5.5.2 Внешние аудиты исм

Основные цели аудитов второй и третьей стороны:

• проверка соответствия систем менеджмента, осуществляемых процессов, качества выпускаемой продукции и оказываемых услуг требованиям законов, контрактов, регламентов, основополагающих стандартов на системы менеджмента, нормативных документов на продукцию;

• оценка возможностей поставщиков и организаций, оказывающих услуги ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК»;

• идентификация областей потенциального улучшения систем менеджмента.

• подтверждение потенциальной способности поставщика поставлять продукцию или услугу.

Основанием для проведения внешних аудитов является:

• требование договора, регламента;

• письменное обращение потребителя, одобренное высшим руководством предприятия. [2]

Принципы проведения аудита:

• этичное поведение - основа профессионализма (ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность);

• беспристрастность - обязательство представлять правдивые и точные отчеты (выводы аудитов, заключения по результатам аудита, записи);

• профессиональная осмотрительность – прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита;

• независимость – основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита;

• подход, основанный на свидетельстве – разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.

Внешний аудит также проводится в несколько этапов:

1)Планирование аудитов. Планирование проведения внешних аудитов в ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК» со стороны потребителей (аудит второй стороны) и органов по сертификации систем менеджмента (аудит третьей стороны) проводится в соответствии со сроками, установленными в договорах или письмах, предварительно согласованных с высшим руководством Общества.

Проверяющая сторона представляет программу (план) аудита для согласования с руководством Общества, документированную процедуру (если имеется), в которой изложен порядок проведения аудита. При организации проведения аудита третьей стороны в ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК» УСМ готовит приказ, в котором излагается цель аудита, сроки проведения, назначается ответственный от Общества за проведение аудита и ответственные от структурных подразделений. К приказу прилагается программа проведения аудита. Проведение аудита осуществляется в соответствии с программой аудита. Проведение аудитов второй стороны в сторонних организациях осуществляется на основании годового графика, утвержденного Представителем руководства ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК», который рассылается в проверяемые организации с извещением-уведомлением. Внеочередные аудиты проводятся по заданию Представителя руководства:

• при увеличении количества несоответствующей продукции, по причине несоблюдения договорных обязательств со стороны поставщиков продукции и услуг по ремонтам оборудования;

• по результатам расследования чрезвычайных ситуаций, аварий, инцидентов, несчастных случаев, профессиональных заболеваний;

• по результатам мониторинга экологических показателей.

При организации проведения аудита второй стороны в сторонней организации УСМ готовит план аудита.

В плане аудита определяются цели, критерии, область аудита, аудиторская группа и устанавливаются сроки проведения аудита. План утверждается Представителем руководства ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК» и согласовывается с руководителем проверяемой организации.

2) Подготовка к проведению аудита. Для проведения аудита второй стороны в сторонней организации УСМ формирует аудиторскую группу.

При необходимости, в аудиторскую группу включают технических экспертов. Технические эксперты работают под руководством руководителя группы.

Первоначальный контакт с проверяемой организацией осуществляет руководитель аудиторской группы. Целью первоначального контакта является:

• согласование плана;

• подтверждение полномочий;

• согласование присутствия наблюдателей и сопровождающих лиц от проверяемой организации;

• получение разрешения на доступ к соответствующим документам и записям.

Аудиторская группа при подготовке к аудиту второй стороны изучает деятельность проверяемой организации, инструкции, НД, анализирует документацию, записи, результаты предыдущих аудитов (если таковые имеются).

Руководитель аудиторской группы распределяет обязанности между членами группы в соответствии с установленным планом и несет ответственность за проведение аудита. [2]

На время проведения аудитов второй стороны аудиторы (технические эксперты) освобождаются от выполнения своих должностных обязанностей с сохранением заработной платы по основному месту работы.

Подготовка к проведению аудитов в ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК» со стороны органов по сертификации систем менеджмента или потребителей продукции осуществляется сторонними организациями в соответствии со своими процедурами. УСМ по предварительной договоренности обеспечивает их всей необходимой документацией и информацией.

3) Аудит на месте. Внешний аудит начинается с проведения предварительного совещания с руководством проверяемой организации, сопровождающими лицами и ответственными от подразделений проверяемой организации.

