Деловые письма как основной жанр деловой корреспонденции

Деловые письма являются особым типом документов, регулирующих экономические и социальные отношения между корреспондентами.

Особенностью языка деловых писем является использование языковых формул, которые были выработаны за многолетнюю практику деловой переписки. Языковые формулы позволяют ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания: формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д.

Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создание официального письма.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Приводим ниже примеры, представляющие собой наиболее распространенное начало стандартного делового письма.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:

В подтверждение нашей договоренности…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)…

В соответствии с письмом заказчика…

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В ответ на Ваш запрос сообщаем…

Ссылаясь на Ваш запрос от…

Согласно постановлению правительства…

На основании нашего телефонного разговора…

Языковые формулы, выражающие причины создания документа:

Ввиду задержки получения груза…

По причине задержки оплаты…

В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…

В связи с нарушением срока поставки…

Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на…

Учитывая увеличение спроса на продукцию…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с проведением совместных работ…

Языковые формулы, выражающие цель создания документа:

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес…

В целях увеличения товарооборота…

В целях упорядочения работы структурных подразделений института…

В целях расширения спектра образовательной деятельности университета…

Во исполнение постановления Ученого совета университета…

Во избежание конфликтных ситуаций…

Для согласования спорных вопросов…

Деловые письма отличаются разнообразием содержания, вызванного тем, что с их помощью решаются многочисленные вопросы, возникающие в управленческой деятельности. Данный факт обусловил классификацию писем по аспектам в зависимости от содержания (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-рекламация, письмо-подтверждение, гарантийное письмо и др.).

В приведенной ниже таблице даются языковые формулы-клише, которые используются в деловых письмах в соответствии с принятой классификацией видов писем.

Вид письма	Цели и намерения, которые реализует автор	Языковые формулы-клише, используемые в письме
Сопроводительное письмо	Информирование о направлении адресату прилагаемых к письму документов или матери-альных ценностей.	Направляем (возвращаем, представляем) на утверждение (согласование)аправляем (возвращаем, представляем) на утверждение (сьму документов или материальных ценнотей приводятся языковые конструкти и
Письмо-просьба	Изложение просьбы от имени предприятий, организаций, учреждений. Сообщение о заинтересо-ванности предприятия в исполнении просьбы. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы.	- Прошу (просим)…; дирекция, администрация, кооператив просят (просит)…
		- Обращаемся (к Вам) с просьбой - Прошу (просим) Вас - Мы просили бы (Вас) - Не могли бы Вы - Мы будем благодарны, если вы сможете - Мы хотели бы - В соответствии с нашей договорен-ностью	прислать выслать направить (нам) сообщить получить просим
Информационное письмо	Сообщение о каких-либо фактах или мероприятиях. Извещение, уведомление, информация о предмете, представляющем взаим-ный интерес. Пропаганда различной продукции или деятель-ности предприятия.	- Извещаем, уведом-ляем, информируем, сообщаем, - Ставим Вас в известность, доводим до Вашего сведения, - Нам приятно сообщить, - В ответ на Ваше письмо	что… сообщаем, извещаем, что…
Письмо-подтверждение	Уведомление отправителя о получении документов, ценностей. Подтверждение фактов, действий.	-Подтверждаем получение (Вашего заказа…) - Подтверждаем условия поставки - Образцы товаров Вашего производства нами получены
Письмо-напоминание	Напоминание о необходи-мости ответа на запрос. Напоминание о необхо- димости выполнения принятых решений, договоренностей и указа-ния мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.	- Напоминаем, что Вам необходимо в срок до…	направить предоставить, выполнить
		- При неполучении Вашего ответа мы будем вынуждены…
Вид письма	Цели и намерения, которые реализует автор	Языковые формулы-клише, используемые в письме
Письмо-благодарность	Благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информа-цию, приглашение и т.д.)	- Благодарим Вас - Мы признательны Вам - Выражаем благо-дарность - Заранее благодарим (Вас)	за то, что…
Письмо-рекламация	Предъявление претензий к стороне, нарушившей при-нятые на себя по контракту (договору) обязательства, требования возмещения убытка.	- Мы официально заявляем Вам рекламацию на…(в отношении…) - (При этом) направляем Вам товар, рекламационный акт в связи с … - К нашему большому сожалению сообщаем Вам, что… -Прибывшая партия не соответствует по качеству присланным ранее образцам - К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что… - Акт экспертизы показывает, что…
Письмо-приглашение	Приглашение на какое-либо мероприятие (заседа-ние, совещание, конферен-цию, семинар и т.д ).	- Приглашаем Вас… - Имеем честь пригласить Вас на … посетить… принять участие в… - Просим принять участие в…