9.4. Автоматизація управлінської діяльності

Крок за кроком Україна просувається в напрямі цивілізова­ного співробітництва з іноземними інвесторами, без допомоги котрих майже неможливо реформувати нашу економіку. Серед ряду причин, що стримують активність можливих іноземних пар­тнерів є низька якість розробки проектів, які пропонуються для інвестування. Вихід з такого становища неможливий без застосу­вання сучасного програмного забезпечення проведення розраху­нків і упорядкування інвестиційних проектів.

Нині український ринок програмного з убезпечення є досить наповненим різноманітними пропозиціями щодо економічних, фінансових, бухгалтерських розрахунків. Існують певні напрацю-вання і в сфері розробки, обґрунтування та управління проекта­ми. Надзвичайно важливо серед наявних вітчизняних та зарубіж­них програм обрати оптимальний варіант за функціональними можливостями, вартістю, простотою тощо.

Жодна програма не існує сама по собі. Вона функціонально й архітектурно прямо пов'язана із середовищем її використання. Тому аналіз автоматизованих систем управління проектами доці­льно розпочати з розгляду характеру середовища, де вони вико­ристовуються.

300

Під час розробки та реалізації проекту беруть участь три групи співробітників:

1. Вище керівництво, тобто фахівці, що відповідають за по­становку цілей та завдань, укрупнене планування й оцін­ку виконання цих планів.

2. Менеджери, відповідальні за розробку детальних планів досягнення цілей, поставлених вищим керівництвом; роз­поділ робіт з конкретних виконавців, планування викори­стання ресурсів, контроль за виконанням планів і підго­товку укрупнених звітів.

3. Фахівці на місцях, відповідальні за виконання визначених робіт відповідно до графіка, надання звітів про виконання робіт, їх якість, завантаження ресурсів, тощо.

Істотні відмінності у завданнях, що виконуються на цих рів­нях, визначають відмінності у вимогах, що пред'являють ці групи користувачів до програмного забезпечення, покликаного підви­щити ефективність їх праці. Це певним чином вплинуло на роз­виток систем управління проектами, що сьогодні містять струк­турні елементи:

• засоби для сіткового планування;

• засоби для вирішення часткових завдань (предпроектний аналіз, розробка бюджетів, аналіз ризиків, керування кон­трактами, часом і т. д.);

• засоби для спрощеного доступу до проектних даних;

• засоби для організації комунікацій;

• засоби для інтеграції з програмним забезпеченням під­приємства.

Основою цієї системи є перші три елементи наведеного пе­реліку. При цьому вони використовуються на різних рівнях управління. Так, менеджери середньої ланки безпосередньо ви­користовують засоби для сіткового планування та вирішення час­ткових завдань. Керівники вищого рівня як і безпосередні вико­навці в своїй роботі потребують простого та надійного доступу до проектних даних. Проте ефективне функціонування цих засо­бів неможливе без забезпечення комунікацій між ними, які ство­рюють умови для обміну інформацією, контролю, оперативного

301

управління, тощо. В результаті використання програмного забез­печення управління спеціальними проектами формується масив даних, що необхідно використовувати в рамках господарської ді­яльності підприємства, яке здійснює проект. Сучасний рівень ав­томатизації управлінських процесів вимагає швидкого й простого інтегрування даних з спеціалізованих сфер управління у загальну систему автоматизованого управління підприємством. Отже, за­значені елементи є взаємодоповнюючими та в сукупності ство­рюють ефективну систему автоматизованого управління проек­тами (рис. 9.11).

Серед засобів, що призначенні для сіткового планування, як правило, виокремлюють дві групи: програмні пакети для скла­дання розкладів та комплексні системи управління проектами.

Пакети для складання розкладів у першу чергу орієнто­вані на тих керівників, яким час від часу доводиться планувати прості проекти. Принципових функціональних відмінностей між програмами цієї групи небагато. Практично усі вони мають поді­бні функції, стандартний набір яких такий:

• Підтримка розкладу з урахуванням пріоритетів операцій;

• Розрахунок критичного шляху;

• Обрахунок резервів часу;

• Можливість комбінування тривалості робіт у годинах, днях чи тижнях;

• Робота з календарями для операцій і ресурсів;

• Підтримка усіх видів зв'язків, типів робіт та ресурсів (по­новлювані, не поновлювані);

• Здатність працювати з ієрархічною структурою робіт;

• Можливість виконання вибірки, сортування, групування, сумування по кодах робіт;

• Підтримка основних видів візуального представлення ре­зультатів (діаграма Ганта, PERT-діаграма, таблиця ро­біт/ресурсів, сіткова діаграма).

302

Рис. 9.11. Структурні елементи системи автоматизованого управління проектами

Комплексні системи призначені для створення середовища управління складними проектами. Вони містять не тільки висо-копрофесійні інструменти для планування, аналізу і контролю за виконанням проектів, але і всі необхідні засоби для організації ефективних комунікацій між учасниками проектних команд і ін­теграції з комплексними автоматизованими системами управлін­ня. Комплексні системи управління проектами використовуються для розв'язку таких основних завдань:

• Розробка розкладу виконання проекту без обліку обме­женості ресурсів;

• Розробка розкладу виконання проекту з урахуванням об­меженості ресурсів;

• Визначення критичного шляху і резервів часу виконання операцій проекту;

• Визначення потреби проекту у фінансуванні, матеріалах і устаткуванні;

• Визначення розподілу в часі завантаження поновлюваних ресурсів;

303

• Аналіз ризиків і планування розкладу з урахуванням ри­зиків;

• Облік виконання проекту;

• Аналіз відхилень ходу робіт від запланованого і прогно­зування основних параметрів проекту.

