3. Результаты совершенствования команды

3.1. Улучшение исполнения. Прямым результатом совершенствования команды является улучшенное исполнение проекта. Улучшения могут произойти по многим причинам и повлиять на многие направления деятельности, например:

Улучшение индивидуальных навыков может позволить индивидууму выполнять свою предписанную работу более эффективно.

Улучшение в поведении команды (например, умение справляться с конфликтами) может позволить членам команды проекта отвести гораздо больший процент своих усилий на занятия технической деятельностью.

Улучшение как индивидуальных навыков, так и командных возможностей может способствовать поиску и разработке лучших путей выполнения работ проекта.

3.2. Оценки выполнения деятельности. Персонал проекта в общем должен обеспечивать входные данные

Билет № 7.28 Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: понятие К., его виды и способы определения цен.

К. - письменн. договор или соглашение со взаимными обязательствами договаривающихся сторон. Работа с К.- составная часть РМ, включает:

1. выбор потенциал. партнеров для реализации пр-та.

2. подготовка К.-тной документации.

3. провед-е переговоров и подпис-е К.

4. внесение изменений в контрактную док-цию.

5. контроль за ходом исполнения К.

6. претензионная работа - рассмотрение исков, судебное разреш-е споров.

7. завершение работ по контракту и его закрытие.

Типовой К. содержит:

1. предмет договора - определяется в составе тендерной док-ции., срок строительства определяется на основе исходных условий и может быть уточнен по итогам торгов., сроки приемки очередей определяются сторонами.

2. стоимость работ - определяется в пределах исходных условий из тендерной док-ции., различают К. с твердой (паушальной) ценой и К. с возмещением издержек. Изменение стоимости - по договоренности сторон. Объемы работ и фин. средства определяются с разбивкой по календарн. периодам в соответств. с планом.

3. порядок расчетов – определяется в договоре, как правило, заказчик выдел. подрядчику в установл. порядке аванс и обеспечивает своеврем. и непрерыв. финансир-е работ. Размер, сроки перечисл-я, порядок погаш-я, условия промежуточных расчетов за выполн-е работ в пределах 95% их стоимости устанавл. при заключ. К. Окончательный расчет – в месячный срок после принятия объекта. Если допущены задержки с авансом, оплатой выполненных работ…- подрядчику возмещают убытки.

4. взаимные обязательства сторон.

5. ответственность сторон.

6. прочие условия.

7. реквизиты сторон.

Классификация К. по 2-м признакам:

А. По способу установления цены.,

Б. По характеру взаимоотнош. участников пр-та и раздел-ю ответственн. м/у ними.

А. 1. К1 – с твердой ценой – контрактор обязуется осущ. поставку материалов, провед-е работ и оказ. услуг за опред. цену, не возмещаемую в случае измен-я затрат.

Применяется: 1. в случае, когда пр-т тщательно проработан.,

2. работы по пр-ту выполн. в четкой последовательности.

3. подрядчик может осущ. жесткий контроль работ.

4. наличие ресурсов у подрядчика, чтобы нести соотв. риск.

2. К. с возмещением издержек

К2 – с фиксиров. ценой единицы прод-ции. Применяется, когда:

1. не достаточно детальная разработка пр-та для определ-я его цены.

2. в крупном пр-те, когда заказчик хочет осуществ. контроль за работами.

3. заказчик хочет более жестко контролир. выбор поставщиков и суб-подрядч.

4. не желание подрядчика принимать риск из-за особенностей пр-та.

К3 – с ценой = фактич. затраты + фиксированный %. Заказчик обеспечивает возмещение контрактору (К-тор) понесенных при выполнении К. затрат. К-тор получае оговоренный процент от факт. затрат в кач-ве прибыли. Строительство объекта может быть начато без подготовленной в полн. объеме ПСД. В ПСД вносятся изменения по ходу строительства. Этот тип К.: а.)не гарантирует достижение заранее назнач. стоимости пр-та., б.) характеризуется высокой степенью риска для заказчика. Особое внимание менеджер уделяет контролю за затратами труда и материалов, чтобы у К-тора не было возможности намеренно увелич. затраты. Заказчик обязуется возместить в виде оплаты доп. расходы.

К4 - с ценой = фактич. затраты + фиксированная доплата. – предусматривает возмещение К-тору возмещения затрат при выполнении К. и получение дополнительной фиксированной суммы в качестве прибыли. Прибыль - % от сметных затрат. Характеризуется: а.) высокая степень риска для руковод-ля пр-та., б.) К-тор имеет минимальный риск. Как в К3 – менеджер контролир. средства.

