29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?

• Составление проекта документа.

• Проверка правильности и оформление документа.

• Подписание документа руководителем.

• Регистрация документов.

• Исполнение документа. Контроль исполнения документа.

• Подшивка документов в дело.

30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?

Регистрация документов – это фиксация фактов создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров (индексов), проставления их и записи.

На всех без исключения документах в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп (реквизит 31 – “Отметка о поступлении”). Если корреспондент не вскрывает конверт, то штамп ставится на конверте. Нерегистрируемые документы (телеграммы, поздравительные письма, рекламные освещения) направляются по назначению, предварительно на них ставится регистрационный штамп без заполнения.

Цель регистрации является обеспечение сохранности документов, а также учета, поиска и контроля.

Основной принцип регистрации – однократность, т.е. регистрируется документ только один раз и в одном месте (в канцелярии, общем отделе либо секретарем). Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние – в день подписания.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?

При регистрации документу присваивается регистрационный индекс. Индекс входящего, внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, например, № 04-12/127.

Порядковая нумерация документов возрастает в пределах года отдельно по поступающей и отправляемой документации. Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с 01 января каждого года до 31 декабря этого же года включительно. Нумерация документов в течение нескольких лет не допустима.

Индексами распорядительных документов (приказов, решений и т.д.) и протоколов явл. Их порядковые номера (№ 1, 2…), присваемые самостоятельно в пределах каждого вида документов в течение одного года. Приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности и имеют буквенный индекс, например, № 25-к.

Номера обращения граждан также дополняются буквенным индексом – первой буквой фамилии автора, например, Б-4.

Форма регистрации может быть 3 видов:

• Журнальная

• Карточная

• Автоматизированная, электронная (на ПЭВМ)

Наиболее рациональной формой регистрации является автоматизированная система регистрации документов на компьютере.

Журнал регистрации входящих документов

Порядковый номер	Дата поступ- ления	Дата и № док-та	Коррес- пондент	Краткое содержа- ние	Резолю- ция	Отметка об пос- тупле- нии
1.
2.
3.
4.

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

Индекс документов	Дата документа	корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа (в дело, №)