Наведений поділ програм сіткового планування є спроще­ним і не враховує всього розмаїття програмних продуктів, що представлені на сучасному ринку. Постійне вдосконалення існу­ючих пакетів не дозволяє провести чітку межу між ними. Поділ програмного забезпечення на групи за його вартістю також не ві­дображає реальний стан справ. В одну цінову групу попадають і програми початкового рівня, в яких основна увага спрямована на легкість застосування, і професійні системи з розширеною функ­ціональністю.

Засоби для розв'язку часткових завдань випускаються як у вигляді самостійних продуктів, так і у вигляді додаткових мо­дулів до систем сіткового планування. Особливу групу складає програмне забезпечення оцінки та управління ефективністю про­ектів.

Системи, призначені для організації спрощеного доступу до проектної інформації й ефективних комунікацій між чле­нами проектної команди не містять власних інструментів для сіт­кового планування, а інтегруються з програмним забезпеченням управління проектами. Одні з них спрямовані на аналіз проект­них даних, інші сконцентровані на комунікаціях і пропонують розвинуті Internet-засоби.

Ринок автоматизованих систем управління проектами по­стійно міняється. Функції, що раніше були доступні тільки в професійних системах, з'являються в недорогих пакетах, а профе­сійне програмне забезпечення у свою чергу стає простішим та зрозумілішим. Усі системи розрізняються як за функціональни­ми, так і за комунікаційними та інтеграційними можливостями, тому вибір програмного забезпечення перетворюється в досить складне завдання, що вимагає виваженого підходу.

Одним із найбільш оптимальних методів вибору програмно­го забезпечення управління проектами є побудова матриці, рядки якої - необхідні функції і вимоги до системи, а в стовпчиках -

304

оцінки розглянутих систем. Важливо використовувати не оцінки, взяті з рекламних буклетів і різних порівняльних таблиць, а оцін­ки виставлені користувачами.

Вимоги можуть бути, наприклад, такими: "обов'язково по­трібний інтерфейс користувача рідною мовою", "збереження да­них проекту - у різних доступних форматах" тощо.

Хоча вибір системи повинний бути оптимальним, не варто забувати, що програмне забезпечення - це лише могутній інстру­мент, що дозволяє якщо не виключити, то суттєво зменшити кі­лькість рутинних операцій в управлінській діяльності.

На вітчизняному ринку існує дуже широкий спектр спеціа­лізованих програмних продуктів, що можуть відповідати вимогам до інструментів автоматизованого управління проектами. Основ­ні з них є продукцією відомих фірм Microsoft, Welcom Software Texnologies, Primavera Systyem, Spider. Правильний вибір і ефек­тивне використання комп'ютерних програмних продуктів дозво­ляють значно поліпшити якість самих проектів. Крім того, засто­сування авторитетних, ліцензованих систем зміцнює авторитет ініціаторів проекту і підвищує фінансово-економічну привабли­вість останнього.

Найбільш часто в нашій країні застосовуються такі пакети прикладних програм: COMFAR (Computer model for feasibility analysis and reporting) і PROPSPI (Project profile screening and preappraisal information system), створені при UNIDO - Організа­ції Об'єднаних Націй по промисловому розвитку; пакет "Альт-Инвест" фірми "Альт" (Санкт-Петербург) і пакет "Project expert" фірми "ПРО-ИНВЕСТ Консалтинг". Системи типу Microsoft project, Time line i Primavera призначені тільки для розробки ка­лендарного плану робіт і сіткового графіка проекту, зокрема три­валість і витрати по його стадіях і застосовуються в основному як системи керування проектами. Пакет прикладних програм COMFAR існує в різних версіях, значною мірою адаптованих до економіки конкретних країн, і перекладений на російську мову. Перша версія пакета була створена ще в 1982 р., тому, незважаю­чи на значні удосконалення, деякі підходи до представлення да­них помітно застаріли. Пакет офіційно поширюється представни­цтвом LTNIDO, але в зв'язку з високою вартістю цей програмний продукт не знайшов у Росії офіційних покупців. Однак недоско-

20⁴³⁶

305

налість законодавства і недостатній розвиток цивілізованого рин­ку програмних продуктів привело до того, що він одержав неофі­ційне поширення і досить широко застосовується для оцінки ін­вестиційних проектів.

Пакет "Альт-Инвест" реалізований як обчислювач на еле­ктронних таблицях і має всі переваги та недоліки такого підходу. Пакет Project expert трохи відрізняється від перерахованих вище продуктів. Системність при вирішенні багатьох проблем, облік специфіки національних умов, могутня рекламна кампанія роб­лять вагому заявку цього програмного продукту на лідерство в цій області. Пакет рекламується як засіб підготовки бізнес-планів міжнародного зразка й визначеною мірою відповідає задекларо­ваній меті. Зазначені продукти включають досить докладний ана­ліз фінансового стану проекту з метою відстежити основні стадії реалізації як усього проекту, так і його основних етапів. В основі пакетів COMFAR і "Альт-Инвест" лежить методика UNIDO з під­готовки техніко-економічних досліджень. Розрахунки можна проводити в будь-якій валюті, вибравши співвідношення її до ка­рбованця. Пакет дозволяє простежити окремо іноземні і вітчиз­няні інвестиції, дає можливість розрахунку диверсифікованого виробництва. Мається можливість завдання як рівномірної вели­чини амортизації, так і лінійної (до залишкової вартості) і при­швидшеної. При розрахунку виробничих витрат користувач задає річний темп інфляції. Таким чином, відслідковуються всі зміни щорічних потоків готівки з урахуванням сплати податків, випла­ти дивідендів і відсотків з позик. Аналогічну структуру має пакет "Альт-Инвест". Обидва пакети роблять розрахунок фінансових потоків і мають схожий перелік таких фінансових показників, що обчислюються як чиста теперішня вартість доход на акціонерний капітал, внутрішня норма прибутковості й ін.

