27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?

Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления:

• Прием корреспонденции, проверка правильности доставки и целостности упаковки.

• Передача писем с пометкой “лично” по назначению.

• Вскрытие конвертов и проверка вложений, уничтожение конвертов.

• Предварительное рассмотрение, сортировка на регистрируемые и не регистрируемые. (с 1-4 первичная обработка).

• Простановка отметки о поступлении.

• Регистрация.

• Передача документов руководителю (доклад).

• Рассмотрение документов руководителем (резолюция).

• Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму (журнал или карточка).

• Передача документов исполнителю.

• Исполнение документов.

• Контроль исполнения документов.

• Подшивка исполненного документа в дело.

Правильность доставки проверяется до вскрытия конверта. Не правильно доставленная корреспонденция направляется по назначению. Если конверт поврежден и его невозможно, использовать, составляется акт один экземпляр, которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается у секретаря.

Не вскрываются конверты с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций (БРСМ, Профсоюз, ОСВОД).

Конверты не уничтожаются в след. случаях:

• Если дата почтового штемпеля необходима, как доказательство даты отправки или получения документа.

• Если на документе нет даты.

• Если дата документа существенно отличается от даты его получения.

• Если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В этих случаях конверт присоединяется к документу и впоследствии вместе с ним подшивается в дело.

На всех документах ставится регистрационный штамп с датой поступления. Если конверт не вскрывается, этот штамп ставится на конверте.

Не регистрируемые документы отдаются исполнителям в этот же день.

Примерный перечень документов, который не регистрирует секретарь:

• Письма, присланные для сведения.

• Телеграммы, сообщения о командировках, о заседаниях, совещаниях.

• Рекламные письма, программы совещаний.

• Поздравительные письма, пригласительные билеты.

• Печатные издания (брошюры, журналы и т.д.).

• Бухгалтерские документы.

Эти материалы подлежат учету других структурных подразделений.

После регистрации документы передаются руководителю в день их поступления. В этот же день руководитель просматривает документы, и свое решение оформляет в виде резолюции.

28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах.

Руководитель подписывает документ, секретарь его регистрирует. Исходящая корреспонденция отправляется в течении дня, при этом второй экземпляр подшивается в дело.

Схема работы с исходящими документами:

• Составление проекта документа.

• Согласование проекта документа.

• Оформление исходящего документа.

• Подписание руководителем.

• Регистрация.

• Конвертирование. Проверка правильности адреса па письме и на конверте.

• Подшивка второго экземпляра в дело.

Штамп организации

ОАО “Салют”

ул. Притыцкого, д. 64

220004, г. Минск