К5 - с ценой = фактич. затраты + переменный %. – фиксация начального % вознаграждения в К. Этот начальный % определяется: сметная стоимость * % вознаграждения. Окончат. % вознаграждения вычисл. на основе начального с учетом возможных штрафных санкций или премий. Этот расчет производится на базе сооставл. фактич. и сметной стоимости пр-та, могут быть варианты:

1.факт. и сметная стоимость в рамках заданного интервала – вознагражд. не меняется

2.факт. стоимость превышает заданный интервал – вознаграждение уменьшается в соответствии с заранее заданным штрафным коэффициентом.

К6 – с определением цены по окончательным фактическим затратам – предусматривает оплату заказчиком понесенных при выполн. работ затрат, оплату услуг подрядчика опред. предварительно, оплата поощрительной премии. Подрядчик гарантирует заказчику, что согласование с ним max. стоимость пр-та не будет превышена. Если окончательн. факт. затраты окажутся меньше этой величины, то разница этих стоимостей разделяется м/у заказчиком и подрядчиком в оговоренной пропорции, которая ограничивает степень риска в работе каждой стороны.

К7 – с гарантированными max. выплатами. – основывается на предельной цене, плановых затратах, плановой прибыли, пл. цене, на % соотношении на каждый рубль, который сможет сэкономить подрядчик. Если же подрядчик превосх. заранее обусловленную стоимость, то полностью перекрывает издержки. Подрядчик не получает компенсации за изменения, вносимые заказчиком, если они в сумме превышают определенный % от сметной стоимости. Должны быть четко разгранич. зоны контроля и ответственности м/у заказчиком и подрядчиком. Для подрядчика высок риск, поэтому не стремится заключать.

Б. Классифик. по характеру взаимоотношений участников пр-та и раздел. ответств.

1. Традиционные – это соглашения м/у заказчиком и генеральным подрядчиком о строительстве объекта по законченному проекту. Устанавливается твердая цена.

2. Проектно-строительные – ответственность подрядчика за проектирование и строительство. Заключаются по принципу возмещения издержек., выполняются, как правило, известными фирмами, комплексный К. Стоимость определяется как фактич. издержки + фиксированная доплата. Вознаграждение оговаривается заранее в К.

3. Работа “под ключ” – полня ответственность ген. подрядчика за ввод объекта в эксплуатацию. Фиксированный срок строительства при заданном качестве. Заключается по принципу - Фактические затраты + % от прибыли. Может содержать дополн. кребования. Координация деятельности -силами строительной фирмы и пр. менеджера.

4. Управленческо – строительный К. – применяют заказчики, кот. стремятся заручиться помощью и поддержкой квалифицированного лица или фирмы по выполнению услуг управления.

Тип К.	Вознаграждение	Цена контракта
К1	М = (R+R1)*E	B = (1+R+Ri)*E
К2	M = (R+R2)*E	B = (1+R+R2)*E
К3	M = (R*A) = R*E	B = (1+R)*E
К4	M = R*E	B = (1+R)*E
К5	M = R (2E – A) = R*E	B = (1+R)*E
К6	M = R*E + N(E-A) = R*E	B = (1+R)*E
К7	M = (R + R3)*E	B = (1+R+R3)*E

Е – оценка К-тором стоимости работ на момент получения К.

М – вознаграждение исполнителя, предусмотренное в К.

В – планируемая цена работ на момент подписания К.

А – фактич. стоимость расходов исполнителя по выполн. предусмотр работ.

V – недооценка (пере-) стоимости работ при планировании.

С – дополнительные расходы по работам по просьбе заказчика.

N – согласованная пропорция разделения м/у исполнителем и заказчиком полученной экономии при К6.

Р – фактич. выплаты заказчика исполнителю.

F – полная прибыль исполнителя.

R – базисный % вознаграждения сверх планируемого при К. с фиксиров. доплатой.

R1 - % премиального вознаграждения для К. определенного типа R1 – K1, R2 – K2..

Билет № 7.30 Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: договоры поставки и подряда, их содержание и правовое регулирование.

Договор (Д) - соглашение сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Д - основн. форма организации и регулир-я отношений при осуществ. закупок или поставок. Д - 1. Закрепляет обязательства и права сторон., 2. Определяет порядок их исполнения., 3. Предусматривает способы защиты сторон.

Д поставки (ДПост) - это Д, по которому поставщик обязуется в установл. срок передать в собственность покупателю товар, предназначенный для предпринимат. деятельности или иных целей, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принимать и оплачивать товар.