Пакет COMFAR реалізований у вигляді трьох програмних блоків: уведення даних; розрахунків; видача результатів. Крім за­значених блоків, у пакеті представлені два додаткових блоки: графічне відображення інформації; економічний аналіз "витрат-вигод". Графічний блок дає можливість за допомогою засобів ді­лової графіки будувати діаграми, що дозволяють приймати орга­нізаційні і фінансові рішення з урахуванням аналізу чутливості таких важливих змінних величин, як ціна продажів, обсяг вироб-

306

ництва і реалізації, величина витрат і т. д. Метою проведення економічного аналізу є також бажання знайти дійсний результат реалізації проекту в умовах конкретної національної (регіональ­ної) економіки і прийняття оптимального інвестиційного рішення на весь період його реалізації. До переваг пакета COMFAR з по­гляду виконання "контрольної" функції (тобто мінімізації можли­вості як помилок у методиці і рахунку, так і свідомого підтасу­вання результатів) належить закритість. У роботу пакета не мож­на втрутитися, що дає гарантію відповідності отриманих резуль­татів уведеним даним і підвищує надійність результатів з погляду їхньої сумлінності. Хоча в ранніх версіях пакета був відсутній ав­томатизований контроль відповідності між вхідною і вихідною інформацією, COMFAR є ліцензованим пакетом, що значно під­вищує авторитет виконаних за його допомогою розрахунків. Ос­новним недоліком пакета є неможливість існуючими в системі засобами адекватно описати умови реалізації проекту в умовах країни з перехідною економікою. У цій системі відсутній гнучкий механізм завдання інфляційного впливу як на витрати, так і на співвідношення валют, не передбачені такій властивій російській економіці реалії, як затримки платежів. Необхідно зазначити та­кож: неповна відповідність податкового блоку російському зако­нодавству і необхідність застосування спеціальних прийомів для обходу наявних обмежень. COMFAR дозволяє прямо враховува­ти лише ті податки, що беруться й обчислюються, виходячи з прибутку; розрахунку системи тільки на фіксований (річний) пе­ріод планування (у період будівництва можливо півроку); твердої заданості переліку вихідних даних; відсутності у системі досить розвитих засобів для опису сіткового графіка проекту, що приво­дить до необхідності додатково використовувати програми Microsoft project. Time Line і ін.; невисокий рівень сервісу для ко­ристувача. Пакет "Альт-Инвест" реалізований з використанням електронних таблиць Microsoft works чи EXCEL і може працюва­ти в середовищі інших розповсюджених табличних процесорів (SuperCalc 4, Lotus 1-2-3, QUATTRO Pro). Це накладає відбиток на всю подальшу роботу з ним. Перевагою пакета є те, що вся ін­формація представлена на одному екрані. Змінивши значення по­казників, користувач миттєво одержує реакцію на свої дії. "Альт-Инвест" випускається в російсько- і англомовному варіантах, пе-

307 20* -

редбачає можливість розрахунків у двох валютах. У "Альт-Инвесте" користувач має безпосередній доступ до формул, за якими відбуваються розрахунки. До недоліків такої організації можна віднести: незручність спілкування з таблицями; складності зміни формул, що вимагає від користувача не тільки глибокого розуміння їхнього змісту, але й уміння правильно програмувати формули в мові цієї електронної таблиці; від користувача вима­гаються значні зусилля, щоб коректувати таблиці. Наявність ві­льного доступу до формул утруднює можливість перевірки віро­гідності виконаних розрахунків. Крім того, у пакеті також відсут­ні засоби для побудови сіткового графіка, а процес видачі резуль­татів складання графіків вимагають від користувача спеціальних навичок. Пакет "Альт-Инвест" дозволяє робити розрахунки в по­стійних і в поточних цінах, при цьому розрахунок у постійних ці­нах здійснюється з використанням реальної на кожен заданий момент ставки банківського відсотка. Пакет дозволяє оцінити ре­акцію основних параметрів проекту на різні сценарії інфляційних процесів, що особливо важливо для сучасної ситуації. Податко­вий блок пакета "Альт-Инвест" у більшому ступені адаптований до російського законодавства, у ньому закладені можливості на­будовувати блоки вхідних даних на умови, що відповідають реа­льній ситуації (податки, інфляція і т. д.). Такий підхід надає кори­стувачу широкий вибір різних форм фінансування проекту за ра­хунок кредитування, емісії простих і привілейованих акцій, по­шуку надійних гарантів і можливих операцій з об'єктами незакін-ченого будівництва й інших форм фінансування та їхніх сполу­чень. Універсальні таблиці з розрахунку виплати за кредитами можуть бути використані для складання оптимальних графіків погашення кредитів з обліком поточного фінансового стану про­екту. Пакет дозволяє змінювати стосовно цього проекту період планування (за замовчуванням приймається 90 днів) і кількість періодів планування. Досить зручно реалізована видача вихідних форм, що дозволяє в рамках роботи із системою створювати тек­стовий матеріал, що пояснює, із включенням у нього табличної і графічної інформації.

