2.3. Организация проектного офиса

Управление крупным проектом требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, ряда функциональных работников (часть команды привлекается на определенный период), что накладывает особые требования к организации работы команды. Такой инфраструктурой, обеспечивающей все процессы управления проектом, является офис команды проекта.

Проектный офис – специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.

В западной системе управления проектами офис проекта понимается как:

• определенный набор рабочих мест: головной офис и территориально распределенные офисы отдельных групп или членов команды, виртуальный офис – программно-телекоммуникационная среда с едиными стандартами;

• в многопроектной системе офис – многоуровневая система:

• на первом уровне – конкретные проекты и принципы их мониторинга. Работают команды менеджеров с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, текущий контроль и подготовка отчетов;

• на втором уровне – вопросы формирования портфелей проектов: инструменты тендеров, стратегического менеджмента, управление общими ресурсами и управление качеством;

• на третьем уровне – задачи корпоративной политики развития проектной организации.

Такой подход определяет 30-40% экономии затрат и времени реализации проектов.

К требованиям организации офиса относятся:

• наличие реального помещения;

• единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов;

• информационная технология управления проектами;

• база данных и шаблонов типовых решений по проектам;

• виртуальный офис на базе компьютерных сетей.

Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации – совокупностью действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла. Бизнес-процесс разбивается на бизнес-операции.

Функциями проектного офиса являются следующие:

• разработка внутрифирменного стандарта проектного менеджмента;

• стратегический менеджмент развития производства, формирование программ развития и портфелей проектов;

• параллельный тренинг команд;

• поддержка проектов – CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support) – непрерывная информационная поддержка жизненного цикла проекта за счет информационной интеграции и преемственности информации;

• оценка текущего состояния проектов и их мониторинг;

• подготовка предложений для участия в тендерах и управлении контрактами;

• оценка риска принимаемых решений и разработка программ управления рисками.

Виртуальное предприятие – сетевая, компьютерно опосредованная оргструктура, состоящая из неоднородных компонентов, расположенных в различных местах.

Пространство виртуализации включает четыре категории явлений:

• виртуальный рынок – предлагаемые системой Интернет коммуникационные и информационные услуги коммерческого назначения;

• виртуальная реальность – имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, которое является одновременно и средой, и инструментом;

• внутриорганизационные сети – охватывают всю гамму работ на дому и работ с использованием средств телекоммуникаций с применением банков знаний и сетей знаний;

• межорганизационные сетевые объединения – объединение в единую сеть отдельных сотрудников, проектов, программ и т.д.

В основе виртуального офиса проекта лежит идеология интегрированной Интранет-среды – технология управления коммуникациями проекта в отличие от технологии глобальной коммуникации – Интернет. В реализации выделяют три уровня: аппаратный, программный и информационный.