозаполнения.

- заполнение вверх, вниз, вправо, и влево - Правка/Заполнить. Эти команды позволяют копировать информацию из одной ячейки в группу выделенных смежных ячеек. В команде Заполнить примечания к ячейкам не копируются (т.к. они не считаются существенными для выполнения вычислений).

Заполнения диапазона командой Заполнить:

Установите указатель ячейки в ту ячейку, которую требуется продублировать, после чего перетащить его по ячейкам, в которые надо продублировать.

Выполните команду Правка/Заполнить – подменю с направлением копирования.

в) Окно диалога Прогрессия Если требуется создать нестандартный ряд (например, арифметическую прогрессию с дробным показателем или ограниченную предельным значением), выделите диапазон заполнения и Правка/Заполнить. Команда Прогрессия открывает окно, в котором можно задать тип значений и дат.

Главные особенности команды Прогрессия: параметры Шаг и Предельное значение. Шаг – это увеличение каждого следующего элемента прогрессии на эту величину; предельное значение – max значение элемента в ряде.