Пакет PROPSPI (Project profile screening and preappraisal information system) являє собою інформаційну систему попере­дньої оцінки проектів. Він був розроблений представництвом

308

UNIDO (Відень) з метою підготовки, дослідження й аналізу про­мислових інвестиційних проектів. Як і COMFAR, PROPSPI є лі­цензованим і визнаним у світі програмним продуктом. PROPSPI призначений для: формулювання інвестиційного проекту; дослі­дження наслідків змін обраних параметрів; підготовки можливих сценаріїв, заснованих на різних припущеннях щодо перспектив проекту. Характерною рисою PROPSPI є його інтегрованість. Ко­ристувач одночасно бачить на екрані і вхідні дані, і їхній фінан­совий результат. Одержуваний звіт являє собою варіант фінансо­вого профілю проекту з урахуванням заданих обмежень. Разом з тим пакет не є засобом проведення повного фінансового аналізу, а служить для швидкого виявлення придатних для подальшого розгляду варіантів. Таблиці, що генеруються системою, показу­ють основні фізичні і фінансові показники, дається внутрішня оцінка прибутковості проектів з погляду таких показників, як но­рма прибутковості, період окупності, крапка беззбитковості. Як­що аналіз виявляє слабкі місця у фінансовій структурі проекту, користувач має можливість змінювати значення вхідних даних доти, поки не знайдеться такий набір параметрів, що зробить проект прийнятним. PR-OPSPI складається з двох частин: блоку введення даних і генератора звітів. У першому задаються: почат­кові інвестиції, дані про вихідні матеріали, вартість робочої сили, вартість комплектуючих і інші дані. Деякі параметри можуть прийматися за замовчуванням. Генератор звітів створює таблиці, що містять: первісний обсяг інвестицій і аналіз амортизації; ана­ліз передбачуваної фінансової структури й обслуговування боргу; обсяг продажів і використання виробничих потужностей, потреби в ресурсах і електроенергії, витрати на заробітну плату і вартість основних фондів; динаміку доходів; балансову відомість і табли­цю грошових потоків; аналіз доданої вартості й експортних ефек­тів; виконавче зведення. Вихідні дані проекту розбиті на групи:

1. Ідентифікація проекту. Тут користувач уводить найбільше загальні дані про проект, такі як назва проекту, місце розташу­вання, імена розроблювачів і спонсорів проекту, обмінні курси валют, інформація про податки, про інфляцію і про ставку диско­нтування.

2. Інвестиції. Сюди вводяться такі дані, як вартість землі, машин і устаткування, транспорту й амортизаційні ставки.

309

PROPSPI дає користувачу можливість розподілити інвестиційні уливання по першим 5 рокам, указуючи відсоток, що приходить­ся на щороку. За замовчуванням система буде вважати, що інвес­тування приходиться на перший рік.

3. Фінансова структура. Ця таблиця містить зведення про всі необхідні фінансові виплати, їхні терміни і умови. PROPSPI до­ зволяє вводити одна позика для кожного виду (довгостроковий, середньостроковий і короткостроковий, зовнішній і внутрішній).

4. Поточні дані (виробництво/продаж; споживані ресурси; трудові ресурси; інші витрати). PROPSPI являє собою стандарт­ ний пакет, що дозволяє провести попередній фінансовий аналіз інвестиційного проекту, система може бути використана при складанні бізнес-плану тільки як допоміжний засіб. У силу своєї реалізації в середовищі електронних таблиць пакет має всі пере­ ваги і недоліки цього методу.

Пакет Microsoft Project (розробник - Microsoft) використо­вують для планування проектів близько 3 мільйонів людей. Його популярність викликана сполученням простоти використання, зрозумілого інтерфейсу і наявністю найбільш необхідних інстру­ментів для управління проектом, розрахованих у першу чергу на користувачів, що не є професіоналами в цій сфері. Переважна бі­льшість працюючих з MS Project використовують його для пла­нування невеликих завдань. За сукупністю показників пакету не­одноразово присуджувалися перші місця в тестах, що проводять­ся різними спеціалізованими виданнями.

Перевагою цього програмного забезпечення є традиційно могутні для продуктів Microsoft "Чарівники" і довідкова система, а також додаткові функції, такі як, наприклад, карта проекту, яка підказує, що потрібно робити на цьому етапі. В кожну наступну версію розробник додає нові функції планування, контролю й аналізу виконання, які присутні у більш потужних продуктах ін­ших виробників. Тому не дивно, що на Заході пакет став таким же природним робочим інструментом керівників, як і програми, що входять у пакет MS Office.