Д подряда (ДПод) - одна сторона по заданию другой обязуется выполнить за плату определенную работу, результат переходит в собственность заказчика. - бывают: Дпод на кап. строительство., на проведение пр-тных и изыскательских работ., на выполнение НИиОКР.

Закупки бывают - прямые., посреднические., биржевые. Гос. регулир-е закупок осущ. ч/з налоги, таможенные сборы, антимонопольные мероприятия.

Для обеспеч-я пр-та мат-техн. ресурсами и услугами надо решить следующее:

1. Подготовить спецификации и технические условия, которые характеризуют кол-во и кач-во необходимого оборудования, машин, работ и т.д.

2. Спланировать и организовать процесс закупок.

3. Изучить источники закупок ресурсов, переговоры с возможными поставщиками.

4. Предварительный сбор участников торгов.

5. Подготовка документов для торгов.

6. Провед-е торгов и принятие решения о присуждении К-та выигравшим заявителям.

7. Размещение заказов, включая переговоры о поставке.

8. Контроль поставок, приняите мер в случае отклонения.

9. Разрешение конфликтов. 10. Взаиморасчеты.

11. Найм специалистов, консультанта. 12. Планир-е поставок.

13. Организация бухучета. 14. Доставка, приемка, хранение товара.

15. Учет и контроль доставки.

Задачи 12,13,14,15 - поставки (logistics), остальные - закупки.

Для эффективного менеджмента необходимо:

При планировании и организации:

- руководствоваться данными ПСД.,

- разрабатывать графики в полной увязке с общим планом пр-та.

- план должен охватывать пр-т в целом.

- выбор места закупок на основе на основе расчета стоимости вариантов.

- при планировании определение структур и лиц, ответственных за каждую позицию.

При выборе поставщиков:

-выбор на основе “квалификационных анкет”, освещающих возможности поставщика

- на основе “квалификационных анкет” разрабатывается список претендентов.

- этот список согласовывается с заказчиком и руководителем пр-та.

- окончательный выбор - в результате торгов.

При размещении заказов:

- стандартизация закупок (сокращ-е номенклатуры в соответствии с пр-тной организацией)

- на основе стандартизации оформляются общие заказы.

- заявки оцениваются, проводятся торги и идет заключение К.

- заключение К - только в результате дополнительной встречи и согласования с победителем торгов по вопросам: требования перевозки., требования хранения., порядок платежей и премирования.

При контроле поставок:

- контроль на основе графиков или др. методических приемов.

- контроль по каждому из видов поставок.

- контроль на основании общего плана пр-та.

- изменения, происходящие на основе анализа контрольных данных вносятся в общий график пр-та.

- контрольные мероприятия основываются на стандарт. формах отчетности.

Билет № 7.31 Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: организация и проведение торгов.

Подрядные торги (ПТ) - форма размещения заказов на поставки.

Т - способ закупки товаров, размещения заказов, выдачи подрядов.

В строит-ве ПТ проводят для выбора на конкурсной основе орг-ций, которые будут выполнять для заказчика строительные работы, поставки, монтаж, пуско-наладку оборудования в установленных объемах и сроках и качестве.

Открытые Т - объявление о них публикуется в периодике за 2-6 мес. до предоставления оферт. Объявление содержит:

- наименование заказчика и организатора торгов.

- вид и предмет Т.

- краткая характеристика места строительства.

- ориентировочный объем и срок выполнения работ.

- условия исполнения контракта (К). - ограничения

- адрес, сроки, условия получения тендерной документации.

- срок представления оферт.

Размещение заказов на стандартное оборудование и небольшие по объему работы.

Закрытые Т - сообщение о предварительной квалификации в приглашениях, которые направляются по решению организатора торгов или тендерного комитета в адрес потенциальных претендентов (обычно известные подрядчики). Размещение заказов на уникальное, сложное и специальное оборудование, выполнение сложн. пр-тов.

Т проводятся в соответствии с “Положение о подрядных торгах в РФ”.

ПТ проводятся:

1. на реализацию пр-тов разной величины и сложности.

2. на выполнение отдельн. этапов пр-тов (пр-тных, конструкторских и др. работ).

3. по выполнению работы по управлению пр-том, консалтинг, надзор и т.д.

Основные участники Т:

1. Заказчик. 2. Организатор торгов. 3. Тендерный комитет.

4. Претенденты. 5. Оференты. (6) (инжен-констр. и финансов. организации)

Этапы ПТ:

1. Подготовительный. 2. Представление предложений участникам торгов.

