6 Вопрос

5.Вычисляемые таблицы

Обозначение в таблице: строки - цифры

столбцы – латинские буквы

Адрес первой ячейки А1.

Для проведения расчетов в таблице:

А) – встать курсором в ту ячейку, в которой будет формула (обычно это по краям таблицы)

Таблица – Формула

В диалоговом окне Формула для конкретной ячейки будет формула = SUM (LEFT) – сумма содержимого всех ячеек, расположенных левее текущей;

= SUM(ABOVE) - сумма содержимого всех ячеек, расположенных над текущей;

= SUM(RIGHT) - сумма содержимого всех ячеек, расположенных правее текущей;

= SUM(BELOW) - сумма содержимого всех ячеек, расположенных ниже текущей.

P.S. если в первой строке в качестве заголовков цифры (например, год, то эти года также подсуммируются. В этом случае надо вместо SUM (ABOVE) сделать = SUM (C2: Cn) т.е. со второй строки.

Б) поле “Формат числа” в диалоговом окне Формула – для точности результата вычислений установить нужный формат результата расчета, например, #. ## - 0.00.

Для того, чтобы посмотреть формулы:

1. а) выделить весь документ по Ctrl + A;

Б) нажать SHIFT + F9 - для отображения формул

В) еще раз SHIFT + F9 - для отмены режима формул

2. Увидеть на экране формулы можно также, установив флажок «коды полей» на вкладке Вид в меню Сервис/ Параметры

При изменении данных в таблице для пересчета формул:

- выделить с помощью Alt + Num + 5 всю таблицу

Выключен индикатор

На правой панели

нажать F9.

Для создания по таблице диаграммы надо выделить таблицу и выбрать Вставка/Объект, где выбрать Диаграмма.

Появятся панели инструментов, относящиеся к работе с диаграммами. Выберите нужный тип и параметры создаваемой диаграммы

7 Вопрос

Основной текст.

меню Сервис – Слияние

в окне Мастер слияния щелкнуть на кнопке Создать в разделе Основной документ

выбрать из открывшегося списка строку Документы на бланках

появится диалоговое окно с запросом, использовать ли активное (существующее) окно для создания формы основного документа или создавать новые

Если вы уже создали текст, который будет являться шаблоном для Основного документа, и этот текст активен, т.е. на экране, то отвечайте «Активное окно». В противном случае нажмите кнопку Создать Основной документ.

после этого опять высветите окно Мастер слияния; нажмите кнопку Правка, появившуюся рядом с кнопкой Создать

высветится автоматически данные имя документа – щелкнуть по нему

высветится новая панель инструментов

Введите основное содержимое текста, но оставьте пустые абзацы или пропуски, где будет подставляться имена, фамилии, адреса.

сохранить введенный текст с расширением – DОС.

Если ничего не надо править, то надо опять войти в Мастер слияния, использую кнопку новой панели Мастер слияния

Источник данных

Чтобы создать «долгоживущие» источники данных, являющиеся непременным атрибутом современного электронного офиса, следуйте приведенным ниже простым правилам.

перед созданием источника данных решите, какая информация может оказаться полезной (и в определенном будущем).

Разделите отобранную информацию на мельчайшие независимые компоненты, чтобы обеспечить максимальную гибкость ее использования. Например, вводя фамилию, имя, отчество человека в отдельные поля , вы сможете в письмах обращаться к нему как по фамилии, так и по имени и отчеству.

Выясните намерения и цели коллег в отношении использования создаваемого источника данных в будущем. В рамках офиса вы сэкономите время, создав общую для всех базу взамен набора отдельных дублирующих друг друга баз.

Для создания источника данных необходимо сначала создать его структуру, т.е. указать набор полей, необходимых для хранения информации в каждом адресате.

в окне Мастер слияния выбрать кнопку Источник данных, нажать кнопку Получить данные и строку Создать источник данных (там есть Создать источник данных, Открыть источник данных, Опции заголовка)

в окне Создание источника данных есть перечень полей, которые можно корректировать, добавляя и удаляя поля, меняя их местами

для удаления поля выделить поле в списке, нажать кнопку Удалить поле

если ошибочно удалили нужное поле, то его можно восстановить, т.к. название последнего удаленного поля переносится в поле диалога с названием Поле к, щелкнув на кнопке Добавить поле, можно вернуть удаленное поле в список

для вставки нового поля ввести его в графу Поле, нажать кнопку Добавить поле

P.S. Имя поля <= 40 символов, начинается с буквы, не может быть пробелов

для того, чтобы поменять поля местами – кнопка Сдвиг

после ввода и исправлений – ОК

появляется окно Сохранить источник данных, с помощью которого надо сохранить полученный файл с расширением DОС.

Редактирование источника данных.

После записи структуры источника данных Word выдает сообщение, что источник пуст. Нажмите кнопку Правка источника данных, чтобы открыть диалоговое окно Формы данных, где преставлены все поля, выбранные вами в диалоговом окне Создать источник данных.

введите данные во все поля первой записи источника данных, перемещаясь по ним с помошью ТАВ и Shift+Tab

закончив ввод информации об одном клиенте, нажать кнопку Добавить и ввести информацию с следующим и т.д.

