- •1. Охарактеризуйте периоды развития делопроизводства и секретарской службы до п/п 19 века.
- •1.1. Охарактеризуйте периоды развития дп и секретарские службы со в/п 19 века по наше время.
- •2. Каковы должностные обязанности секретаря?
- •3. Деловые качества секретаря.
- •4. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
- •5. Охарактеризуйте рабочее место секретаря.
- •7. Каковы основные правила приема посетителей.
- •12. Охарактеризуйте прием делегаций.
- •13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.
- •14. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонят секретарю.
- •15. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонит секретарь.
- •16. Как происходит подготовка командировки руководителя?
- •17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?
- •20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?
- •21(22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?
- •23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?
- •24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.
- •25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?
- •26. Охарактеризуйте документопотоки организации.
- •27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?
- •28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?
- •29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?
- •30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?
- •31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?
- •33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?
- •34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.
- •35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.
- •36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?
- •«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»
- •37. Каковы правила составления заголовков дел?
- •38. Каковы основные правила формирования дел?
- •39. Каковы основные признаки формирования дел?
- •40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?
- •41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.
- •42. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.
- •43. Как происходит нумерация листов дела?
- •46. Каковы особенности оформления обложки дела?
- •49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?
- •50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?
- •51. Как происходит описание документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения?
- •«»» Какие документы не подшиваются в личное дело работника?»»»
- •54. Охарактеризуйте порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему?
- •«»»Какие документы могут подшиваться в сформированное личное дело работника?»»»
- •55. Как происходит учет, ведение и хранение личных дел работников?
- •56. Что такое трудовая книжка? Каковы особенности ведения и хранения тк работника?
- •57. Как вносятся записи в трудовую книжку работника?
- •58. Каковы правила оформления титульного листа трудовой книжки?
38. Каковы основные правила формирования дел?
В дело помещают документы, которые предусмотрены НД. Если в течении года в организации возникают документы не предусмотренные НД, они формируются к самостоятельным делам. Для этого в НД принято оставлять резервные номера (свободные, дополнительные).
В дела подшиваются только исполненные документы, на документе должна быть отметка об исполнении и направлении документа в дело.
Переписка подшивается со всеми приложениями и дополнительными материалами.
Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела.
В дело помещается только один экземпляр документа.
В деле должно быть подшито не более 250 листов. Толщина дела 30-40 мм.
В дело включаются документы только одного календарного года.
Проекты документов (черновики) формируются в отдельные дела (от подлинников).
Документы должны быть оформлены в соответствии с правилами (СТБ 6.38-2004).
39. Каковы основные признаки формирования дел?
Номинальный – в дело включают документы одного вида (названия) – акты (списания материалов), протоколы производственных совещаний.
Предметно-вопросный – в дело помещают документы одного содержания – документы об изменении цен (справки, ведомости, поручения).
Авторский – в дело включают документы одного автора – протоколы заседания, бухгалтерии, организации.
Хронологический – в деле формируют документы за определенный период – планы о работе цеха за 2007 год.
Корреспондентский – в деле объединяют переписку с одними или несколькими корреспондентами – переписка с предприятием “Радуга” о поставке продукции.
Географический – в деле формируют документы авторов связанных одной территорией – договоры о поставке продукции по Минской области.
Смешанный – включают в себя два или более названых признаков – переписка с филиалом г. Бобруйска о формировании цен.
40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?
Чтобы правильно группировать документы внутри дела следует придерживаться следующих принципов систематизации документов в деле:
Вопросно-логический – документы располагаются в логической последовательности решения вопросов (в начале помещается документ-запрос, а потом документ-ответ).
Хронологический – подшиваются документы за определенный период (год, квартал, месяц).
Нумерационный – используется, когда в дело подшивается однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, накладные, квитанции и т.д.).
Алфавитный – документы группируются по фамилиям авторов (например: в деле с лицевыми счетами работников).
Комбинационный – включает в себя два или более принципов.
41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.
Документы, отобранные в процессе экспертизы на постоянные или временное (свыше 10 лет) хранения, сдаются в архив организации. При этом дела в течении года после их завершения остаются на хранение в структурных подразделениях для использования в практической работе, после чего в течении года оформляются и готовятся для передаче в архив.
Оформления дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится теми же сотрудниками, которые ведут формирование дел, под контролем ведомственного архива. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
К полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом выполняются:
Подшивка или переплет дел.
Нумерация листов в деле.
Составление заверительной надписи дела (листа заверителя), об некоторых случаях и внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки дела и внесения уточнения в них (наименование организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет) включительно хранения подлежат частичному оформлению, т.е. допускается хранить их в скорошевателях, не проводить пересистематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительной надписи и внутренней описи не составлять. Документы в таких делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности.
Оформление дел – комплекс работ по технической обработке.