3. Оценка оферт и выбор победителя торгов. 3. Подписание К.

1. Подготовительный - а. Решение заказчика на проведение Т. с учетом специфики объекта и готовности ПСД., б. Создание орг. структуры участников., в. Разработка тендерной документации., г. Рассылка ее потенциальным претендентам.

Приняв решение о проведении Т, заказчик назначает: организатора торгов или заключает К с фирмой, которой поручает выполнение обязанностей организатора.

Фин. взаимоотношения м/у заказчиком и организатором регулируются соответствующим разделом К. при этом организатор Т оплачивает расходы, связанные с деятельностью тендерного комитета, несет ответственность за расходы.

Тендерный комитет - его состав утверждается руководителем организации заказчика., согласовывается с представителем гос. органа., возглавляет председатель.

2. Представление предложений. Получившие тендерную док-цию разрабатывают оферты в соответствии с инструкцией оферента. Начало открытия Т - дата публикации в СМИ или рассылки предложений участникам закрытых торгов. Тендерный комитет определяет дату закрытия торгов и срок рассмотрения оферт.

2-ва способа представления предложений для участия в Т:

1. Оферент заполняет проформу тендера - формуляр, который подписывается оферентом, когда он согласен взять на себя все обязательства по выполн. работы, затем представляет проформу тендера организаторам Т для участия в Т.

2. Оферент составляет тендер в полном соответств. с условиями тендерной док-ции, затем подписывается оферта и тендер представляется организаторам Т. Оферта принимается секретариатом тендерного комитета и выдается расписка. Оферты принимаются в 2-х конвертах - во внешнем: заявка на участие в торгах, копия платежки - внесение первого задатка (в мире 2% от предмета Т, в России 1% от цены)., во внутреннем: предложение оферента, банковская гарантия.

Задаток - форма обеспечения исполнения принятых претендентом обязательств - участвовать в Т на условиях организатора, нести связанные с этим риски. Задаток отчуждается, если: претендент не сохранил силу и неизменность предложения., отказ заключения официального соглашения после принятия предложения заказчиком.

3. Оценка оферт и выбор победителя торгов. В установленное время, по истечении срока подачи оферт, на заседании тендер. комитета вскрываются внутр. конверты. При помощи экспертов тендер. комитет удостоверяется в полноте и соответствии требованиям тенд. док-ции документов, представленных во внутренних конвертах.

1. В случае полного соответствия оферта принимается к рассмотрению, претендент получает статус оферента.

2. Если не соответствует, и исправление недостатков меняет предложение, то данная оферта не рассматривается

3. Если недостатки не меняют предложение - требование привести в соответствие документы в установленный срок.

4. Если имеющиеся оферты не соответствуют требованиям - то торги состоялись, но имеют отрицательный результат.

5. Если до окончания срока не поступило ни одной оферты, или они не имеют банк. гарантий - торги не состоялись, организатор и тен. ком. не несут ответственности.

Все решения тен. комитета фиксируются в протоколе. При оценке предложений тен. комитет может пользоваться любыми критериями и методиками. Победитель определяется простым большинством от кворума тен. комитета. При принятии решения тен. комитет в недельный срок извещае участников о результатах и в 5 банковских дней возвращает задаток. При рассмотрении протокола тен.комитета заказчик может: не утвердить результаты торгов (проведение повторных)., утверждение победителя и подписание “протокола о намерениях”., утверждение победителя и подписание К. на предмет торгов.

4. Подписание К. С победителем торгов К. заключается после внесения 2-го задатка на р/с заказчика., в противном случае организатор торгов может не присудить заказ. С момента объявления торгов заказчик не имеет права вести переговоры по предмету торгов с его участниками или другими лицами до момента заключ-я К., но если победитель выдвигает условия, противоречащие тен. док-ции, то возможны переговоры с претендентом, занявшим 2-е место. Время подготовки К. не более 30 дней, должны быть учтены все условия, содержащиеся в тен. док-ции. При подписании К. данные, принципиально не меняющие содержание тен. док-ции могут быть внесены по согласию сторон. К заключается на период реализации пр-та на основании исходных условий.

Билет № 7.32 Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: приложение к контракту, контроль исполнения приложения, закрытие контракта.

