15 1.3 Анализ функций управления

Управление следует рассматривать как процесс. Процесс управления - это со­вокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных дейст­вий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения по­ставленных целей. Эти действия, весьма важные для успеха организации, называют­ся управленческими функциями. Таким образом, процесс управления является об­щей суммой всех функций.

Функции управления - это относительно самостоятельные, однородные, спе­циализированные и обособленные виды управленческой деятельности, объективно необходимые для реализации целей системы управления. Функция управления должна иметь четко выраженное содержание, разработанный механизм ее осущест­вления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организацион­ное обособление. Под содержанием подразумеваются действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции.

Основными функциями управления являются: планирование, организация, мотивация, контроль и координация [4].

Анализ данных функций будет проводиться на основе должностных инструк­ций для функционального и линейного руководителей. Линейным руководителем является менеджер отдела ОАО «М.Видео».

Посредством функции планирования определяются цели деятельности орга­низации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений раз­вития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких ре­альных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, прави­тельственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий) [5].

К функции планирования согласно должностной инструкции менеджера мож­но отнести следующие его обязанности:

16

• планирование объема продаж отдела;

• планирование и согласование с Директором магазина операционных расхо­дов отдела (приходные материалы, основные средства) [6].

У старшего кассира данная функция выражена в планировании работы касс [7] Функция организации формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материа­лы и т.д.). То есть на этом этапе создаются условия для достижения целей организа­ции [5].

Данная функция выражена у менеджера отдела в следующих обязанностях:

• заказ и выставка товара на витрину в соответствии с правилами мерчендай-зинга;

• обеспечение проведения утвержденных рекламных акций в отделе;

• обеспечение наличия в продаже всего товара, имеющегося в магазине;

• заказ товара в магазин у менеджера по рознице в центральном офисе (вклю­чая предоплату, дозаказ товара в случае его нехватки);

• оформление заявок на доставку товара;

• обеспечение сотрудниками отдела правил внутреннего трудового распоряд­ка и дисциплинарных норм;

• составление графика работы сотрудников отдела;

• проведение собеседований и принятие решений о приеме на работу продав­цов для своего отдела совместно с директором магазина;

• обучение продавцов знанию товара и технологии продаж, используя обуче­ние на рабочем месте [6].

Согласно должностной инструкции старшего кассира, функция организации у него проявляется в:

- организация и обеспечение процесса приема денежных средств, оформле­ ния и выписки документации на кассах в соответствии с установленным порядком ведения кассовых операций, Регламентом работы кассиров и старших кассиров, стандартами и иными нормативными актами компании;

17

• обеспечение наличия на кассах исправных технических устройств, необхо­димых для проверки денежных средств на предмет платежеспособности;

• организация и обеспечение хранения денежных средств, иных материаль­ных ценностей (карт и прочее) и документации с соблюдением правил, обеспечи­вающих их сохранность;

• составление и контроль над соблюдением кассирами графика рабочего вре­мени, отпусков, назначение дежурного кассира (совместно с директором магазина);

• обеспечение технической работоспособности кассовых аппаратов;

• заказ и получение расходных материалов для работы касс обособленного подразделения (магазина);

• участие в подборе персонала на должность кассира, проведение оценки кан­дидатов и принятие решения совместно с директором магазина;

- организация и проведение обучения кассиров (введение в должность) [7]. Мотивация - это процесс побуждения себя или других людей к деятельности

для достижения личных целей или целей организации. Выполняя эту функцию, ру­ководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и про­фессионального «роста». При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников [8].

В должностной инструкции менеджера отдела ОАО «М.Видео» функция мо­тивации не раскрыта. В ней отражены только обязанности, связанные с созданием благоприятных условий для обучения сотрудников и их профессионального разви­тия (обучение продавцов знанию товара и технологии продаж, используя обучение на рабочем месте; осуществление наставничества и профессионального развитие

18

подчиненных), а регламентация обязанностей по стимулированию сотрудников (мо­рального или материального) отсутствует.

Старший кассир обязан осуществлять функцию мотивации по следующим на­правлениям:

• выдача бонусных, подарочных карт, купонов, сертификатов программы до­полнительного обслуживание и т.п. кассирам;

• производить выплату заработной платы и иных выплат сотрудникам компа­нии в установленном порядке [7].

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей. Это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результатов работы организации. Контроль на предпри­ятии должен быть направлен на выявление, предупреждение отклонений и недос­татков, а также на их оперативное устранение. В общем процессе управления кон­троль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов.

Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигну­тых результатов, сравнение этих результатов с запланированными и, если нужно, пересмотр первоначальных целей [9].

Функция контроля у менеджера отдела раскрыта в следующих обязанностях:

• контроль над выполнением намеченного объема продаж;

• контроль товарного ассортимента;

• проведение инвентаризации товара в отделе;

• регулярный контроль и корректировка уровня технической квалификации, знаний и навыков сотрудников отдела [6].

Старший кассир осуществляет функцию контроля, выполняя следующие обя­занности:

- контролировать процесс приема денежных средств, оформления и выписки документации на кассах в соответствии с установленным порядком ведения кассо-

19

вых операций. Регламентом работы кассиров и старших кассиров, стандартами и иными нормативными актами компании;

• контроль над соблюдением кассирами кассовой дисциплины, стандартов обслуживания клиентов и дисциплины труда;

• при завершении рабочего дня кассирами магазина сверять фактическое на­личие денежных средств с показаниями кассового аппарата (ККТ), проверять пра­вильность оформления приходно-расходных документов, заполнять журнал касси­ра-операциониста (КМ-4) и книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5);

• проверка соответствия кассового остатка согласно кассовой книге (КО-4) кассира и наличных денежных средств в кассе на начало и конец рабочего дня;

• контроль над соблюдением лимита денежных средств в кассе обособленно­го подразделения (магазина), в случае необходимости организовывать и проводить дополнительную инкассацию;

• проверка первичной бухгалтерской документации на соответствие установ­ленным требованиям и стандартам;

• инициировать, проводить инвентаризацию (ревизию) и/или участвовать в проведении инвентаризации (ревизии) материальных (денежных) ценностей в уста­новленном порядке;

• контроль над выполнением кассирами действий, предусмотренных стандар­тами компании;

• контроль порядка на рабочих местах кассиров;

• контроль на протяжении всего рабочего дня над поддержанием кассирами опрятного внешнего вида в соответствии со стандартами компании [7].

Центральной функцией менеджмента является координация. Ее задача состо­ит в достижении согласованности в работе всех звеньев организации путем установ­ления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей мо­жет быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Наибо­лее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства

20

радио и телевещания, документы. С помощью этих и других форм связей устанав­ливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется манев­рирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процес­са управления (планирование, организации, мотивации и контроля), а так же дейст­вие руководителей [5].

Функция координации в должностной инструкции менеджера отдела не имеет четкого выражения, а частично проявляется в следующих его обязанностях:

• незамедлительное информирование руководства магазина и службы безо­пасности компании о случаях хищения, порчи имущества и конфликтах в торговом зале;

• регулярная организация внутренних собраний отдела (по продажам, дове­дение условий и сути рекламных акций) [6].

Координирующую функцию старший кассир осуществляет, выполняя сле­дующие действия:

• ведение на основе приходных и расходных документов кассовую книгу (КО-4), сверка фактического наличия денежных средств и ценных бумаг с остатком в кассовой книге;

• составление необходимых отчетов (по банковским картам, кассовый отчет и т.д.) в установленном законодательством и локальными нормативными актами ком­пании порядке;

• обеспечение наличия актуального списка телефонных номеров магазинов компании, номеров телефонов кассиров обособленного подразделения, отделов обо­собленного подразделения [7].

Конкретными функциями менеджера отдела, присущими только данной должности, являются:

• обеспечение замены ценников и обновления рекламных материалов на вит­рине;

• обслуживание покупателей, выполняя функции продавца;

• поддержание уровня эксперта в своем отделе;

21

• осмотр товара на предмет возможной уценки и необходимости предостав­ления скидки с последующим оформлением документации;

• участвовать в разработке мероприятий по обеспечению сохранности товара;

- содействовать проведению внутренних расследований [6]. К конкретным функциям старшего кассира относятся:

• знание и выполнение функций кассира, работать как дополнительный кас­сир в случае необходимости;

• оформление и проведение инкассации в установленном порядке;

• выполнение должностных обязанностей, используя предоставленный пер­сональный доступ в информационные системы и программное обеспечение компа­нии;

• не передавать и не разглашать иным образом третьим лицам, в том числе другим сотрудникам организации, данные персонального доступа, предоставленно­го для работы с программным обеспечением и информационными системами ком­пании;

• оформление необходимых первичных бухгалтерских документов в установ­ленном порядке;

• знание и выполнение маркетинговых/рекламных акций [7].

В должностных инструкциях достаточно полно отражены основные функции управленческой деятельности. Однако даются недостаточно точные указания по по­воду средств мотивирования персонала, особенно в инструкции менеджера секции