5.2 Складне форматування документів. Підготовка до друкування та друк документів вMicrosoft Word

Форматування документу – це процес встановлення параметрів документу, які визначають його зовнішній вигляд.

Види форматування:

на рівні символів;

на рівні абзаців.

Форматування символів

1. Для символів можна задавати такі параметри: шрифт, розмір, написання, спосіб підкреслення та колір. 

2. Щоб відформатувати фрагмент потрібно:

Виділити необхідний фрагмент;

Вибрати необхідні властивості

на панелі форматування:

рис.1.5-Форматування документа

або Меню Формат → Шрифт:

3. Шрифт – повний набір символів, які належать до певної гарнітури.  Кожен шрифт має свою назву, напр., Times New Roman, Arial, Monotype Corsiva.

Гарнітурою вважається обєднання різних за розміром та накресленням, але однакових за характером рисунка шрифтів.

4. Шрифти характеризуються також написанням: пряме, курсивне та напівжирне.

5. Розмір шрифту вимірюється в пунктах: 1 пт = 0,376 мм.

Деякі сполучення клавіш:

CTRL+B – напівжирне написання;  CTRL+I – курсив;  CTRL+U – підкреслення;  CTRL+пробіл – скасування форматування.

Перш ніж друкувати створений документ, бажано переглянути, який  він матиме вигляд. Зробити це можна за допомогою вказівки Файл/Попередній перегляд, яка викликає відповідний режим та пропонує інструментарій для роботи з ним (мал. 18.6). У цьому режимі можна переглянути зовнішній вигляд однієї чи кількох сторінок. При цьому допускається зміна масштабу перегляду, а також вибір кількості сторінок для перегляду. Документ мож­на надрукувати, не виходячи з цього режиму.

рис.1.6- Друк документа

Для друкування  документа використовується  вказівка Файл/Друк, при цьому параметри друкування можна переглянути чи змінити у діалоговому вікні Друк.

Можна вказати такі параметри друкування документа:

• друк всього документа чи певних сторінок;

• кількість  копій  та спосіб  підбору  за наявності  кількох  копій  (друк вказаної кількості кожної сторінки або відразу всі сторінки екземпля­ра, а потім знову всі сторінки тощо);

• характеристики принтера для друку;  кнопка Властивості дає змогу задати  спеціальні  параметри  для  підключеного  принтера  (якість друку, кольоровий або чорно-білий варіант роздруківки тощо).

6.Використання електронної таблиці Microsoft Excel

Електронна таблиця – це програма, що моделює на екрані двовимірну таблицю, яка складається з рядків і стовпців. Основним призначенням електронної таблиці є введення даних до комірок й обробка їх за формулами.

Електронна таблиця є універсальним засобом для автоматизації розрахунків над табличними даними. Її створюють у пам’яті комп’ютера, потім її можна переглянути, змінювати, записувати на магнітних та оптичних носіях для зберігання, друкувати на принтері.

Комірки електронних таблиць утворюються із рядків і стовпців, причому кожна з них має свою адресу. В комірок можна вводити як дані (числа, текст, логічні змінні), так і формули.

За допомогою табличних процесорів можна не тільки автоматизувати розрахунки, а й ефективно проаналізувати їхні можливі варіанти. Змінюючи значення одних даних, можна спостерігати за змінами інших, що залежать від них. Такі розрахунки виконуються швидко і без помилок, надаючи користувачу за лічені хвилини велику кількість варіантів розв’язання задачі. Усе це дає підстави вважати електронну таблицю обов’язковим елементом економічної, управлінської й наукової діяльності.

Можливості Excel набагато більші, ніж розуміють під терміном табличний процесор. Опрацювання тексту, статистичний аналіз та прогнозування, ділова графіка, керування базами даних, підготовка числових, текстових та змішаних таблиць, оформлення найрізноманітніших бланків, наведення результатів у формі ділової графіки – програма настільки потужна, що у багатьох випадках перевершує спеціалізовані програми – текстові редактори чи системи керування базами даних.