2.11.2. Справка о доходах физического лица (n 2-ндфл)

Налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физических лиц", утвержденной Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ в ред. Приказа ФНС России от 20.12.2007 N ММ-3-04/689@ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Этим же Приказом утверждены Рекомендации по заполнению сведений о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 200_ год".

Указанные сведения представляются на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций в порядке, определяемом Минфином России.

Налоговые органы направляют эти сведения налоговым органам по месту жительства физических лиц.

При этом не представляются сведения о выплаченных доходах индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы (оказанные услуги), если эти индивидуальные предприниматели предъявили налоговому агенту документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве предпринимателей без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых органах (п. 2 ст. 230 НК РФ). При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях.

Налоговые органы в исключительных случаях с учетом специфики деятельности либо особенностей места нахождения организаций могут предоставлять отдельным организациям право подавать сведения о доходах физических лиц на бумажных носителях.

Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Письмом ФНС России от 21.02.2007 N ГИ-6-04/135@, согласованным с Минфином России, а также совместным Письмом Минфина России и ФНС России от 13.03.2008 N 04-1-05/0916@ предусмотрено, что справки N 2-НДФЛ в отношении доходов, получаемых работниками обособленных подразделений российских организаций, представляются в налоговые органы по месту постановки на учет головной организации. При этом эти сведения могут представляться как самой головной организацией, так и соответствующими обособленными подразделениями. Решение вопроса о том, кто представляет указанные сведения в рамках осуществления деятельности российской организацией, имеющей обособленные подразделения, отнесено к компетенции самой организации.

Сведения о доходах физических лиц заполняются по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 200_ год". При заполнении справки используются Справочники, приведенные в Приложении к форме N 2-НДФЛ (см. Приказ ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@).

Справки представляются налоговыми агентами по каждому физическому лицу, получившему доходы от данного налогового агента, отдельно по каждой ставке налога. Например, если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 9 и 13%, по окончании налогового периода он заполняет по данному физическому лицу в налоговый орган две отдельные справки. Ставка налога при этом указывается в заголовке разд. 3 справки.

Все суммовые показатели в справке отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм налога. Суммы налога исчисляются и отражаются в полных рублях. Сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляется до полного рубля.

Сведения о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет налога на доходы за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляются в виде новой справки.

При оформлении новой справки взамен ранее представленной в полях "N ___" и "от ___________" следует указать номер ранее представленной справки и новую дату ее составления.

Если справка формируется на бумажном носителе, она печатается на лазерном, матричном, струйном принтере, на пишущей машинке либо заполняется рукописным текстом разборчивым почерком.

Если какие-либо разделы (пункты) справки не заполняются, то и наименования этих разделов (пунктов) могут не печататься. При этом нумерация разделов не изменяется.

В заголовке справки указываются:

- в поле "за 200_ год" - год, за который заполняется справка;

- в поле "N ___" - порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом;

- в поле "от ___________" указывается дата (число, номер месяца, год) составления справки путем последовательной записи данных арабскими цифрами, например: 15.01.2008, где 15 - число, 01 - месяц, 2008 - год;

- в поле "в ИФНС N ____" - четырехзначный номер налогового органа, в котором налоговый агент состоит на налоговом учете, например: 5032, где 50 - код региона, 32 - номер налогового органа.

В разд. 1 справки указываются данные о налоговом агенте.

В п. 1.1 для налоговых агентов - организаций отражается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на налоговый учет (КПП) (указываются через разделитель "/"), а для налоговых агентов - физических лиц указывается ИНН.

Если сведения о доходах заполняются организацией на работников ее обособленного подразделения, в данном пункте после ИНН через разделитель "/" указывается КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации.

В п. 1.2 "Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица" указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) организации согласно его написанию в ЕГРН. Содержательная часть наименования (его аббревиатура или название, например: "школа N 241" или "ОКБ "Вымпел") располагается в начале строки.

В отношении налогового агента - физического лица указываются полностью, без сокращений, фамилия, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим его личность. В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис. Например: Иванов-Юрьев Алексей Михайлович.