На предварительном совещании рассматриваются следующие вопросы:

• представление участников аудита и определение их роли в аудите;

• подтверждение целей, области, критериев аудита;

• подтверждение даты и времени заключительного совещания;

• подтверждение краткого обзора плана (программы) проведения аудита и определение роли и обязанности сопровождающих лиц;

• ознакомление с методами и процедурой аудита;

• подтверждение обеспечения конфиденциальности;

• подтверждение, что любые ресурсы и средства, необходимые аудиторской группе, будут доступны.

Роль и обязанности сопровождающих лиц:

• обеспечение контактов и назначение времени для бесед;

• обеспечение того, чтобы правила и процедуры по безопасности были известны и соблюдались членами аудиторской группы;

• обеспечение индивидуальными средствами защиты (при необходимости);

• предоставление разъяснений или оказание помощи при сборе информации.

Сопровождающие лица не должны оказывать влияние на проведение аудита или вмешиваться в проведение аудита.

Во время аудита информацию, относящуюся к целям, области и критериям аудита, деятельности и процессам организации собирают путем необходимых выборок и верифицирована. Свидетельства аудита регистрируют.

Методы сбора информации включают: опрос, наблюдение за деятельностью, анализ документов.

Источники информации зависят от области и комплексности аудита и включают в себя:

• опросы работников;

• наблюдения за деятельностью, окружающей производственной средой и условиями работы;

• документы (политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, чертежи, контракты и заказы и др.);

• протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по мониторингу и результатам измерений;

• итоговые данные, показатели анализа и результативности;

• компьютеризированные базы данных и веб-сайты.

Аудиторская группа, при необходимости, собирается для анализа выводов аудита на определенных этапах во время аудита.

4) Заключение по результатам внешнего аудита. По результатам аудитов второй стороны в сторонних организациях оформляется отчет.

В отчете отражается заключение о степени соответствия переданного процесса требованиям международных стандартов (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001), закупаемого сырья требованиям нормативных документов, контрактов. Несоответствия критериям аудита и подтверждающие их свидетельства записываются в отчет. Для улучшения деятельности организации могут предлагаться направления для улучшения. [2]

Отчет формируют в установленные планом сроки.

Заключительное совещание проводится под председательством руководителя аудиторской группы с участием членов группы, сопровождающих лиц и руководства проверяемой организации.

На заключительном совещании представляются выводы и заключение по аудиту второй стороны, предварительно согласованные с проверяемой организацией.

По результатам аудитов третьей или второй стороны, проводимых в ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК» проводится заключительное совещание.

Состав участников:

• члены аудиторской группы сертификационного органа/проверяемой организации;

• высшее руководство Общества;

• руководители и специалисты структурных подразделений, участвующих в аудите.

Форма отчетности по аудитам второй и третьей стороны, проводимых в ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК» устанавливается проверяемой стороной и может быть в виде отчетов, актов, протоколов.

5) Завершение аудита. Аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом (программой) аудита, выполнены, отчет по аудиту подписан и представлен проверяемой организации.

Документация по всем внешним аудитам хранится в УСМ.

Перечень документов и записей по результатам внешних аудитов включает в себя:

• копия договора (письменного соглашения) о проведении аудита;

• годовой график проведения внешних аудитов;

• план (программа) аудита;

• отчет по результатам аудита;

• верифицированные свидетельства аудита (копии протоколов, отчетов, актов и других документов).

Материалы по внешним аудитам хранятся 5 лет.

По результатам аудита третьей стороны в ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК» УСМ совместно с подразделениями Общества разрабатывает план корректирующих действий по устранению несоответствий, выявленных аудитом, с определением ответственных лиц и сроков выполнения. Данный план вводится в действие приказом управляющего директора ЕВРАЗ ЗСМК. [2]

По результатам аудита второй стороны, проведенного в ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК», разрабатывается план мероприятий со сроками выполнения и ответственными лицами. По истечению сроков выполнения мероприятий в проверяемую организацию отправляется отчет о выполнении.

По результатам аудита второй стороны в сторонних организациях проверяемая организация разрабатывает мероприятия по устранению замечаний или действия по улучшению с указанием ответственных лиц, сроков выполнения и представляет их в УСМ.

При подборе руководителей аудиторских групп, аудиторов и технических экспертов для проведения аудита второй стороны в сторонних организациях учитывается их компетентность.

Руководителем аудиторской группы назначается работник ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК» из числа квалифицированных руководителей и специалистов, включенных в реестр внутренних аудиторов и имеющий статус руководителя группы по внутренним аудитам систем менеджмента.