2.4 Оперативный контроль затрат и взаиморасчётов подразделений

В условиях совершенствования внутрихозяйственных производственно-экономических отношений многократно возрастает роль учета и контроля, ведь только с помощью хорошо организованного учета можно получить информацию, необходимую для своевременного принятия управленческих решений. Именно учет и контроль позволяет обнаруживать сбои и диспропорции в производственном процессе, выявлять потери, а также неиспользованные резервы производства. На основе учетных данных оценивается вклад каждого подразделения в общий итог работы организации и вклад каждого работника в результаты труда подразделения.

Основные требования, предъявляемые к организации учета:

- он должен быть оперативным, экономичным и обеспечивать всей необходимой информацией для своевременного принятия решений по организации производственного процесса;

- данные учета должны давать возможности определения ответственности подразделений за результаты хозрасчетной деятельности;

- сведения, на основе которых принимаются решения об оценке деятельности подразделений и их стимулировании, должны отличаться достоверностью.

Учет затрат хозрасчетной деятельности ведут по каждому подразделению в натуральном и стоимостном выражении. При этом обеспечивается контроль за использованием закрепленных за подразделением средств производства, выполненных работ по срокам и их качеству, производственных затрат по объектам планирования, произведенной и реализованной продукции (работ, услуг) по видам с отражением качества.

Наиболее эффективной формой взаиморасчетов и взаимоотношений внутри сельскохозяйственной организации является чековая форма контроля и взаиморасчетов. Чековая форма контроля – важнейший элемент внутрихозяйственного расчета, средство управления затратами, направленная на улучшение организации производственно-хозяйственной деятельности подразделений на основе повышения заинтересованности и ответственности их коллективов в достижении высоких конечных результатов с наименьшими затратами.

Чековая форма выполняет две функции: оперативного контроля и взаиморасчетов хозрасчетных подразделений. Она позволяет руководителям и специалистам оперативно получать информацию об использовании затрат и выходе продукции, активно влиять на процесс производства, соблюдать режим экономии, тем самым повышать эффективность работы предприятия.

Для оперативного контроля используют чеки на производственные затраты, сброшюрованные в книжку чеков (форма 249-сельхозучет). Однако, для оперативного учета затрат одновременно с чековой книжкой должны обязательно применяться и бланки заданий – отчетов подразделений.

В процессе хозяйственной деятельности руководитель подразделения выдает чеки на конкретные затраты и после этого получает товарно-материальные ценности, работы и услуги, оформленные в установленном порядке. Постоянно сопоставляя фактические расходы с установленным лимитом по элементам и статьям затрат, руководители подразделений регулируют свою деятельность по использованию средств на производство.

Основные функции в контроле затрат выполняют руководители подразделений и служб хозяйства. Контроль осуществляется посредством самоконтроля деятельности и взаимоконтроля со стороны. Кроме них, в оперативном контроле производственных затрат участвуют отраслевые специалисты хозяйства и подразделений, материально-ответственные работники складов, бухгалтера и другие.

Все отношения, связанные с оказанием услуг одним подразделением другому, оформляют чеками на производственные затраты по единым планово-учетным ценам.

Выполнение работ, оказание услуг осуществляют только на основании предварительно оформленной в установленном порядке заявки. Все работы по выполнению работ, оказанию услуг относят на затраты производства подразделения - заказчика.

Среди документов по организации внедрения чековой формы контроля затрат особое место занимает схема движения чеков. Она необходима для согласования деятельности работников, осуществляющих контроль затрат при оформлении первичных учетных документов, чеков на производственные затраты. Схема регулирует периодичность и сроки оформления чеков, устанавливает адрес возникновения и передачи их. Руководители подразделений в соответствии со схемой оформляют чеки, согласуя их содержание с данными о лимитах затрат, указанными в задании-отчете и расходами этих чеков, зафиксированными в соответствующих первичных учетных документах и заданиях-отчетах.

Бухгалтеры используют схему при сверке данных чеков и конкретных первичных, сводных документах по учету отдельных затрат.

Одновременно схема может предусматривать ответственность бухгалтеров по оформлению чеков на фактически произведенную в подразделениях продукцию, оказанные услуги.

Схема движения чеков хозрасчетного подразделения дойного стада представлена в таблице 30.

После проведения взаиморасчетов подразделений, произносится разноска данных полученных чеков и корешков выданных чеков в соответствующие разделы бланка «Задания-отчета подразделения».

Данные полученных чеков заносятся во второй раздел «Реестр расчетных чеков за произведенную продукцию», корешки выданных чеков – во вторую часть третьего раздела «Лимит затрат и реестр корешков расчетных чеков за произведенные затраты» бланка Задания-отчета подразделения.

Таблица 30 - Схема движения чеков хозрасчетного подразделения дойного стада (номер лицевого счета 01)

Получает чеки			Выдает чеки
Вид продукции	Подразделение, выписывающее чек, номер его лицевого счета	Периодичность получения чека	Вид продукции, работ, услуг	Подразделение, выписывающее чек, номер его лицевого счета	Периодичность выдачи чека
Молоко за пределы хозяйства	Планово-учетная служба 21	12, 22 и 2 число каждого месяца	Оплата труда с отчислениями	Планово-учетная служба 21	2 число следующего за отчетным месяцем
Молоко на внутрихозяйственные нужды	Планово-учетная служба 21	12, 22 и 2 число каждого месяца	Средства защиты животных	Зооветслужба 23	12, 22 и 2 число каждого месяца
Навоз на внутрихозяйственные нужды	Полеводческая бригада 08,10	По мере вывозки	Корма:
Навоз и за пределы хозяйства	Планово-учетная служба 21		Концентраты собственного производства	Мельница 14	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Покупные концентраты	Зерносклад 15	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Сено	Планово-учетная служба 21	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Сенаж, силос, солома	Полеводческая бригада 08,10	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Молоко	Дойное стадо 1	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Прочие корма	Центральный склад 16	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Услуги тракторного парка	Тракторная бригада 09,11	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Услуги автотранспорта	Автопарк 12	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Электроснабжение	Планово-учетная служба21	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Услуги РММ	РММ 13	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Услуги сторонних организаций	Планово-учетная служба 21	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Амортизация	Планово-учетная служба 21	12, 22 и 2 число каждого месяца
			запчасти, МБП	Склад запчастей, МБП 18	12, 22 и 2 число каждого месяца
			Пиломатериалы	Пилорама 19	12, 22 и 2 число каждого месяца