Пакет "Project expert" є автоматизованою системою плану­вання й аналізу ефективності інвестиційних проектів на базі імі­таційної моделі грошових потоків. Розроблювач пакета фірма "Про-Инвест Консалтинг" тривалий час є учасником ринку про-

310

грамних продуктів в сфері економіки і фінансів. Вона була ство­рена у 1989 р. як інноваційний центр при АН СРСР і сьогодні має більш 1500 користувачів "Project expert" у Росії і за рубежем. За результатами конкурсу, проведеного в 1995 р. щотижневиком "Економіка і життя", "Project expert" названий кращим програм­ним продуктом для бізнес-планування. У вересні 1995 р. у Лон­доні, у Конфедерації британської промисловості успішно пройш­ла презентація англійської версії "Project expert" for Windows. Ус­піх російського програмного продукту пояснюється тим, що він цілком, і в першу чергу методично, відповідає міжнародним ста­ндартам. Використовувані в системі методи відповідають "Мето­дичним рекомендаціям з оцінки ефективності інвестиційних про­ектів і добору для фінансування", затвердженим Госстроем, Міні­стерством економіки, Міністерством фінансів і Госкомпромом Росії 31.03.1994 p., а розрахунок показників ефективності інвес­тицій і фінансових результатів також здійснюється відповідно до вимог методики UNIDO. Нині пакет поширюється в двох версіях:

1. Project expert for windows 4.1 (Business plan quide) - про­грамний продукт, призначений для планування й аналізу ефективності інвестицій.

2. Project expert for windows (Biz planner 4.2) -спеціальна ве­рсія для малого і середнього бізнесу.

На додаток до цього пакета виданий "Робочий зошит під­приємця для розробки бізнес-плану". За допомогою цього зошита будь-який підприємець, що навіть не має комп'ютера, може зібра­ти необхідну інформацію і чи самостійно за допомогою фахівців підготувати бізнес-план, оскільки всі таблиці одночасно є вхід­ними даними для системи "Project expert". Як і в інших системах розрахунку, у цьому пакеті передбачене об'єднання вхідних да­них зі значеннєвих блоків. Досить розгорнуто представлений по­датковий блок. У системі "Project expert" реалізована нова конце­пція, що поєднує два типи систем: системи керування проектами; корпоративні системи. Об'єднуючим модулем є модуль "Інвести­ційний план", в якому складається сітковий графік проекту з опи­сом етапів роботи, що потім поєднуються в активи відповідно до вимог бухгалтерського обліку. Нумерація етапів і завдання чітких тимчасових рамок дає можливість автоматичного відстеження інформації про послідовність етапів і використання результатів

311

попередніх етапів для наступних. Блок даних про збут продукції дає змогу побудувати індивідуальну стратегію збуту з кожного продукту. Тут на відміну від інших програм він представлений не тільки обсягом продажів, запасами продукції на складі та її цінах, але і даними про експортні продажи, тенденції зміни ціни на про­дукцію, можливості продажів у кредит і з авансовими платежами (у версії Business plan quide). Крім того, у програмі досить докла­дно враховуються витрати на просування продукту на ринку (ко­місійна винагорода, частка безповоротних утрат при збуті, премі­альні адміністративному персоналу). Блок оцінки виробничих ви­трат дозволяє задати найменування матеріалів і комплектуючих, указати їхню частку у вартості продукції, ціну і тенденцію її змі­ни за рік, визначити стратегію формування запасів матеріалів і комплектуючих. Блок даних про капітал дає можливість предста­влення зовнішніх і внутрішніх джерел фінансування. "Project expert" має засоби, що дозволяють провести детальний фінансо­вий аналіз проекту, що враховує вплив на нього загальноекономі­чних факторів, що характеризують соціально-економічне середо­вище, а саме: тенденції в інфляції, співвідношення курсів валют, динаміку масштабів і структури витрат на виробництво, зокрема сировину, матеріали і комплектуючі вироби, заробітну плату ке­руючих і виробничого персоналу, вартість основних фондів, осо­бливості порядку і часу проходження платежів за реалізовану продукцію, загальний інвестиційний клімат і умови залучення капіталу, можливі зміни в системі податків. Також враховуються фактори, що визначають ринкову і виробничу стратегію проекту і, що впливають на ефективність використання капіталу: експор­тні можливості проекту, умови збуту продукції (послуг), умови оплати постачань сировини, матеріалів і комплектуючих, викори­стовуваних у виробництві, необхідних обсягів запасів готової продукції на складі, залежно від коливання ринкового попиту, а також запасів сировини, матеріалів і комплектуючих виробів за­лежно від регулярності і надійності постачань. "Project expert" робить розрахунок фінансових показників ефективності інвести­цій, що відповідають міжнародним стандартам. У версії Business plan quide розраховуються також показники фінансового стану (рентабельність, ліквідність, платоспроможність). Пакет забезпе­чує представлення результатів фінансового аналізу у вигляді таб-

312

лиць, діаграм і графіків, що можуть бути виведені на печатку. Користувачу надається можливість зробити інтегральну оцінку проекту за багатьма критеріями. Оцінюючи програмну реаліза­цію, можна зазначити, що пакет виконаний з використанням су­часного багатовіконного інтерфейсу. Розширена система підка­зок, зручне представлення інформації на екрані, можливість спіл­кування з інформацією і зручність висновку на печатку дозволя­ють затверджувати, що пакет у великому ступені задовольняє вимоги, пропоновані до програмних продуктів такого класу. Водночас можливі поліпшення в сервісному обслуговуванні спо­живача і графічної реалізації фінансових перемінних.

Ранні версії пакету не відзначалися своєю функціональніс­тю, однак версія MS Project 2005 має великі можливості інтегра­ції з іншим програмним забезпеченням від Microsoft.

З основних особливостей, позв'язаних із плануванням і кон­тролем за виконанням проекту, що з'явилися в новій версії, мож­на відзначити такі:

• наявні ієрархічні коди структур для завдань і ресурсів;

• матеріали, що витрачаються, розглядаються як вид ре­сурсів;

• як одиниця тривалості робіт використовується місяць;

• є індивідуальні календарі для завдань;

• застосовуються графічні індикатори для наочного пред­ставлення "проблемних" завдань;

• використовуються поля з формулами, обумовленими ко­ристувачами;

• існують дві шкали часу (основна і допоміжна);

• визначається приблизний період виконання завдань (з наступним уточненням);

• створюються шаблони проектів.

