24. Вимоги до оформлення копій документів.

Копії документів виготовляються й видаються тільки з дозволу керівника підприємства, організації або структурного підрозділу. Установа має право засвідчувати копії лише тих документів, що були створені в ній. Однак це правило не поширюється на архівні установи, нотаріальні контори та приватних нотаріусів.

Також установа може вирішити питання про копіювання документів про освіту, свідоцтв про народження й одруження і т.д. працівників своєї установи.

Копії документів виготовляються рукописним і машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копій текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка «копія» зазначається у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа. Напис про засвідчення копії складається зі слова «Згідно», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту 2 підпис.

На копіях вихідних документів, що залишаються в справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа і його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата підписання.

Копії вихідних документів мають візуватися посадовими особами, з якими вони погоджені та виконавцями, а також містити напис про засвідчення документа, завірений з печатко з найменуванням виправлення, зроблені в оригіналі.

25. Загальні вимоги до оформлення текстів документів.

Найголовнішим реквізитом документа є текст.

Для текстів управлінських документів характерні такі ознаки:

1. стійкість мовленнєвих конструкцій, зумовлених однотипністю циклічно повторюваних операцій.

2. залежність лексики документів від законодавчих та нормативних актів органів влади, вищих органів управління.

3. насиченість документів спеціальною термінологією.

4. однотипність структури текстів окремих груп документів.

Тексти документів, як правило, поділять на дві частини: в першій частині вказують підставу для складання документа, в другій – викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Навіть у тих випадках, коли документ складається лише з однієї фраз, в першій її частині рекомендується вказати підставу або причину створення документа, а в другій – прохання, рішення, розпорядження. У виняткових випадках текст може складатися лише із завершальної частини (наприклад у заявах).

З метою забезпечення зрозумілості тексту та чіткості викладу інформації в документі застосовують рубрикацію - членування тексту на частини, використання заголовків. Найпростішим видом рубрикації є поділ тексту на абзаци. Кожен абзац має розпочинати нову думку чи мікротему, що допомагає осмислити й підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими. Оптимальним вважають абзац, що містить від 3 до 5 речень. Абзац може складатися і з одного речення, якщо автор хоче підкреслити викладену в ньому думку. Абзаци офіційно-діловго тексту відрізняються від абзаців художнього тексту більшою єдністю змісту і логічною послідовністю викладу.

Для кращого сприйняття інформації слід починати і звершувати абзац коротшими реченнями. Під час підготовки текстів документів рекомендуються складні речення замінювати простими, частіше вдаватися до стилістично маркованих мовних засобів офіційно-ділового стилю – кліше.

Членування тексту на абзаци часто поєднується з нумерацією – числовим (або буквеним) позначенням послідовності розташування складових частин тексту.

Документи можуть бути проілюстровані таблицями. Невеликі за розміром таблиці , які займають частину сторінки, друкуються у загальному тексті документа. Якщо ж таблиця велика або в документі їх декілька, то вони виносяться в додаток, про що робиться повідомлення після закінчення основного тексту документа чи посилання в тексті.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.