В п. 1.3 "Код ОКАТО" указывается код административно-территориального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации, где оборудовано стационарное рабочее место работника, на кого заполняется справка. Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется справка, получало доходы от работы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, о его доходах заполняется несколько справок (по количеству административно-территориальных образований, на чьей территории находятся обособленные подразделения, где физическое лицо получало доходы). Значение кода ОКАТО содержится в "Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления" ОК 019-95 (ОКАТО). Информацию о коде ОКАТО можно также получить в налоговом органе по месту постановки на налоговый учет.

Например, при заполнении справки о доходах, полученных физическим лицом в головной организации, в п. 1.1 указываются ИНН организации, КПП по месту нахождения организации, в п. 1.3 - код ОКАТО по месту нахождения организации.

При заполнении справки о доходах, полученных работником от работы в обособленном подразделении той же организации, в п. 1.1 указываются ИНН организации, КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации, в п. 1.3 - код ОКАТО по месту нахождения обособленного подразделения организации.

Для налогового агента - физического лица указывается код ОКАТО по его месту жительства.

В п. 1.4 указывается контактный телефон налогового агента, по которому в случае необходимости может быть получена справочная информация, касающаяся вопросов налогообложения данного налогоплательщика, а также учетных данных этого налогового агента и налогоплательщика. При отсутствии у налогоплательщика контактного телефона данный реквизит не заполняется.

В разд. 2 справки отражаются данные о физическом лице - получателе дохода.

В п. 2.1 указывается ИНН физического лица, который указан в документе, подтверждающем постановку данного физического лица на налоговый учет в налоговом органе Российской Федерации. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.

В п. 2.2 "Фамилия, имя, отчество" указываются фамилия, имя и отчество физического лица - налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Для иностранных физических лиц допускается при написании использование букв латинского алфавита. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика.

В п. 2.3 указывается статус налогоплательщика. Если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации, указывается цифра "1", а если нет - цифра "2".

В п. 2.4 указывается дата рождения (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами, например: 01.05.1945, где 01 - число, 05 - месяц, 1945 - год рождения.

В п. 2.5 указывается код страны, гражданином которой является физическое лицо. Код страны выбирается из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Например, 643 - код России, 804 - код Украины. При отсутствии у физического лица гражданства указывается код 999.

В п. 2.6 "Код документа, удостоверяющего личность" указывается код, который выбирается из Справочника "Коды документов" (Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ).

В п. 2.7 "Серия, номер документа" указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно серия и номер документа, знак "N" не проставляется.

В п. 2.8 "Адрес места жительства в Российской Федерации" указывается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.

Элементами адреса являются: "Почтовый индекс", "Код региона", "Район", "Город", "Населенный пункт", "Улица", "Дом", "Корпус", "Квартира".

"Код региона" - это код субъекта РФ, на территории которого физическое лицо имеет место жительства. Код региона выбирается из Справочника "Коды регионов" (Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ). "Почтовый индекс" - индекс предприятия связи, находящегося по месту жительства налогоплательщика. При отражении элемента адреса "дом" могут использоваться как числовые, так и буквенные значения, а также знак "/" для обозначения углового дома.

При отсутствии одного из элементов адреса отведенное для этого элемента поле не заполняется и в справке может отсутствовать.

В п. 2.9 "Адрес в стране проживания" для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также иностранных граждан указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания. При этом указывается код этой страны в поле "Код страны", далее адрес записывается в произвольной форме (допускается использование букв латинского алфавита).

Для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, и иностранных граждан допускается отсутствие показателя "Адрес места жительства в Российской Федерации" при условии заполнения п. 2.9 справки.

В разд. 3 справки "Доходы, облагаемые налогом по ставке ___%" отражаются сведения о доходах, полученных физическими лицами в денежной и натуральной форме, по месяцам налогового периода. В заголовке разд. 3 указывается ставка налога, в отношении которой заполняется справка (13, 30, 9, 15, 35% или ставка, установленная в соответствующем соглашении об избежании двойного налогообложения).

В заголовке раздела указывается ставка налога, по которой облагаются доходы, отраженные в справке. Далее последовательно отражаются суммы доходов, полученные физическим лицом в налоговом периоде, отдельно по каждому полученному доходу.

В графе "Месяц" в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца налогового периода, соответствующего дате фактического получения дохода, определяемой в соответствии с положениями ст. 223 НК РФ.

