- •1. Охарактеризуйте периоды развития делопроизводства и секретарской службы до п/п 19 века.
- •1.1. Охарактеризуйте периоды развития дп и секретарские службы со в/п 19 века по наше время.
- •2. Каковы должностные обязанности секретаря?
- •3. Деловые качества секретаря.
- •4. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
- •5. Охарактеризуйте рабочее место секретаря.
- •7. Каковы основные правила приема посетителей.
- •12. Охарактеризуйте прием делегаций.
- •13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.
- •14. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонят секретарю.
- •15. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонит секретарь.
- •16. Как происходит подготовка командировки руководителя?
- •17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?
- •20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?
- •21(22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?
- •23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?
- •24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.
- •25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?
- •26. Охарактеризуйте документопотоки организации.
- •27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?
- •28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?
- •29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?
- •30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?
- •31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?
- •33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?
- •34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.
- •35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.
- •36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?
- •«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»
- •37. Каковы правила составления заголовков дел?
- •38. Каковы основные правила формирования дел?
- •39. Каковы основные признаки формирования дел?
- •40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?
- •41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.
- •42. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.
- •43. Как происходит нумерация листов дела?
- •46. Каковы особенности оформления обложки дела?
- •49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?
- •50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?
- •51. Как происходит описание документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения?
- •«»» Какие документы не подшиваются в личное дело работника?»»»
- •54. Охарактеризуйте порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему?
- •«»»Какие документы могут подшиваться в сформированное личное дело работника?»»»
- •55. Как происходит учет, ведение и хранение личных дел работников?
- •56. Что такое трудовая книжка? Каковы особенности ведения и хранения тк работника?
- •57. Как вносятся записи в трудовую книжку работника?
- •58. Каковы правила оформления титульного листа трудовой книжки?
2. Каковы должностные обязанности секретаря?
Общее положение
Секретарь-машинистка ведет работу с документами в пределах своей компетенции.
Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно руководителю; назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.
В своей работе секретарь-машинистка руководствуется нормативными документами в вышестоящих организаций, законодательными актами, инструкциями по работе с документами и должностной инструкцией.
Секретарь-машинистка должна знать:
Структуру организации.
ГОСТЫ и СТБ на унифицированные системы документации.
Правила эксплуатации средств оргтехники.
Порядок распоряжения материала при оформлении документов.
Правила орфографии и пунктуации.
Правила внутреннего распорядка в организации.
Правила и нормы охраны труда, безопасности труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.
Секретарь-машинистка:
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителем и организации (закупка канцелярских принадлежностей, организация рабочего времени и т.д.).
Получает сведения от работников для руководителя и передает работникам поручения руководителя.
Организовывает прием посетителей, телефонные переговоры, вызывает работников, занимается организацией проведения совещаний, планирует рабочий день, готовит командировку руководителя и т.д.
Принимает и передает телефонограмму, факсы, записывает телефонные переговоры в отсутствии руководителя в последствии докладывает ему.
Печатает документы и другие материалы по указанию руководителя.
Принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию, передает ее на рассмотрение руководителю, направляет исполнителями, следит за сроками исполнения документов взятых на контроль.
Формирует и оформляет дела.
Хранит дела и своевременно передает их в архив.
3. Деловые качества секретаря.
Профессиональное мастерство – это владение профессиональными знаниями, умениями, навыками, умение стенографировать, печатать слепым десятипальцевым методом, знание оформления документов и т.д.
Инициативность – секретарь должен самостоятельно принимать решения по различным вопросам в приделах своей компетентности не дожидаясь указаний руководителя.
Организованность – это умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей и мероприятий по времени.
Ответственность – секретарь должен быть готов нести ответственность по вопросам своей компетентности.
Пунктуальность – умение правильно спланировать мероприятия и выполнить их в срок; недопустимы опоздания секретаря на работу, на деловые встречи и т.д. Нужно проявлять пунктуальность к подготовке документов, докладов руководителю; секретарь ни чего не забудет и вовремя напомнит и организует.
Осведомленность – секретарь должен хорошо знать направления деятельности организации, знать последние достижения фирмы и её проблемы; хорошо знать структуру организации и должностных лиц.
Дипломатичность – умение хранить служебные тайны; умение тактично и вежливо уйти от разговора, который может нанести ущерб фирме.
Хорошая память – это не только способность хорошо запоминать информацию, но и использовать современные средства оргтехники для записи и сохранения информации (ежедневники, органайзеры, ПК, диктофон и т.д.).
Преданность работе – это любовь к избранной профессии, понимая её важности и постоянное совершенствование в знаниях, умениях, навыках.
Способность к самообразованию – анализ и использование в работе периодических изданий и нормативной литературы.