1. 4. Форматы данных
Числовые данные, которые вводятся или вычисляются, как правило, не отформатированными это просто последовательности цифр. Для более наглядного представления результатов вычисления их желательно отформатировать. Форматировать данные в выделенной ячейке можно одним из следующих способов:
□ С помощью вкладки Число диалогового окна Формат ячеек, которое открывается командой Формат, Ячейки.
□ Щелчком правой кнопки мыши на ячейке вызвать контекстное меню и выбрать команду Формат ячеек. В результате откроется диалоговое окно Формат ячеек (рис. 8).
□ Нажатие клавиш Ctrl + I также открывает диалоговое окно Формат ячеек.
Рис. 8. Вкладка Число диалогового окна Формат ячеек
Рис. 9. Выбор команды Формат ячеек из контекстного меню
Рассмотрим основные типы числовых форматов:
□ Общий – этот формат принят по умолчанию.
□ Числовой
– этот формат позволяет определить
число выводимых знаков после десятичной
точки, необходимость использования
разделителя групп разрядов и способ
вывода отрицательных чисел. Для того
чтобы увеличить на единицу число разрядов
после десятичной точки, нажмите кнопку
,
а чтобы уменьшить – кнопку
.Вставка
разделителя групп разрядов и отображение
числового значения с двумя знаками
после запятой производится нажатием
кнопки
.
□
Денежный
– этот формат позволяет определить
число выводимых знаков после десятичной
точки, необходимость использования
знака денежной единицы и способ вывода
отрицательных чисел. Для того чтобы
добавить знак денежной единицы,
разделитель тысяч и отобразить число
с точностью до двух знаков после запятой,
просто нажмите кнопку
.
□ Финансовый – этот формат отличается от денежного тем, что числа выравниваются по десятичной точке.
□ Дата – эта категория позволяет вывести дату в одном из 12 форматов. При работе с датами нужно иметь в виду, что Excel представляет каждую дату как ее порядковый номер в ряду дат, начиная с даты 1 января 1900 года, у которой первый порядковый номер. Такая особенность дат позволяет вычитать их друг из друга, для того чтобы найти количество прошедших дней, как это было сделано в формуле, введенной в ячейку D6 (рис. 7).
□ Время – эта категория позволяет вывести время в одном из 8 форматов.
□ Процентный
– этот формат позволяет вывести число,
умноженное на 100, со знаком процента и
определить число выводимых знаков после
десятичной точки. Для того чтобы вывести
число в этом формате без десятичных
знаков после десятичной точки, просто
нажмите кнопку
.
□ Дробный – эта категория позволяет вывести число в одном из 9 форматов. При вводе в ячейку чисел в этом формате отделяйте целую часть от дробной пробелом.
□ Экспоненциальный – в этом формате число отображается в виде аЕb, где а – мантисса, b – порядок. Запись аЕb используется в программировании для представления чисел с плавающей десятичной точкой вида а ∙ 10b. Например число 1,23 ∙ 10-2 записывается как 1,23Е-2. В этом формате можно для мантиссы определить число выводимых знаков после десятичной точки.
□ Текстовый – применение этого форма к числовому значению позволяет Excel рассматривать его как текст.
□ Дополнительный – в эту категорию входят четыре дополнительных формата: Почтовый индекс, Индекс + 4, Номер телефона и Табельный номер.
□ Все форматы – эта категория позволяет создавать свои форматы.
Вернемся к нашему примеру – созданию отчетной таблицы расчета краткосрочной ссуды. Отформатируем данные, полученные на рис. 7 в ячейках от D2 до D6, так, чтобы они приняли презентабельный вид. Предварительно изучим способы улучшения внешнего вида документа.