Злиття документів

За допомогою команди

• МенюСервис,Слияние

можна створити основний документ і файли даних для друку стандартних листів, підписувати конверти, друкувати поштові наклейки з адресами.

Загальний план:

1. Створити або відкрити основний документ.

2. Створити або відкрити джерело даних.

3. Вставити в основний документ поля злиття.

4. Злити основний документ і джерело даних.

Підготовка листів

Докладний план:

1. Закрити всі відкриті документи.

2. Виконати одне із наступних дій:

Якщо основний документ відсутній:

• Меню Файл,Создать.

• документ – вивести на екран пустий документ або документа основі шаблону Письма.

Якщо основний документ вже існує:

• Відкрити документ.

• МенюСервис,Слияние.

• Розділ Основной документ(1), кнопкаСоздать,Документы на бланке, Активное окно.

• Розділ Источник данных(2), кнопкаПолучить данные, створити джерело даних або відкрити його, якщо джерело даних було створене раніше, видалити зі списку непотрібні поля або добавити свої (в іменах полів не можна використовувати пробіли),

• Кнопка ОК.

• Зберегти створене джерело у файл – вибрати папку, надрукувати ім’я файлу, кнопка Сохранить.

• Кнопка Правка источника данных, заповнити картки на кожного адресата. Після кожної карточки кнопкаДобавить. Після останньої карточки – кнопкаОК.

Вставка поля злиття в основний документ:

• надрукуйте лист, у тому місці, де потрібно вставити поле злиття, „кликніть” на кнопці Добавить поле слияния напанелі інструментівСлияние,вибрати зі списку ім’я поля.

• Продовжуйте написання листа до наступного поля злиття.

• Вибрати зі списку поле злиття і т.д.

• Меню Файл, Сохранить как…,надрукувати ім’я файла.

Об’єднати документ і дані можна двома способами:

• на панелі інструментіввибратиСлияние в новый документ (створюються форми листа для кожного адресату) абоСлияние при печати (відразу на принтер).

• Меню Сервис,Слияние, Объединить (3).

• Отбор записейдля вибору записів, які повинні приймати участь в злитті.

• Назначение – куди відправити результати злиття: на принтер чи новий документ.

Поповнення або видалення даних у файл даних

У вікні створеного документа-листа виконати одну із запропонованих дій:

• МенюСервис,Слияние,кнопкаПравка источника данных.

• На панелі інструментів вибрати інструмент Правкаисточникаданных.

Макроси

Макроси призначені для автоматизації роботи користувача, якщо деякі дії доводиться часто повторювати.

Макрос – це програма (серія команд), записана у пам’ять під деякою назвою, що містить послідовність натискання на певні клавіші та клацань мишею.

Створення макросів

1. Виставити курсор.

2. Меню Сервис,Макрос, Начать запись,Имя макроса– надрукувати,Описание– надрукувати коментарі, кнопкаОК.

3. Виконати послідовність дій, яка буде записана у Макрос.

4. Меню Сервис,Макрос, Остановить запись.

Створення макросу значка на панелі інструментів

1. Меню Вид,Панели инструментов, Настройка.

2. Вкладка Команды – Категории вибрати зі спискуМакроси– справа з’явиться список імен всіх макросів, потрібний макрос відбуксувати мишкою на будь-яку панель інструментів.

3. „Кликнути” на макросі на панелі інструментів, в діалоговому вікні Настройкастане доступною кнопкаИзменить выделенный объект, в списку вибрати командуВыбрать значок для кнопки,кнопкаЗакрыть.

Виконання макросів

1. Виставити курсор.

2. Кликнути” мишкою на значку макросу на панелі інструментів.

Або

1. Меню Сервис,Макрос.

2. Вибрати ім’я зі списку.

3. Кнопка Выполнить.

Видалення макросів

1. МенюСервис.

2. Макрос,Макросы.

3. Вибрати ім’я зі списку.

4. Кнопка Удалить.

Захист документа паролем

У MS Wordіснує можливість захисту створеного вами документу від доступу до нього інших користувачів. Для цього слід встановити пароль, який програма буде запитувати кожного разу під час відкриття документа. Можна також встановити захист від внесення змін у документі:

• Відкрити вікно документа, для якого потрібно встановити захист.

• МенюСервис,Параметры, вкладкаСохранение(Безопасность).

• У діалоговому вікні наберіть з клавіатури пароль (не більше 15 символів). Регістр має значення!

• Виконайте підтвердження повторним набором паролю.

• Клавіша ОК.

Аналогічно:

• МенюСервис,Установить защиту.