8. Організація розрахунків з підзвітними особами

Підзвітні особи - це працівники підприємства, які отримали готівку з каси на виконання певних дій.

Готівка може бути видана працівникові під звіт на наступні цілі:

• на відрядження;

• на господарські потреби.

Підставою для видачі грошового авансу підзвітній особі може бути:

• письмове розпорядження керівника;

• службова записка, в якій викладені підстави для видачі такого авансу, завізована керівником підприємства;

• наказ про службове відрядження, в якому вказуються мета і терміни відрядження, а також місце відрядження .

Видача грошових коштів під звіт здійснюється з каси підприємства за рахунок:

• залишку грошових коштів в касі;

• виручки, що надійшла до каси;

• отриманих з банківського рахунку грошових коштів .

У подальшому всі дії з грошовими коштами здійснюються підзвітною особою від імені й за рахунок підприємства. При відрядженні оформляють такі документи:

- посвідчення про відрядження, яке оформлюється на підставі наказу про службове відрядження. Воно є підтверджуючим документом про перебування у призначеному місці відрядження;

- авансовий звіт працівника про відрядження, до якого додаються документи, що підтверджують витрати на відрядження.

Документами, що підтверджують витрати на відрядження, є:

• проїздні квітки (для проїзду від місця постійної праці до місця відрядження і обратно);

• документи, що підтверджують витрати, пов'язані з провезенням багажу або іншого вантажу;

• рахунки готелів;

• рахунки за телефонні переговори (не особистого характеру);

• інші документи, що підтверджують витрати на відрядження .

На підставі відміток у посвідченні про відрядження про дати перебування працівника в місцях відрядження розраховують добові витрати.

Якщо під час відрядження працівником були придбані матеріальні цінності або сплачені послуги (що не відносяться до витрат на відрядження), то понесені у зв'язку з цим витрати повинні бути підтверджені касовими чеками, або товарними чеками, або витратними накладними.

Якщо працівник придбав у відрядженні матеріальні цінності, то після приїзду з відрядження він складає два авансові звіти: про витрати на відрядження і про придбання матеріальних цінностей.

Авансовий звіт про використання отриманої готівки надається в наступні терміни:

- по відрядженню - протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;

• на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки і заготівку вторинної сировини - не пізніше 10 робочих днів з дня їх видачі під звіт;

• на інші виробничі (господарські) потреби - не пізніше наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведуть в Журналі 3 і Відомості 3.2. При цьому у Відомості 3.2 облік ведуть позиційним (лінійним) способом, при якому по кожній підзвітній особі записи всіх операцій по рахунку відображають в одному рядку. 9. Організація обліку операцій з грошовими коштами

Ведення касових операцій регламентується Положенням про ведення касових операцій в національній валюті України.

Загальна схема бухгалтерського обліку касових операцій наведена на рис. 7.4.