В графе "Код дохода" указываются коды доходов, которые выбираются из Справочника "Коды доходов" (Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ). В графе "Сумма дохода" отражается вся сумма дохода (без налоговых вычетов) по указанному коду дохода.

Напротив видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере (п. 28 ст. 217 НК РФ), в графе "Код вычета" указывается код соответствующего вычета, выбираемый из Справочника "Коды вычетов" (Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ), а в графе "Сумма вычета" - соответствующая сумма вычета. Код дохода указывается при наличии положительной суммы дохода. Код вычета указывается при наличии положительной суммы вычета.

Стандартные налоговые вычеты, установленные ст. 218 НК РФ, а также имущественный налоговый вычет, установленный пп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, в данном разделе не отражаются.

В разд. 4 справки отражаются сведения о стандартных налоговых вычетах, установленных ст. 218 НК РФ, и имущественном налоговом вычете, установленном пп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ.

В п. 4.1 "Сумма налоговых вычетов, право на получение которых имеется у налогоплательщика" отражаются суммы стандартных налоговых вычетов, установленных ст. 218 НК РФ, и имущественного налогового вычета, указанного в пп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, на которые физическое лицо имело право в отчетном налоговом периоде.

В графе "Код вычета" п. 4.1 указывается код вычета, выбираемый из Справочника "Коды вычетов" (Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ). В графе "Сумма вычета" отражаются суммы вычетов, соответствующие указанному коду. Число заполненных строк в данном пункте зависит от количества видов вычетов, на которые имел право налогоплательщик.

В п. п. 4.2 и 4.3 указываются номер и дата уведомления, подтверждающего право налогоплательщика на имущественный налоговый вычет, выдаваемого налоговым органом в соответствии с п. 3 ст. 220 НК РФ.

В п. 4.4 указывается код налогового органа, выдавшего уведомление, в п. 4.5 - общая сумма стандартных налоговых вычетов, фактически предоставленных физическому лицу за налоговый период.

В п. 4.6 отражается сумма предоставленного имущественного налогового вычета.

Раздел 4 заполняется, если налогоплательщику предоставлялись стандартные или имущественные налоговые вычеты. При этом п. п. 4.2, 4.3, 4.4, 4.6 заполняются, если налогоплательщику предоставлялся имущественный налоговый вычет. Пункт 4.5 заполняется, когда налогоплательщику предоставлялся стандартный налоговый вычет.

В разд. 5 справки отражаются общие суммы дохода и налога на доходы по итогам налогового периода.

В п. 5.1 "Общая сумма дохода" указывается общая сумма дохода по итогам налогового периода, без учета налоговых вычетов. Данный пункт заполняется путем суммирования доходов, отраженных в разд. 3 справки.

В п. 5.2 указывается облагаемая сумма дохода, в п. 5.3 - общая сумма налога, исчисленного по ставке, указанной в разд. 3 справки, по итогам налогового периода.

В п. 5.4 указывается общая сумма удержанного налога за налоговый период.

Пункт 5.5 "Сумма возврата налогов по перерасчету с доходов прошлых лет" заполняется в случае возврата налогов по перерасчету с доходов прошлых лет. Отражается сумма произведенного возврата налога по пересчету с доходов прошлых лет.

В п. п. 5.6 и 5.7 соответственно указываются суммы, зачтенные либо удержанные при уплате налога по перерасчету с доходов прошлых лет.

Если в результате уточнения налоговых обязательств налогоплательщика выявлена задолженность по НДФЛ, в п. 5.8 указывается ее сумма.

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом, указывается в п. 5.9.

В п. 5.10 отражается сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ.

Пункты 5.5 - 5.10 заполняются при наличии соответствующих данных.

Заполненная справка подписывается в поле "Налоговый агент (подпись)". Подпись не должна закрываться печатью. Печать проставляется в отведенном месте ("М.П." в нижнем левом углу справки). В поле "Налоговый агент (должность)" указывается должность лица, подписавшего справку. В поле "Налоговый агент (Ф.И.О.)" указываются фамилия и инициалы указанного лица. Налоговый агент - физическое лицо подписывает справку и указывает свои фамилию и инициалы имени и отчества.