2. Організація документального оформлення вибуття запасів і їх переміщення

Вибуття запасів може здійснюватися в результаті:

• передачі у виробництво;

• продажу (передачі) іншій стороні.

Видача виробничих запасів зі складу в цехи, на ділянки безпосередньо для виготовлення продукції розглядається як передача у виробництво.

При вибутті запасів оформляють наступні документи:

-лімітно-забірні картки за формами № М-8, № М-9, № М 28, № М-28а-при передачі запасів у виробництво на підставі встановлених лімітів. Лімітно-забірні картки виписують в двох екземплярах. Один екземпляр до початку місяця передають цеху - споживачу запасів, інший - на склад;

-акт-вимога на заміну матеріалів (ф. № М-10) - при передачі запасів понад встановлений ліміт або при заміні запасів одного виду іншим ;

-накладні-вимоги (ф. № М-11)- для відпуску запасів, потреба в яких виникає періодично або для переміщення запасів з одного складу на інший;

- накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (Ф. № М-20)-для. відпуску виробничих запасів на сторону . Оформляється на підставі договорів і нарядів за наявності письмового дозволу керівника підприємства;

-товарно-транспортна накладна (ф. № 1-ТН)- при використанні автотранспорту (власного або за договором) для перевезення відпущених запасів.

Схематично порядок документального оформлення операцій з запасами наведений на рис. 7.1.

Придбання запасів

-Накладна Ф № М-20; -Товарно-транспортна накладна Ф№1-ТН

СКЛАД:

Картка складського обліку Ф№М-12

Журнал обліку вантажів, що надійшлиФ№М-1

Фінансова звітність

Матеріальний ярлик Ф№М-16

Рис.7.1 - Документальне оформлення операцій з руху запасів

Відпуск запасів на сторону проводиться при пред'явленні одержувачем довіреності на отримання цінностей (бланк строгої звітності). Облік довіреностей здійснюється згідно з Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей.

Довіреність підписують керівник та головний бухгалтер підприємства або їх заступники та особи, які на те уповноважені керівником підприємства. Невикористані довіреності повинні бути повернуті працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.

3. Організація синтетичного та аналітичного обліку запасів

У бухгалтерії підприємства первинні документи з руху запасів підлягають обробці: таксуються, проставляються облікові шифри видів операцій, постачальників та ін., групуються за видами операцій, джерелами надходження або напрямами відпустку (витрати) запасів за кореспондуючими рахунками. У кінці звітного місяця на підставі даних первинних документів проводять записи в регістри бухгалтерського обліку.

При використанні журнально-ордерної форми обліку підсумкові дані з надходження і витрат запасів по синтетичних рахунках (субрахунках) записують у Відомість 5.1. Відомість ведуть в розрізі матеріально відповідальних осіб, місць зберігання і витрачання. У відомості визначають суму і середній відсоток транспортно-заготівельних витрат (далі - ТЗР), а також фактичну собівартість витрачених запасів (якщо застосовується метод оцінки вибуття запасів за середньозваженою собівартістю). Записи у Відомість 5.1 здійснюють на підставі документів (звітів), що узагальнюють надходження запасів на склади, в цехи, на ділянки і їх витрачання, вибуття з місць зберігання за звітний місяць або інший час (декада і т. п.).

Підсумкові дані Відомості 5.1 заносяться в розділ III Журналу 5 (ведеться підприємствами, які не застосовують рахунку класу 8 "Витрати за елементами") або в Журнал 5А (ведеться підприємствами, які застосовують одночасно рахунки класів 8 і 9 "Витрати діяльності"). Підсумкові записи з журналів-ордерів переносять в Головну книгу по кожному рахунку окремо.