Поліпшено функції підтримки ієрархічної структури робіт (WBS), визначення пріоритетів для задач, вирівнювання заванта­ження ресурсів, розрахунку критичного шляху в групі проектів, перегляду мережної діаграми проекту.

Microsoft адресує свій продукт не тільки початківцям, але і професійним керівникам проектів. Для розширення функціональ-

313

пості системи виробником випускаються Add-in-модулі, доступні для безкоштовного завантаження через Internet.

Головна відмінність версії MS Project 2005 від попередніх версій - наявність додатку Microsoft Project Central. Це додаток для спільного управління проектами за допомогою засобів WEB, дозволяє організувати двосторонній обмін даними між всіма уча­сниками проекту, а також надання інформації користувачам, які не мають Microsoft Project 2005.

Наприклад, підтримується обмін інформацією з Outlook. Менеджер проекту має можливість передати виконавцям дані про завдання, які необхідно виконати, а ті у свою чергу можуть інфо­ рмувати його про всі зміни в робочому календарі. Крім того, ко­ ристувачі MS Outlook 2000 мають можливість переглядати всю проектну інформацію з цього додатку.

Працюючи із системою, можна не тільки переглядати поточну інформацію, але й оновлювати дані - вносити нові завдання, пе­рерозподіляти завдання між виконавцями і т. д. Права доступу визначаються адміністратором. Перегляд можливий як у режимі таблиць, так і у вигляді діаграми Ганта.

Пакет Open Plan (розробник - Welcom Software Technology) є професійною системою управління проектами масштабу під­приємства випускається в трьох версіях: Enterprise, Professional і Desktop.

Особливістю продукту є функція "Директор Управління Проектами" - інструментарій автоматизації повторюваних про­цесів при управлінні проектами. Його об'єктами можуть бути не тільки стандартні форми, представлення процедури Open Plan, але й об'єкти з інших додатків, наприклад, текстового редактора або електронних таблиць.

У Open Plan дуже розвинута система ресурсного плануван­ня. Реалізовано два базових методи розрахунку розкладу:

• Ресурсне планування при обмеженому часі - пріоритет­ною є необхідність дотримуватись загальної дати завершення проекту при спробі мінімізувати ступінь перевантаження ресур­сів. У результаті ресурси можуть бути перевантажені.

• Ресурсне планування при обмежених ресурсах - пріори­тет віддається запобіганню перевантаження ресурсів, навіть якщо

314

це приведе до виходу проекту за рамки розкладу. При цьому спо­вільнюється завершення проекту на стільки, на скільки це необ­хідно для повного запобігання перезавантаження ресурсів.

Реалізовано тип матеріальних ресурсів з обмеженим термі­ном збереження. Завдяки ієрархічній організації ресурсів можна створювати будь-які структури статей витрат. При призначенні виконавців на операції можна вказувати необхідну кваліфікацію.

Слід особливо зазначити, що функція аналізу ризиків - вбу­дована в систему, тоді як у деяких продуктах вона поставляється як окремий модуль. При визначенні тривалості робіт проекту враховується оптимістична і песимістична оцінки.

Досить оригінальним є інтерфейс продукту: робочий прос­тір представлений у вигляді декількох робочих столів, на яких містяться ярлики до стандартних об'єктів (файли проектів, кален­дарів, ресурсів, кодів, шаблонів), так і до будь-якого файлу. При відкритті проекту відкривається "записна книжка проекту" - на­бір робочих столів з ярликами до файлів, що безпосередньо від­носиться до проекту. У пакет входить кілька десятків найбільш розповсюджених шаблонів представлення проекту. Застосування шаблона до проекту здійснюється простим переміщенням потрі­бного ярлика на записну книжку проекту.

Проте Open Plan обмежений функціонально. У ньому при­сутні усі функції для планування і контролю за виконанням прое­кту, але не можна працювати з зовнішніми підпроектами, ство­рювати користувальницькі поля, звіти, шаблони, змінювати на­строювання процедур, виконувати аналіз ризиків.

Як систему керування бюджетом проектів Welcom Software Technology пропонує продукт Cobra.

Спільне використання Cobra з Open Plan чи з іншим пакетом дозволяє побудувати інтегровану систему керування календар­ним графіком і витратами проекту.

Пакет SureTrak Project Manager (розробник - Primavera) є наймолодшим продуктом у сімействі Primavera Systyem та оці­нюється як продукт початкового рівня для управління несклад­ними проектами в невеликих компаніях. Хоча цей пакет обмеже­ний в інструментах планування, він містить засоби, орієнтовані на користувачів-початківців: мультимедійний навчальний ролик і майстер створення проектів. SureTrak Project Manager надає

315

більш широкі можливості для наочного перегляду проектної ін­формації. Можна змінювати масштаб шкали часу, наприклад пе­реглядати поточний місяць у тижнях, а всю частину проекту, що залишилася - в місяцях. Режим перегляду сіткової діаграми міс­тить шкалу часу, що дозволяє оцінити не тільки логіку виконання робіт, але і їх залежність у часі. Позитивним фактом є можливість використовувати формат трх - читати і зберігати в ньому проек­тні дані. Інтерфейс - цілком стандартний. На високому рівні реа­лізований принцип WYSIWYG і масштабування тимчасової осі при зображенні діаграми Ганта. На вітчизняному ринку також пропонується версія SureTrak 1.5, що є єдиним цілком локалізо­ваним продуктом у своєму класі.