Основные этапы закрытия кон тракта:

• Проверка финансовой отчетности; • Паспортизация;

• Выявление невыполненных обязательств; • Завершение невыполненных обязательств;

• Гарантийное обслуживание и окончательные расчеты. Проверка финансовой отчетности относится к отчетности за­казчика и подрядчика.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает: Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

• Проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;

• Согласование полученных платежей с представленным

• Согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

• Проверку наличия документации по изменениям;

• Контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает

• Проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

• Соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

• Поиск просроченных платежей поставщику;

• Подтверждение соответствующих удержаний.

Результаты такой проверки позволяют получить данные для под-готовки окончательных финансовых отчетов по проекту.

Паспортизация - один из важных элементов организации закрытия контракта. Для ее проведения необходимо представить соответствующую документацию. Например, документацию, характеризующую технические условия используемого сырья и материалов. Это могут быть сертификаты, так как ими аттестуется продукция. Вся документация передается заказчику для регистрации. При правильном управлении проектом вопросы паспортизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.

Невыполненные обязательства должны быть завершены пол­ностью на этапе закрытия контракта. Руководитель проекта должен стараться решить все спорные вопросы путем переговоров. Может быть принято решение о том, что некоторые элементы проекта не будут выполнены при закрытии контракта. Окончательное решение о выполнении невыполненных обязательств остается за заказчи­ком. Объемы работ, определенные в начале проекта, могут оказаться ненужными в связи с изменениями контракта. Какие-то работы уже завершены, но остались невыполненными из-за мелких недоделок. Выявление невыполненных обязательств должно осуществляться постоянно в течение всего времени выполнения контракта, и они должны устраняться своевременно, а не на этапе закрытия контракта, чтобы избежать излишних затрат и нерационального использования ресурсов.

В результате проверки устанавливаются:

• Объемы работ, не требующих дополнительных усилий и гото­вых к закрытию;

• Объемы работ, требующих завершения для выполнения дого­ворных обязательств.

В то же время руководитель проекта запрашивает у заказчика перечень расхождений и недостатков, которые, по его мнению, должны быть устранены до приемки работ. Этот перечень проверяется с точки зрения соответствия договорным обязательствам. На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. Однако эти усилия могут быть слишком дорогостоящими и длительными. В этом случае руководитель проекта должен урегулировать проблемы с заказчиком путем уступок с его стороны в отношении некоторых требований или путем уплаты штрафа. В контрактах предусматриваются штрафы за невыполнение определенных обязательств, Если работа своевременно не выполнена, то в этом случае рассматривается вопрос об изменении контракта. Ведение переговоров с целью изменения условий контракта производится до его закрытия и окончательных платежей. Все изменения в контракте утверждаются заказчиком. До его утверждения никакие дополнительные работы не выполняются. Информацию о выполнении всех работ контрактам руководитель проекта передает комиссии, принимающий объект.

Закрытие контракта должно сопровождаться завершением расчетов по нему — то есть, выпиской счета для осуществления окончательного платежа.

Оплата подрядных работ при сдаче объекта в эксплуатацию за­висит от качества выполнения СМР. Перед началом строительства подрядчик может вносить "гаран­тийный резерв" на подтверждение качества. Если в процессе сдачи объекта в эксплуатацию обнаружены дефекты, оплата выполненных подрядных работ производится за вычетом "гарантийного резерва". Этот резерв возвращается подрядчику при отсутствии строитель­ных дефектов. Несмотря на наличие "гарантийного ре­зерва" затраты, связанные с исправлением дефектов, могут быть весьма существенными. В ряде стран эти затраты достигают 1-1.5% от годового объема инвестиций. Как показывает анализ некачественного выполнения строитель­ных работ, чаще всего это происходит из-за ошибок в действиях руководителей, отвечающих за качество работ), реже — это результат ошибок в проектах, а также некачественных материалов и конструкций. Кроме того, в случае выявления дефектов и недоделок при экс­плуатации в течение обусловленного контрактом гарантийного сро­ка, заказчик может производить вычеты с подрядчика на их устранение или подрядчик устраняет дефекты за свой счет. Как правило, в контрактах предусматриваются штрафные сан­кции за нарушение сроков строительства. Если объект не закончен к установленному времени, заказчик предъявляет подрядчику требование об уплате неустойки. Специально оговоренные условия позволяют заказчику предъявить подрядчику счет на ликвидацию ущерба за каждый день просрочки строительства. Сумма ущерба заранее указывается в условиях контракта. В контракте также устанавливается и размер премий за досрочный ввод объекта в эксплуатацию. При завершении проекта осуществляется подготовка итогов отчета, в котором описаны все проблемы строительства, пуск наладки и организации эксплуатации. Этот отчет отражает опыт реализации проекта и используется для последующих проектов

Билет № 7.33 Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: гарантийные обязательства по контракту.

Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслужи­вание. Этой группе передается: • техническая информация; • оборудование;

• инструменты; • средства обучения; • руководство по эксплуатации;

• чертежи; • результаты испытаний; • различные материалы фирм-поставщиков. При этом руководитель проекта может оставаться главным ли­цом и на этом этапе. Условия гарантийного обслуживания оговариваются в контракте.

Приемка законченного строительством объекта оформляется актом установленной формы. К акту прилагаются документы по ниже-приведенному перечню.

1. Документация, предоставляемая исполнителем:

- Перечень организаций, участвующих в производстве СМР с указанием видов выполненных ими работ, фамилий инженерно-технических работников, непосредственно ответственных за их выполнение, и данных о наличии соответствующих лицензий;

- Комплект рабочих чертежей на строительство предъявляемого к приемке объекта с надписями о соответствии выполненных в натуре работ этим чертежам или внесенными в них изменениям, сделанными лицами, от­ветственными за производство строительно-монтажных работ. Указанный комплект рабочих чертежей является исполнительной документацией;

- Сертификаты, технические паспорта или другие документы, удостоверяющие качество материалов, конструкций и изделий, применяемых при производстве СМР;

- Акты об освидетельствовании скрытых работ и акты промежуточной приемки отдельных ответственных конструкций и узлов (опоры пролетных строений мостов, арок, сводов, подпорных стен, несущих металлических выборных железобетонных конструкций и т.д.); - Акты об индивидуальных испытаниях смонтированного оборудования;

- Акты об испытаниях технологических трубопроводов, внутренних систем холодного и горячего водоснабжения, канализации, газоснабжения, отопления и вентиляции, наружных сетей и сооружений водоснабжения, канализации, теплоснабжения, газоснабжения и дренажных устройств, об испытаниях сварных соединений;

- Акты о выполнении уплотнения (герметизации) вводов и выпусков инженерных коммуникаций в местах прохода их через подземную часть наружных стен зданий в соответствии с рабочим проектом;

- Акты об испытаниях внутренних и наружных электроустановок и электросетей;

- Акты об испытаниях устройств телефонизации, радиофикации, телевидения, сигнализации и автоматизации;

- Акты об испытаниях устройств, обеспечивающих взрыво - пожаробезопасность и молниезащиту;

- Акты об испытаниях прочности сцепления в кладке несущих стен камен­ных зданий, расположенных в сейсмических районах;

- Журналы производства работ и авторского надзора проектных органи­заций, материалы обследований и проверок в процессе строительства органами государственного и другого надзора.

2. Документация, которая должна быть в наличии у заказчика при приемке объекта:

• Утвержденный проект;

• Документы об отводе земельных участков, а по объектам жилищно-гражданского назначения также разрешения на производство СМР;

• Документы на специальное водопользование;

• Документы на геодезическую разбивочную основу для строительства, а также на геодезические работы в процессе строительства, выполненные заказчиком;

• Документы о геологии и гидрологии строительной площадки, о результатах испытаний грунта и анализах грунтовых вод, данные о результатах микросейсморайонировании и экологических изысканиях;

• Паспорта на установленное оборудование;

• Справки городских и других эксплуатационных организаций о том, что внешние наружные коммуникации холодного и горячего водоснабжения, канализации, теплоснабжения, газоснабжения, энергоснабжения и свя­зи обеспечат нормальную эксплуатацию объекта и приняты ими на об­служивание;

• Документы о разрешении на эксплуатацию объектов и оборудования, подконтрольных соответствующим органам государственного надзора Российской Федерации и в случаях, когда выдача таких разрешений предусмотрена положениями об этих органах;

• Заключения органов государственного надзора о соответствии завершенного строительством объекта законодательству, действующим стандартам, нормам и правилам.

Билет № 7.34 Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: состав тендерной документации (ТД).

ТД - комплект документов, которые содержат исходную информацию о технологических, коммерческих, организационных и др. характеристиках предмета торгов и условия процедуры торгов.

Основные разделы ТД:

1. Приглашение для участия в торгах

2. Общие сведения об объеме и предмете торгов

3. Техническая часть (ПСД) и коммерческая часть

4. Инструкции оферентам

5. Форма заявки претендента на участие

6. Условия и порядок проведения торгов

7. Проект контракта.

