36. Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів.

1.Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів (Для побудови документів, які входять до системи, повинна використовуватись єдина вихідна система, оскільки в сучасних організаційних структурах функціонують управлінські документи з різною формою подання інформації; правила оформлення документа в цілому та окремих його реквізитів повинні бути визначеними, мати мінімальну варіативність, зведений до мінімуму словниковий запас і максимально спрощені граматичні засоби.ю використовувані при підготовці текстів).

2. Зменшення кількості видів документів (Стрімке зростання обсягу управлінських документів обумовлене, з одного боку, ієрархічною субординацією, а з іншого – необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів із документаційного забезпечення менеджменту. Велика кількість документів утруднює роботу з ними й знижує ефективність управлінської діяльності.

3. Підвищення інформативності документів (обсяг інформаційних джерел, використовуваних суспільством, постійно зростає, що вимагатиме економічно недоцільного збільшення чисельності фахівців. Одним зі шляхів розв’язання даної проблеми є усунення інформаційного перевантаження текстів документів. Уміщена в них інформація повинна забезпечувати вирішення максимального числа завдань при мінімальному її обсязі що передбачає уникнення дублювання інформації й оптимізацію текстів документів

4 Системність (Уніфікація документів, що складають певну систему документації, вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи та її ознак. Системний підхід до розробки уніфікованої системи управлінської документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи та їх подальше врахування)

5. Комплексність (Жодна система документів не функціонує ізольовано, тому при здійсненні уніфікації документів слід ураховувати їх відповідність вимогам документів інших документацій них систем)

6. Стабільність вимог (варіативність вимог дестабілізує роботу, знижує ефективність, тому загальні підходи та методи уніфікації систем документації закріплюються у вигляді стандартів, що надає їм стабільності)

7. Економічна доцільність (Остаточна мета уніфікації та стандартизації документів – економічна доцільність, що визначається: вартістю витрати на розробку самої уніфікованої форми документа або системи; вартістю витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності

37. Регламентація процесів уніфікації управлінської документації.

Регламентація процесів уніфікації управлінської документації відбувається за напрямами уніфікації управлінської документації, уніфікації структури документів та методів контролю, уніфікації організації тексту.

Виходячи з головної мети, уніфікація повинна забезпечувати типовий склад службових документів певної системи, основних аспектів змісту (у письмових документах - тексту) та форми, що передбачає стале розміщення реквізитів та показників з метою їхнього зіставлення у взаємопов'язаних документах.

В ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови" відзначається, що документи, які використовуються на різних рівнях управління, повинні створюватись на основі заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми документів з паперовим носієм необхідно проектувати на основі формуляра-зразка з урахуванням вимог УСД.

Уніфікація організації тексту поєднує уніфікацію розташування окремих його частин залежно від виду документа та використання при цьому усталених словесних форм - слів, словсполучень, речень.

У спеціальній літературі таке поєднання, як правило, називають уніфікованим текстом. Існують такі форми представлення уніфікованих текстів: зв'язний текст, трафарет, анкета, таблиця.