Для побудови інтегрованої системи управління проектами компанія Primavera пропонує кілька продуктів: для використання на нижніх рівнях керування вже згадуваний SureTrak Project Manager, професійний пакет керування проектами Primavera Project Planner (РЗ) для роботи зі складними багаторівневими іє­рархічними проектами і систему масштабу підприємства, що працює за технологією клієнт/сервер Primavera Project Planner for the Enterprise (РЗе). Як систему керування контактами, пропону­ється цілком локалізований Expedition; забезпечувати доступ до проектної інформації використовуючи Інтернет покликаний Webster for Primavera.

Флагманським продуктом компанії є Primavera Project Planner (РЗ). Він пропонується в першу чергу підприємствам у таких галузях, як машинобудування, будівництво, архітектура, комунальні послуги (енерго-, тепло- і водопостачання) і телеко­мунікації. Пакет розрахований на професіоналів в управлінні проектами і підтримує всі основні функції, характерні для про­грами свого класу. РЗ надає зручні засоби для перегляду інфор­мації про проект. Наприклад, можна розділити екран по горизон­талі для незалежного перегляду двох частин проекту або, викори­стовуючи функцію Progress Spotlight, швидко виділити роботи, що вимагають уваги в заданий період часу. Особливо слід зазна­чити можливості, надані в режимі перегляду сіткової діаграми. Вікно Cosmic View ("вид з космосу") у дрібному масштабі пока­зує, яка ділянка діаграми зображена на екрані монітора, а вікно Trace Logic дозволяє відстежувати логіку виконання обраних ро-

316

біт. Зручною є функція Progress Spotlight ("промінь"), що дозво­ляє при виділенні на осі (діаграмі Ганта) часового проміжку, по­бачити у таблиці робіт виділені кольором операції, виконання яких заплановано в цей часовий інтервал.

Для активного просування на російському та пострадянсь­кому ринку цей пакет був цілком локалізований. У російському варіанті російськомовний інтерфейс, система допомоги, посібник користувача, документація, поштова система для обміну інфор­мацією з учасниками проекту. Назви всіх полів і шкали часу мо­жуть бути переведені на 28 мов (зокрема українську). Англомов­ною залишилася тільки система меню самої програми.

У версії Primavera Project Planner 1.0 було обмеження на кі­лькість одночасно відкритих проектів - не більш 4, однак у на­ступних проектах це обмеження зняте. Для моделювання проекту доступний великий набір інструментів, що передбачає до 20 рів­нів WBS і 16 користувальницьких полів даних. Реалізовані 9 ти­пів робіт, усі типи залежностей між роботами та 10 типів обме­жень. Поточний розклад проекту може порівнюватися з необме­женою кількістю базових планів.

Усі перераховані продукти Primavera містять розвинуті фу­нкції для керування вартістю проекту. У них враховують не тіль­ки витрати, але і фінансові надходження, дозволяючи спланувати потік коштів (cash flow) у проекті.

Для специфічних завдань Primavera пропонує додаткові програми і модулі. Так, віддалені користувачі можуть отримати доступ до даних проекту через Web-браузер, використовуючи си­стему Webster. Для аналізу ризиків розроблений продукт Monte Carlo, який дозволяє оцінити імовірність завершення проекту в запланований термін і в рамках бюджету. Можна моделювати рі­зні сценарії розвитку ситуації, враховувати доступність ресурсів, зміну їх вартості тощо.

Система для управління контрактами Expedition (цілком русифікована) може використовуватися як самостійно, так і інте­груватися з іншими продуктами, у тому числі і сторонніх вироб­ників. Пакет являє собою засіб для всебічного керування проект­ною документацією (кресленнями, специфікаціями, кошториса­ми, контрактами і т. д.) у комплексних проектах і дозволяє:

317

• відслідковувати терміни підготовки документів (планові і поточні) і маршрут їхнього проходження;

• готувати і розсилати пакети документів учасникам проек­ту;

• організувати збереження і пошук усієї необхідної доку­ментації;

• контролювати доходи і витрати за проектом й оцінити вплив внесених змін як на його вартість, так і на розклад.

З пакетом поставляються додаткові модулі: Expedition Analyzer допомагає аналізувати проектну інформацію в різних розрізах, a Expedition Express надає доступ до інформації вилу­ченим користувачам через Web-браузер. Великим організаціям компанія пропонує комплексне рішення для управління всією проектною інформацією - Primavera Project Planner for Enterprise (РЗЕ). Система поєднує розвинуті засоби для календа­рно-сіткового і ресурсного планування, аналізу ризиків, керуван­ня проектною документацією. Вся інформація про проект пред­ставлена на динамічно обновлюваному Web-сайті. Віддалені ко­ристувачі можуть оновлювати інформацію, використовуючи мо­дуль Progress Reporter. Модуль Portofolio Analyst надає потужні засоби для аналізу інформації, дозволяючи вивчати не тільки ви­конувані, але і вже закриті і тільки заплановані проекти.

Пакет Time Line (розробник - Time Line Solutions) з'явився в Україні одним з перших - ще на початку дев'яностих. Були ло­калізовані дві версії - 5.0 для DOS і 1.0 для Windows, що у свій час сприяло зростанню популярності продукту.