По усмотрению тендерного комитета состав информации, содержащейся в тендерной документации, может быть сокращен или дополнен. Тендерный комитет распространяет тендерную документацию среди всех участников, желающих принять участие в торгах или организаций, отобранных в результате предварительной квалификации. Тендерная документация распространяется за определенную комитетом плату. Валюту платежа за тендерную документацию устанавливает тендерный комитет.

Билет № 7.35 Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: проведение переговоров (цели, этапы, стратегия, тактика).

Цель – согласование позиций и приход к взаимовыгодному решению.

Процесс ведения переговоров может быть разбит на несколько этапов.

Взаимное уточнение позиций участников — изложение сторона­ми своих позиций и дача разъяснений - снятие информационной не­определенности за счет уяснения позиций.

Четко определяется проблема, которую необходи­мо решить в ходе переговоров, устанавливается разница в позици­ях сторон.

Этап обсуждения (аргументации). – аргументированное убеждение партнера в том, что категорически неприемле­мо в его позиции и не может стать частью соглашения. - определение рамок возмож­ной договоренности.

Согласование позиций и выработка договоренности. Предлага­ется две фазы;

а) общая фаза (определение рамок соглашения); б) детализация (редактирование текста).

В реальных условиях достаточно сложно определить процент со­впадения интересов. Кроме того, в процессе переговоров стороны редко воспринимают абсолютно точно объективную ситуацию. Из соотношения интересов и их восприятия следуют и соответствую­щие действия участников переговоров — способы подачи позиции:

1) открытая позиция; 2) закрытая позиция;

3) подчеркивание общности в позициях; 4) подчеркивание различий в позициях.

Тактика ведения переговоров: Тактические приемы:

1) "Уход" (широко применяется на всех эта­пах). Он связан со способом закрытия позиции.

В том случае, когда затрагиваются вопросы, не­желательные для обсуждения. На этапе уточнения позиций "уход" используется для того, чтобы не давать партнеру точную и опреде­ленную информацию. При согласовании позиций он нужен, напри­мер, для отклонения нежелательных предложений. "Уход" может быть прямым или косвенным. В первом случае пря­мо предлагается отложить данный вопрос, перенести на другое за­седание. При косвенном "уходе" ответ на поставленный вопрос да­ется, но крайне неопределенно.

2)"Выжидание" связано со способом "закрытая позиция". Цель- выслушать сначала мнение или предложение партнера с тем, чтобы в дальнейшем, в зависимос­ти от полученной информации, сформулировать собственную точку зрения.

3) Дача заведомо ложной информации. Может привести к падению репутации.

4) "Выражение согласия"; связан с подчеркиванием общности.

5) "Выражение несогласия"; связан с подчеркиванием различий.

6) "Салями". - медленное, постепенное приоткрывание собст­венной позиции, т.е. как можно больше получить информации от партнера и меньше дать своей информации.

7) Прием "пакетирования". Несколько предложений или вопро­сов увязываются и предлагаются к рассмотрению в виде пакета.

8) "Выдвижение требований в последнюю минуту". Сначала пере­говоры идут в обычном русле, а под конец, перед подписанием со­глашений, одна из сторон выдвигает новые требования.

9) "Постоянное повышение сложности". - начинать переговоры с наиболее легких вопросов. Их решение оказывает положительное воздействие на участников.

10) "Блоковая тактика", то есть согласование своих действий с партнерами, выступающими единым блоком. Может применяться в случае, если в переговорах участвуют несколько сторон.

Стратегия на этапах: I. Этап уточнения позиций:

• "Завышение требований" — включить в свою позицию пункты, которые потом можно безболезненно снять, сделав вид, что это является уступкой и потребовать взамен аналогичных ша­гов партнера;

• "Расстановка ложных акцентов в собственной позиции" — продемонстрировать крайнюю заинтересованность решении какого-либо вопроса, хотя на самом деле этот вопрос явля­ется второстепенным. Иногда это делается для торга: во­прос в дальнейшем снимается, чтобы получить необходи­мые решения по другому, более важному вопросу. Иногда этот прием используется для воздействия на общественное мнение;

• "Отмалчивание" — создание неопределенности на первом эта­пе переговоров. Этот прием парализует активность противо­положной стороны;

• "Прямое открытие позиций" — в переговорах с постоянными проверенными партнерами;

• "Указание на возможные действия в определенном направле­нии" — в этом случае информация о собственной позиции да­ется косвенным образом;

• "Уточнение позиции партнеров" — получение дополнительной информации.

