Деловое совещание в коллективе сотрудников

Мир управленческих отношений сотрудников одного предприятия сложен и многомерен. Ситуация принятия решения ответственным лицом – весьма распространённый и «производственно оправданный» вариант решения проблемы. Здесь многое зависит от уровня компетентности руководителя.

Однако есть вопросы, требующие коллективного обсуждения и решения. Самое общее определение такой ситуации – деловое совещание. Это общепринятая форма делового общения группы с целью обмена информацией и выработки оптимального варианта решения проблемы.

Коммуникантами в этом случае становятся коммуникативный лидер (руководитель подразделения или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания.

Советы руководителю совещания

На этапе подготовки руководитель обдумывает организационные вопросы, прогнозирует возможные варианты решения вынесенного на обсуждение вопроса.

Прежде всего, необходимо провести отбор участников совещания по данной конкретной проблеме и, в случае необходимости, дать задания компетентным лицам по подготовке соответствующих материалов. Далее чётко спланировать проведение совещания, определить реально необходимые затраты времени (с учётом уровня подготовленности и информированности участников).

Целесообразно продумать вопросы:

– Как точнее сформулировать проблему и определить роль партнёров по общению (дать почувствовать необходимость их активного участия в переговорах);

– Каковы возможные направления поисков, возможные варианты решения?

– Нельзя ли проблему разбить на составные части, чтобы, в случае осложнения, решить хотя бы часть?

На этапе проведения совещания руководитель стремится создать и поддержать конструктивно-критическую атмосферу беседы, чувство ответственности каждого участника за принимаемое решение (руководитель подчёркивает общую заинтересованность в мнении каждого выступающего). Атмосфера должна быть деловой и доверительной одновременно. Культура делового общения предполагает «этикетное оформление» совещания (приветствие в начале, благодарность за участие, пожелание взаимных успехов – в конце).

Главное организационное условие – это поэтапное целенаправленное решение проблемы. Оно обеспечивается:

– чёткостью постановки проблемы и условий её решения;

– такой постановкой вопроса, которая будит мысль и косвенно приглашает участников к выступлению;

– умением руководителя корректно направлять ход беседы в нужное русло, фиксировать главное, делать промежуточные выводы;

– умением дать суммарный анализ высказанных предложений, выделить объективные условия успешного решения проблемы.

Главное психологическое условие и залог эффективности совещания – доверительное отношение к партнёрам по общению, конкретное представление об их возможностях, предвосхищение возможных контраргументов, понимание их позитивной роли и, наконец, чувство удовлетворения от участия в коллективной работе.

Методы коллективного принятия решений

1. Метод выделения основных компонентов проблемы призван суммировать общее представление участников о содержании и возможных путях решения проблемы на начальном этапе (этим методом может воспользоваться инициативная группа, готовящая совещание). Компонентами могут быть:

а) Причина (некий факт) – следствие. Например:

Причина: несоответствие финансовых возможностей фирмы планам её развития, необходимость увеличить её доходы.

Следствие успешного решения проблемы (то, что мы будем делать):

– усовершенствование производственных технологий;

– расширение ассортимента фирменной продукции;

– повышение рейтинга продукции на рынке сбыта;

– обеспечение дифференцированного подхода к покупателю.

б) Условие (некая цель, перспектива) – следствие. Например:

Условие: повышение рейтинга фирмы на рынке труда.

Следствие:

– увеличение расходов на содержание производственных корпусов фирмы, на техническое оборудование, увеличение фонда заработной платы;

– повышение культуры труда;

– стимулирование сотрудников к раскрытию творческого потенциала: надбавки за инновации, дополнительное привлечение специалистов на условиях почасовой оплаты.

в) Факторы, способствующие решению проблемы и тормозящие его (анализ реально существующих факторов, которые будут задействованы при решении проблемы: кадры, материальная база и т.д.).

2. Метод «домино». При решении проблемы используются некие аналогии, производится опора на уже имеющиеся материалы: с одной стороны, факты и цифровые данные, с другой – существующий опыт, определённость мнений участников совещания, наличие конкретных предложений.

В этом случае роль руководителя совещания будет ведущей: необходимо разумно скомпоновать, «сложить», как в игре «домино», предложения, представляющие наибольший интерес. Творческое использование аналогий вполне может дать достаточно продуманную и эффективную цепочку решений.

2. Эвристические методы решения проблем. Их корни – в эвристических диалогах Сократа (Древняя Греция). Это наиболее современные методы коллективного поиска истины. Разные подходы, взгляды участников рассматриваются не как помеха, а как средство генерирования идей.

Эвристические методы принято противопоставлять логическим, где преобладают строгие правила классификации, анализа. Есть проблемы, где много неизвестного, не поддающегося логическим алгоритмам. Здесь нужны эвристические подходы, во многом основанные на интуиции и определяющие вероятное направление поиска. Человеческий мозг способен к прогнозу, к предвосхищению на основе прошлого опыта, причём информация может синтезироваться неосознанно и не подкрепляться развёрнутыми аргументами.

Выдвигаются различные идеи, подходы к решению проблемы, некоторые из них отвергаются сразу, другие, заслуживающие внимания, рассматриваются всесторонне. Эвристический подход не гарантирует бесспорного успеха, но именно в этом случае возможно решение оригинальное и наиболее выгодное.

Метод «мозговой атаки» (термин американского учёного Осборна) – один из наиболее действенных эвристических методов. Суть его сводится к тому, что сверхзадачей коллективных поисков путей и средств решения проблемы объявляется генерирование идей, самых разных, неожиданных, и их «проверка на прочность» через деструктирование, формулирование контраргументов.