У 1995 році уже під лейблом Symantec була випущена вер­сія 6.5 для Windows, яка отримала високі оцінки експертів. Вод­ночас це був єдиний у своїй ціновій групі продукт, реалізований в архітектурі клієнт-сервер, який підтримував роботу з SQL-базою даних. Крім того, він містив вдосконалені засоби для планування і дозволяв наочно представляти проектну інформацію. Користу­вачі могли створювати свої поля з формулами, що обчислюються. Із системою поставлявся генератор звітів Crystal Report. Усічена версія Time Line (без підтримки WBS і генератора звітів) один час входила до складу пакета Corel Office. Time Line містив засо­би для інтеграції з Novell GroupWise. Пропонувалися мережна

318

версія на п'ять користувачів і пакет Project Updater для вилучено­го доступу до проектної інформації. Недоліком цієї версії можна вважати не досить вдало реалізований принцип WYSIWYG.

На жаль, останнім часом продукт не змінився, розроблювачі не займаються його подальшим розвитком. Ті ж функції, що кіль­ка років назад були передовими, зараз стали зовсім звичайними для систем цього класу. Крім того, з'явилися набагато більш мо­гутні системи.

Spider Project (розробник - Spider Management Technologies), як і більшісіь інших професійних систем сіткового планування, створена професіоналами в управлінні проектами. У результаті ви­йшов функціонально могутній і досить цікавий продукт.

Ключові його відмінності полягають у використанні показ­ників фізичних обсягів робіт і продуктивності ресурсів. При роз­рахунку розкладу зазвичай оперують заданою тривалістю робіт, а в Spider Project може задаватися не тільки цей параметр, але й об­сяг роботи. В останньому випадку тривалість буде розраховува­тися виходячи з продуктивності призначених ресурсів. Відповід­но при заміні ресурсу на інший з відмінною продуктивний буде перерахована тривалість виконання роботи.

При проведенні оцінки тривалості виконання робіт можна здійснювати розрахунки, виходячи з песимістичних, оптимістич­них і найбільш ймовірних значень продуктивності ресурсів. У Spider Project уведене поняття мультиресурсу, тобто групи ресур­сів, що виконують роботу разом (бригада, програміст із комп'ю­тером і т. д.). При визначенні мультиресурсу відбувається авто­матичне призначення усіх вхідних у нього ресурсів.

Система відрізняється технологічними рішеннями. У пакеті Spider Project відсутня можливість роботи в мережі у традицій­ному розумінні, тобто коли всі користувачі одночасно вносять зміни в проект. Тут застосована інша технологія: кожен користу­вач працює зі своїм файлом проекту, а зміни в загальний проект вносяться тільки із санкції визначеної відповідальної особи. Це успішно використовується в тих умовах, де немає можливості ор­ганізувати мережний доступ до загальної бази даних проекту, на­приклад на віддалених будівельних майданчиках. Пакет підтри­мує механізми OLE-автоматизації, але не містить додаткових ін­струментів для його інтеграції з іншими додатками.

319

Заслуговує на увагу і ліцензійна політика компанії. При при­дбанні системи Spider Project замовнику також безкоштовно постав­ляється програма для перегляду проектної інформації, що містить усі функції, крім розрахунку графіка робіт. Вона призначена для ви­користання вищим керівництвом підприємства. Демо-версія систе­ми Spider Project являє собою повнофункціональну програму, єди­ним обмеженням якої є кількість робіт - не більш 40. Компанія ре­комендує застосовувати її в рамках інформаційної системи управ­ління проектами для планування невеликих фаз проекту.

Резюме

Управління проектом передбачає реалізацію цілого компле­ксу взаємозалежних робіт в інтересах реалізації проекту.

Важливе значення для успіху проекту має чітке формулю­вання мети та розробка стратегії управління проектом.

Процес управління проектом має свій життєвий цикл - по­слідовність етапів, через які проходить проект протягом свого іс­нування. Просування проекту може здійснюватись за каскадною або спіральною моделлю життєвого циклу. Виникають ситуації, коли доцільним є поєднання двох моделей.

Функціонування і розвиток організації, що здійснює проект, як єдиного цілого забезпечує упорядкована сукупність стійко взаємозалежних елементів, що називають структурою управлін­ня. Вона також є формою поділу і кооперації управлінської дія­льності, у рамках якої здійснюється реалізація відповідних функ­цій, спрямованих на досягнення висунутої у проекті мети. З цих позицій структуру управління доцільно розглядати як систему оптимального розподілу функціональних обов'язків, прав і відпо­відальності, порядку і форм взаємодії між її елементами.

Форми організаційних структур досить різноманітні і мають свої особливості при використанні в проектному менеджменті.

Сучасний розвиток інформаційних технологій вимагає ши­рокого використання автоматизованих засобів управління проек­тами. На ринку представлені різноманітні програмні продукти, що дозволяють вирішувати такі важливі завдання, як планування проекту в часі, оцінка ефективності проектів, управління ресур­сами, контроль ризиків тощо.

320

Питання для обговорення

• Завдання управління проектами.

• Формування мети проекту.

• Стратегія управління проектом.

• Структуризація проекту.

• Групи процесів управління проектом.

• Економічний механізм управління проектом.

• Життєвий цикл управління проектом.

• Переваги та недоліки різних організаційних форм управ­ління.

• Характеристика проектних структур.

• Можливості автоматизації управлінської діяльності.

21⁴»

321