II. Этап обсуждения позиций:

• "Указание на слабые стороны позиции противоположной сто­роны". Варианты: а) указание с привлечением фактического материала; б) указание на внутреннюю противоречивость вы­сказываний; в) указание на пропуски (не упоминание чего-либо противоположной стороной);

• "Использование отрицательной оценки действий, позиций и т.д. другой стороны без ее аргументации";

• "Метод упреждающей аргументации" — состоит в том, чтобы задать вопрос, ответ на который обнаружит несостоятельность ожидаемых аргументов;

• "Использование средств угроз, давления, нажима";

• "Совместный с партнером анализ проблемы" (с использо­ванием таблиц, графиков и т.п. с целью структурирования ана­лиза информации) — для выявления возможных зон взаимо­приемлемых решений.

III. Этап согласования позиций:

• Поиск общей зоны решений;

• "Вымогательство" — заключается в том, что одна из сторон выдвигает требование, нежелательное для противоположной стороны и безразличное для себя. Цель — получить уступку в обмен на то, что это требование будет снято.

Билет № 7.36 Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: процесс контрактинга.

Организация подготовки контрактов (в принятой на Западе терминологии — кон-трактинг) зависит от структуры системы управления проектами и может быть цент­рализованной или децентрализованной.

Централизованным называется такой контрактинг, когда один отдел ответственен за весь процесс работы с контрактами по всем проектам. Все процедуры при централизованном контрактинге обя­зательны и единообразны для всех проектов. При децентрализо­ванном контрактинге каждый управляющий проектом имеет специалиста, который занимается контрактной деятельностью. В проектной организационной структуре, контрактинг обычно децентрализован и специальный персонал, работающий с контрактами, выделяется для конкретных проектов. В этом этом случае система управления контрактами более гибка и чувствительна к изменениям и потребностям проекта. При матричной структуре организация контрактинга обычно централизована. Существует специальный отдел контрактинга и управляющий проектом взаимодействует с персоналом этого отдела. При этом сокращаются затраты по контрактингу.

Специалисты по контрактам, лучше знакомые с рынком, производят закупки более рационально.

Независимо от принятой системы контрактинга подготовительная работа по заключению контракта предусматривает определенную последовательность действий, которая включает:

- Выбор претендентов; - Подготовка запросов претендентам;

- Рассылка запросов претендентам; - Составление и заключение контрактов.

- Подготовка и передача претендентами предложений заказчику;

Для того чтобы определить необходимого партнера по работе над проектом и подписать с ним соответствующий контракт, необходимо иметь какое-то количество возможных претендентов, желающих стать участниками проекта.

Указанная работа начинается с составления полного перечня возможных контакторов, которым направляется письмо или телефакс, состоящий из двух частей: первая часть содержит информацию о проекте, во второй — запрашивается информация от возможных претендентов. Информация, запрашиваемая у претендентов, включает:

- Сведения о заинтересованности претендента в подготовке предложения; - Данные о техническом персонале и объеме работ; - Опыт работы в области определенной предметом контракта, предварительные планы и так далее.

Ответы потенциальных контракторов анализируются и опреде ­ляются претенденты, которые более всего отвечают предъявлен­ным требованиям заказчика. Как правило, это группа из 6 - 8 потен­циальных контракторов, показатели которых различаются незначи­тельно. Заказчик направляет им запрос на подачу предложений. Одной из главных целей запросов является получение от фирмы конкурентных предложений, из которых в результате анализа выби­раются наилучшие.

Запрос представляет собой набор документов, которые необходимо подготовить претенденту для заключения К. Эти документы включают:

• Письмо — запрос на подачу предложения; • Информацию для претендентов; • Форму предложения; • Форму соглашения; • Спецификации на работы, являющиеся предметом контр. В письме содержится перечень документов, включенных в за­прос, дата и процедуры представления предложения. В информа­ции для претендентов подробно излагаются правила и процедуры подготовки и подачи предложений. Форма предложения включает в себя все необходимые коммерч. условия. Форма соглашения содержит предлагаемые положения и условия, которые будут использоваться для составления контрактного соглашения между сторонами. Указанные положения и условия определяют права, обязанности, ответственность и обязательства по возмещению ущерба заказчика и контрактора во время выполнения работ по проекту. Спецификации на выполняемые работы включают документы, которые определяют административные и процедурные требования, связанные с выполнением всех работ по К-ту, а также основные стандарты по проектированию, качеству, технике безопасности и т.д. На основании полученных запросов потенциальные контракторы готовят свои предложения для заключения К-тов и передают их заказчику в соответствии с указанным сроком и методом доставки. Предложения включают в себя три раздела: