85. Складання номенклатури справ.

Вся діяльність установи, підприємства, фірми відображається у великій кількості документів, до яких звертаються неодноразово. Для того, щоб швидко знайти той чи інший документ, необхідно їх систематизувати.

Одним із найпоширеніших класифікаційних довідників являється НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ (НС) – систематизований список найменувань справ (папок, тек) із зазначеним терміном зберігання.

Загальні вимоги до номенклатури справ зазначені в основних нормативних документах ДЕСТ 16487-83 “Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення”.

Номенклатура справ необхідна для:

швидкого пошуку документів за їх видами;

розподілу і групуванню виконаних документів і справ;

закріплення індексації;

встановлення термінів зберігання;

створення довідкової картотеки виконаних документів.

Існує три види номенклатури справ:

І– типова (обов’язкова);

ІІ – примірна (рекомендована);

ІІІ – конкретна (індивідуальна).

Типову НС розробляють організації вищого рівня і надсилають підвідомчим установам. На основі типової НС кожна установа чи організація розробляє свою конкретну НС – її використовують державні установи. Примірна НС рекомендує склад справ, які оформлюють в діловодстві (використовують в приватних фірмах).

Відповідальність за розробку НС покладають на секретаря та керівників структурних підрозділів.

Після створення НС структурними підрозділами, складають загальну НС всієї установи, яку затверджує керівник і узгоджує архівне управління.

Запроваджують НС з 1 січня наступного року і друкують у 3-х примірниках:

- 1-й прим. – канцелярії;

- 2-й прим. – структурному підрозділу;

- 3-й прим. – до архіву.

86. Групування документів у справи, їх розміщення.

1. Формування справ – це групування документів і підшивка їх у папки згідно НС.

       2 На початок  нового року розробляють або переглядають номенклатуру справ і готують папки для нових справ згідно  НС, затвердженої керівником установи та узгодженої з архівною установою.

       3 На теках  мають бути розміщені такі реквізити:

·        назва установи;

·        назва структурного підрозділу;

·        заголовок справи (назва справи згідно  НС);

·        номер справи;

·        дата (початок і кінець);

·        кількість сторінок;

·        термін зберігання.

        4 У справи  підшивають документи, виконані протягом одного календарного року, в яких проставлені всі реквізити. Перш ніж підшити документ, потрібно перевірити наявність підписів, дат, індексів, позначки про виконання.

        5 Документи постійного та тимчасового зберігання підшивають окремо. Документи, що переходять на наступний рік, групують окремо. Кожна справа за обсягом не повинна перевищувати більше ніж 250 сторінок.

        6 Накази з загальної діяльності формують у справи окремо від наказів по особовому складу.

        7 Додатки  до документів великого обсягу підшивають в окремі томи, а невеликі за обсягом приєднують до тих документів, яких вони стосуються.

        8 Плани,  звіти, кошториси  підшивають окремо від проектів цих документів.

        9 Рекомендовано  дотримуватися хронології або алфавітної послідовності щодо формування справ.

       Наприклад:

      а) при формуванні документів по особовому складу краще дотримуватись алфавітної послідовності;

      б) службові листи  необхідно зберігати в хронологічній послідовності, систематизуючи їх таким чином, щоб за листом-запитом був вкладений лист-відповідь;

      в)  розпорядчі документи – в нумераційній послідовності