Реквизит «отметка о заверении копии»

В случае подписания руководителем только первого экземпляра до­кумента остальные заверяются секретарем-референтом.

Реквизит «отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись».

Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения, например:

Верно

Референт подпись А.Л. Силин

00.00.00

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»

Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы», например:

Серова 236 01 26

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя при необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Петров 239 15 61

КН 2 27.09.2010

Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Если документ исполнен, т. е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона»

Отметка включает в себя:

– слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ;

– ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);

– краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

– подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 01-05. Отправлен факс от 01.04.2010 № 1218

Логинов 02.04.2010

Реквизит «отметка о поступлении»

Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и составляется из следующих элементов: сокращённого наименования предприятия, получившего документ; даты поступления документа и его входящего номера, например:

АО «ЭРА»

Дата 03.01.2010

Вх. № 0001

Отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

Деловые письма

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, но имеющим юридическую значимость. Деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Деловые письма делятся на две части: поступающие (входящие) в фирму письма и отправляемые (исходящие) из фирмы письма, – и различаются по разным квалификационным признакам.

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку – они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).

Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами.

По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа:

• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)

• письмо-просьба

• письмо-приглашение

и не требующие обязательного ответа:

• письмо-подтверждение

• письмо-извещение

• письмо-напоминание

• письмо-предупреждение

• письмо-декларация (заявление)

• письмо-распоряжение

• письмо-отказ

• сопроводительное письмо

• гарантийное письмо

• информационное письмо

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а обычные – в один адрес.

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма- приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроки поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма, если говорить о них подробнее, составляются при заключении и выполнении контрактов. В число основных контрактных документов входят: запрос (представляет собой обращение покупателя к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара); ответ на запрос; рекламация; ответ на рекламацию.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций. Оно представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического (этикетного) текста, составленного из стандартных синтаксических конструкций. Такой текст, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма – речевое действие, выраженное в глаголах-перформативах. Эти глаголы и определяют конструкцию стандартной ключевой фразы, нередко и письма в целом.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие на:

– причину обращения: По причине задержки оплаты ...; В связи с неполучением счета-фактуры ...; Вследствие несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям ...; Вследствие задержки получения груза...; Учитывая социальную значимость объекта ...; При данных обстоятельствах...;

– ссылки: Ссылаясь на Ваше письмо от ... (на Ваш запрос от...); В соответствии с достигнутой договоренностью ...; Ссылаясь на устную договоренность ... ; В соответствии с нашей договоренностью ...; На основании распоряжения о...; Согласно протоколу о взаимных поставках...; Согласно спецификации ...;

– цель: В целях скорейшего решения вопроса...; В целях выполнения распоряжения...; Для согласования спорных вопросов ...; Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...; В ответ на Ваш запрос ...; Во избежание конфликтных ситуаций...;

– варианты обращения: «Уважаемый Игорь Леонидович!»; «Господин Зорин!»; «Игорь Леонидович!»; «Уважаемый г-н Зорин!»; «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма);

После обращения и приветствия большинство писем продолжаются далее словами: «В связи с..; Согласно контракту от ... № ...; В соответствии с...» и т. д.

– извещение: Сообщаем Вам, что…; Ставим Вас в известность…; извещаем, что…; Уведомляем и т.п.;

– подтверждение: Подтверждаем; Концерн... подтверждает получение...; Подтверждаем, что партия ТНП получена...;

– заявление: Заявляем…; Объявляем…;

– просьбу, требование: Пожалуйста, сообщите...; Просим оплатить в течение... банковских дней...; Мы будем благодарны, если Вы...; обращаемся к Вам с просьбой…; Прошу…; Приказываю…; Постановляю…; Настаиваем…;

– обещание: Гарантируем…; заверяем, обязуемся…;

– напоминание: напоминаем Вам, что…; по истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу;

– предложение: предлагаем Вам…; Мы рады предложить Вам...; Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...; Мы можем рекомендовать...; Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...;

– гарантию: Оплату гарантирую…; Качество продукции наша фирма гарантирует…;

– предупреждение: Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...; задержка поставок может привести к...; данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...;

– отказ: к сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…; к сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем...; к сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...;

– отправку грузи, документа: Отправляем Вам...; Направляем Вам...; Высылаем Вам...;

– приглашение: Просим принять участие в...; Приглашаем Вас...; Мы рады пригласить Вас...;

Сюда же относятся этикетные ритуальные формулы.

Регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, освоив которые можно составлять тексты различных писем. Петр Васильевич Веселов пишет, что весь процесс составления стандартного письма можно свести к выбору синтаксических конструкций, которые закреплены за формализованными аспектами содержания деловых ситуаций. Однако этот процесс не исключает и творческого поиска со стороны составителя: его задача – адекватно, уместно использовать унифицированные речевые средства.