- •1. Охарактеризуйте периоды развития делопроизводства и секретарской службы до п/п 19 века.
- •1.1. Охарактеризуйте периоды развития дп и секретарские службы со в/п 19 века по наше время.
- •2. Каковы должностные обязанности секретаря?
- •3. Деловые качества секретаря.
- •4. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
- •5. Охарактеризуйте рабочее место секретаря.
- •7. Каковы основные правила приема посетителей.
- •12. Охарактеризуйте прием делегаций.
- •13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.
- •14. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонят секретарю.
- •15. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонит секретарь.
- •16. Как происходит подготовка командировки руководителя?
- •17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?
- •20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?
- •21(22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?
- •23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?
- •24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.
- •25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?
- •26. Охарактеризуйте документопотоки организации.
- •27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?
- •28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?
- •29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?
- •30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?
- •31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?
- •33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?
- •34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.
- •35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.
- •36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?
- •«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»
- •37. Каковы правила составления заголовков дел?
- •38. Каковы основные правила формирования дел?
- •39. Каковы основные признаки формирования дел?
- •40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?
- •41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.
- •42. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.
- •43. Как происходит нумерация листов дела?
- •46. Каковы особенности оформления обложки дела?
- •49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?
- •50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?
- •51. Как происходит описание документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения?
- •«»» Какие документы не подшиваются в личное дело работника?»»»
- •54. Охарактеризуйте порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему?
- •«»»Какие документы могут подшиваться в сформированное личное дело работника?»»»
- •55. Как происходит учет, ведение и хранение личных дел работников?
- •56. Что такое трудовая книжка? Каковы особенности ведения и хранения тк работника?
- •57. Как вносятся записи в трудовую книжку работника?
- •58. Каковы правила оформления титульного листа трудовой книжки?
17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?
Во время отсутствия руководителя секретарь занимается своими текущими делами; принимает посетителей, отвечает на тел. звонки; больше времени можно уделить формированию и оформлению дел. Все вопросы переадресуются зам. Руководителя. Он также рассматривает входящую корреспонденцию и подписывает документы.
Посетители, которые приходят на прием к руководителю перенаправляются к заместителю. Если есть предварительная запись на прием, секретарь обязан проинформировать людей об отменяющем приеме.
Не следует беспокоить руководителя, когда он в командировке. Если возникает экстренная ситуация секретарю нужно позвонить руководителю, объяснить вопрос, выслушать указания по решению вопроса.
По возвращению из командировки секретарь докладывает руководителю о звонках и посетителях. Вместе они готовят отчет о командировке, анализируют материалы; секретарь их обрабатывает и подшивает в дело.
18-19. Как происходит планирование рабочего времени?
Рабочий ритм задает руководитель. Т.к. секретарь является помощником руководителя, его план работы совпадает с планом работы руководителя. В пределах своей компетентности секретарь вносит изменения в рабочий план и постоянно следит ха исполнением намеченного мероприятия или вносит коррективы.
План работы на день составляется, начиная с заранее известных мероприятий, повторяющихся мероприятий; кроме того, должен быть определенный резерв времени (резервное время) для решения неожиданно возникших проблем и заданий.
Примерный дневной план работы:
-
Время
Что необходимо сделать
8.30-8.45
Разговор с руководителем о делах, запланированных на день
9.30-10.15
Принять и разобрать почту
10.15-10.45
Передать почту руководителю, выслушать и записать указания по обработке поступившей корреспонденции
10.45-11.15
Передать расписанную почту и указания руководителя сотруднику
16.00-16.05
Передать документы на подпись руководителю
17.00-17.20
Подготовить исходящую почту к отправке
Далее план работы дополняется другими мероприятиями в зависимости от ситуации.
Рабочий день разбивается на 3 части:
Начало рабочего дня
Середина рабочего дня
Конец рабочего дня
В начале рабочего дня обсуждаются намеченные мероприятия, секретарь отвечает на тел. звонки, принимает посетителей.
Середина рабочего дня – самонасыщения часть дня. В это время секретарь оформляет документы, готовит другие мероприятия, продолжает отвечать на тел. звонки, принимает посетителей.
В конце рабочего дня секретарь готовит исходящие документы к отправке и делает заготовки плана работы на следующий день.
План работы на день составляется для выполнения всей работы в рациональной последовательности и с наименьшими затратами.
20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?
Совещание – это форма управленческой деятельности в результате, которой группа лиц обсуждает вопросы, и принимают решения. Так же могут быть другие названия: собрания, конференции, заседания, пленумы.
В управленческой деятельности можно выделить два вида совещаний:
Оперативная (планерка)
Плановое совещание
При проведении небольшого оперативного совещания секретарь должен оповестить всех его участников о проведении. Выяснить и доложить руководителю об отсутствующих и причина их отсутствия. При необходимости секретарь готовит помещение (если невозможно провести совещание в кабинете руководителя); обеспечивая всем необходимым: канцелярскими принадлежностями, бумагой, стульями и т.д. во время работы совещания секретарь принимает все тел. звонки и посетителей.
Важно создать обстановку нормального хода совещания не допуская его срывов. Если возникает экстренная ситуация, которая требует немедленного решения руководителя, секретарь записывает информацию, заходит, в кабинет; не отвлекая внимания, дает записку руководителю и ожидает его указания. Во время совещания секретарь находится в приемной и не отлучается, т.к. в любой момент может понадобиться его помощь.
Совещание оперативного характера обычно проводится в кабинете руководителя, поэтому следует позаботиться в достаточном количестве стульев, обеспечении бумаги для записи и т.д.
К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5-2 недели. Вместе с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, докладчиков, назначают других ответственных лиц для проведения совещания.