- •1. Охарактеризуйте периоды развития делопроизводства и секретарской службы до п/п 19 века.
- •1.1. Охарактеризуйте периоды развития дп и секретарские службы со в/п 19 века по наше время.
- •2. Каковы должностные обязанности секретаря?
- •3. Деловые качества секретаря.
- •4. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
- •5. Охарактеризуйте рабочее место секретаря.
- •7. Каковы основные правила приема посетителей.
- •12. Охарактеризуйте прием делегаций.
- •13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.
- •14. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонят секретарю.
- •15. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонит секретарь.
- •16. Как происходит подготовка командировки руководителя?
- •17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?
- •20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?
- •21(22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?
- •23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?
- •24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.
- •25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?
- •26. Охарактеризуйте документопотоки организации.
- •27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?
- •28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?
- •29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?
- •30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?
- •31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?
- •33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?
- •34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.
- •35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.
- •36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?
- •«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»
- •37. Каковы правила составления заголовков дел?
- •38. Каковы основные правила формирования дел?
- •39. Каковы основные признаки формирования дел?
- •40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?
- •41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.
- •42. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.
- •43. Как происходит нумерация листов дела?
- •46. Каковы особенности оформления обложки дела?
- •49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?
- •50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?
- •51. Как происходит описание документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения?
- •«»» Какие документы не подшиваются в личное дело работника?»»»
- •54. Охарактеризуйте порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему?
- •«»»Какие документы могут подшиваться в сформированное личное дело работника?»»»
- •55. Как происходит учет, ведение и хранение личных дел работников?
- •56. Что такое трудовая книжка? Каковы особенности ведения и хранения тк работника?
- •57. Как вносятся записи в трудовую книжку работника?
- •58. Каковы правила оформления титульного листа трудовой книжки?
42. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать на 4 прокола (переплетать). В дела с твердой обложкой с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (скрепки, булавки, скалки) должны быть удалены из дел. Листы нумеруются черным графитным карандашом или нумератором (в правом верхнем углу). Каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерациях, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за ДП, с указанием должности, а также дата. Формат листа заверителя – А4.
43. Как происходит нумерация листов дела?
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, необходимость учета которых обусловлено спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов и т.д.), составляется внутренняя опись документов, находящиеся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем. Ее листы нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается заверительной надписью после общего количества листов дела (со знаком +). Например: в настоящем деле 150 листов + 20 листов внутренней описи. Формат внутренней описи – А4.
--------------44. Что такое лист-заверитель дела? Каковы особенности его составления и оформления.-------------
---------45. Что такое внутренняя опись документов дела? Каковы особенности ее составления и оформления.-
46. Каковы особенности оформления обложки дела?
Обязательными реквизитами обложки явл.: наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела, заголовок дела, начала и окончание дела, количество листов, номера фонда, описи и дела по описи. В начале года реквизиты обложки оформляются на основании НД, а в конце года эти надписи уточняются, и обложка дела заполняется полностью. Надписи на обложках делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.
Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
Наименование структурного подразделения
Дело №___, Том ___
Заголовок дела
Начало___________
Окончено__________
На _________ листах
Хранить _______ лет
Ф____
Оп___
Д____
47-48. Что такое экспертиза ценности документов? Каковы ее задачи и назначение?
ЭЦД – это определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения.
Для проведения ЭЦД в организациях создаются постоянные действующие экспертные комиссии (ЭК).
ЭК создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 3-5 человек.
Члены ЭК обязательно это заведующий архивом организации, руководитель службы ДОУ (секретарь) и главный бухгалтер. Председатель комиссии – заместитель руководителя.
ЭЦД проводится в 2 этапа: в делопроизводстве и в архиве организации.