нажав кнопку Источник, вы можете представить источник данных в виде таблицы, работать с ним как с таблицей.

После ввода информации не забудьте сохранить ее – ОК.

Вставка полей слияния в основной документ.

Поля слияния указывают Word, куда и какие данные нужно вставить в основной документ:

Сервис – Слияние

В Ассистенте слияния под надписью Источник данных нажать Получатель данных и выбрать Открыть источник данных

Выбрать файл, содержащий данные, которые надо использовать. Документ с данными откроется в фоновом режиме и поэтому вы не увидите его

Поле появления окна сообщения щелкните в нем на кнопке Правка основного документа

В основном документе установите точку вставки в том месте, куда надо поместить информацию из источника данных, и затем на инструментальной панели Слияние щелкнуть на кнопке Поле слияния, чтобы выбрать нужное поле

Отредактируйте основной документ, сохраните его.

Практический совет: Чтобы вставить поле слияния, нажмите Ctrl+F9, после чего в документе появятся фигурные скобки. Затем введите внутри этих скобок mergefield, пробел и имя вставляемого поля.

Форматирование полей слияния – если приветствие должно быть напечатано особым шрифтом, выделите этот текст в заголовке и присвойте ему стиль. Во время подстановки все вводимые символы будут форматироваться в соответствии с указанным стилем.

Предварительный просмотр результатов слияния

Кнопкой Предварительный просмотр на панели Слияние. можно посмотреть результаты слияния. В нем поля слияния в тексте основного документа будут заменяться информацией из указанной записи источника данных

8. Слияние источника данных с основным документом.

откройте основной документ и сделайте активным окно этого документа

щелкните на инструмент панели Слияние на одной из кнопок Слияние в новый документ (каждая копия письма отделяется маркером конца раздела) или Слияние на принтер (вывод сразу на принтер)

можно вместо этого щелкнуть на кнопке Слияние, чтобы раскрыть диалоговое окно Слияние. Указать в этом окне: куда отсылать результаты слияния, что делать с пустыми строками, появившимися в результате отсутствия значений некоторых полей в записях источника данных

Кнопка Опции – можно задать критерии отбора и порядок сортировки записей в источнике данных. Можно использовать в процессе слияния не все записи, а только те, которые удовлетворяют заданным критериям отбора. Например, можно напечатать письма только для клиентов из Бреста.

После нажатия на эту кнопку появляется диалоговое окно с вкладками – Фильтрация записей и Сортировка записей.

а) Вкладка Фильтрация записей

поле – поляе из источника данных, для которого надо установить критерий отбора. Во время отбора содержимое этого поля будет сравниваться с информацией из поля Сравнение с чем

сравнение – можно выбрать операцию сравнения: равно, больше, меньше. Эти операторы применимы и к текстовым, и к числовым полям данных

сравнение с чем – занести значение, с которым будет сравнивать.

Например, для выбора клиентов из Бреста

Поле: сравнение: сравнение с чем:

Город равно Брест

и/или – эти поля находятся у левого края окна. С их помощью можно логически связать несколько критериев отбора

и – одновременное выполнение критериев

или – выполнение хотя бы одного из критериев

кнопка Очистить все – сброс всех критериев отбора.

б) Вкладка Сортировка записей – опции:

сортировать по полю – имя поля для сортировки

по возрастанию от А до Я, дата и числа

по убыванию

затем по полю – если несколько полей для сортировки

очистить все – сброс всех опций сортировки

9.В Мастере слияния при создании основного документа кроме формы Документы на бланках , есть

Наклейки …

Конверты…

Каталог…

а) Чтобы создать основной документ для наклейки:

Мастер слияния – Основной документ – Создать – Наклейки

Создать основной документ

В диалоговом окне Мастер слияния под надписью Источник данных в меню Получить данные выбрать Создать источник данных (если источник уже создан, то выбрать в меню Открыть источник данных)

Создать файл источника данных

В появившемся окне сообщения щелкнуть на кнопке Настройка основного документа

Установите подходящие опции для определения нужного типа наклейки в диалоговом окне Опции наклейки и затем ОК:

В раскрывающемся списке Сорт выберите тип наклейки (Если нужный вам тип отсутствует, выберите Avery Standart - именно этот стандарт используется при создании большей части наклеек.

В списке Тип выберите конкретно формат наклейки, например L 7651 - карточка пользователя.

введите текст и поля слияния, которые надо поместить на наклейках, в поле Пример наклейки в диалоговом окне Создание наклеек.

б) Для создания основного документа конверта:

Мастер слияния – Основной документ – Создать – Конверты

Далее аналогично до Настройки основного документа

Далее в Опциях: Размер конверта – выбрать размеры

Адрес получателя

Обратный адрес

в) Каталог – это такой основной документ, при влиянии которого Word не вставляет в итоговом документе концы страниц между копиями основного документа, т.е. в результате слияния создается не последовательность отдельных экземпляров стандартных писем или наклеек, а единый документ, состоящий из сцепленных одна с другой копий. Этот тип слияния часто используется для создания списков, справочников или каталогов данных.