1.Разработка таблиц баз данных

Цель работы:

Разработка базы данных, создание таблиц и получение навыков работы с ними. В процессе выполнения лабораторной работы осваиваются основные приёмы по работе с таблицами базы данных на примере учебной базы данных Борей.

1.1.Теоретическое введение

1.1.1. Запуск Access и открытие баз данных

Базу данных можно открыть как при запуске Access , так и после запуска. Access позволяет держать открытой только одну базу данных. Чтобы запустить Access и открыть в нем базу данных Борей (это учебная база данных):

1. Выберите переключатель "Открыть базу данных";

2. В списке баз данных выделите элемент "Другие файлы". Нажмите кнопку ОК. Появится стандартное диалоговое окно "Открытие файла базы данных";

3. Файлы базы данных Борей находятся в папке SAMPLES, вложенной в папку, в которой был установлен Access (по умолчанию папка \OFFICE11\ACCESS);

4. Чтобы открыть учебную базу данных Борей, дважды щелкните левой кнопкой мыши по значку базы данных Борей.

Окно базы данных и панели инструментов

Окно базы данных является как бы отправной точкой, от которой начинается выполнение почти всех операций над объектами базы данных. Чтобы выполнить какое-либо действие с объектом, нужно сначала выделить его в окне базы данных. После открытия базы данных многие кнопки на панели инструментов "База данных" (Database) становятся доступными. Доступность той или иной кнопки на панели инструментов зависит от выбранного режима просмотра и от типа выделенного объекта базы данных. Кнопки на панелях инструментов позволяют быстро выполнять различные команды меню. Любую операцию, которую можно выполнить при помощи кнопки панели инструментов, можно выполнить так же и при помощи команд меню.

В состав Access входят 19 встроенных панелей инструментов. Access автоматически выводит на экран панели инструментов, соответствующие типу активного объекта базы данных.

Элементы базы данных Access Все объекты, относящиеся к конкретной базе данных, Access хранит в одном большом файле. Именно с ним мы и работаем при использовании программы Access. Среди объектов, связанных с одной базой данных, могут быть таблицы, в которых содержится информация; формы и отчеты, используемые для пред­ставления данных; запросы, с помощью которых пользователи запрашивают разные сведения; модули и макросы для автоматизации работы с базой. Все объекты в базе упорядочиваются по своему типу и отображаются на различных вкладках окна базы данных, как показано на рис. 1.1.

В зависимости от версии MS Access внешний вид окна может быть несколько другим.

Рис.1.1.

В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:

Таблицы. Информация хранится в базах данных Access в виде двумерных таблиц (Рис.1.2).

Рис.1.2. Пример таблицы базы данных

В отличие от столбца Excel, каждое поле таблицы может содержать значения данных только одного типа текст, числа, даты и т. д. База данных Access может содержать до 32768 таблиц, причем 254 таблицы могут быть открыты одновременно. Access позволяет импортировать таблицы из других систем управления базами данных (dBASE, FoxPro и др.), баз данных типа клиент-сервер (таких как Microsoft SQL Server) и систем управления электронными таблицами (Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 и др.). Более того, можно связать базу данных Access с таблицами баз данных других приложений (dBASE, FoxPro, Paradox и др.), файлами электронных таблиц, форматированными текстовыми файлами и таблицами, хранящимися в другой базе данных Access . Использование связывания таблиц позволяет хранить и обрабатывать данные в исходном формате без преобразования в формат Access .

Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных, соответствующих некоторому критерию. Выборка данных может производиться одновременно из 16 таблиц. При создании запроса можно указать таблицы, в которых будет производиться выборка данных, указать те поля таблиц, которые должны быть включены в результат запроса, и указать условие отбора данных. В запрос можно включить до 255 полей. Условие отбора определяет то, какие данные будут выбраны из таблицы в результате запроса.

Формы. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах в более удобном для восприятия виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, а также изменять и удалять

существующие данные. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты. Например, если на вашем компьютере установлена звуковая карта, то в форму можно включить файл звукового сопровождения. Формы Access могут также содержать процедуры, написанные на языке Visual Basic, для обеспечения обработки различных событий. Формы, в первую, очередь предназначены для работы с данными на экране. На рис. 1.3. изображена типичная форма, отображаемая в режиме форм.

Рис.1.3. Пример формы отображения информации на экране

Обычно в этом режиме выводятся данные из одной записи, а текстовые поля, управля­ющие кнопки, картинки и прочие служебные объекты облегчают просмотр и обработку данных. Если вы хотите просмотреть сразу несколько записей, можно перейти в режим таблицы.

Отчеты. Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Access позволяет использовать различные форматы оформления отчетов и включать в отчеты иллюстрации, что делает вид отчета еще более привлекательным.

Макросы. Использование макросов в приложениях Access позволяет автоматизировать повторяющиеся операции, состоящие из нескольких команд меню. Макросы Access играют роль программных модулей, требуемых другими системами управления баз данных, и обеспечивают обработку событий (например, нажатия кнопки в форме) и некоторые другие действия. В большинстве случаев можно создать функционально законченное приложение Access , не написав ни строчки кода VBA.

Модули. Модули содержат процедуры обработки событий, написанные на языке Visual Basic. Модули используются в тех случаях, когда желаемый результат нельзя получить при помощи макросов.

Таким образом Access «база данных» — это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, изменение, выборку и отображение данных

Это определение подчеркивает важное отличие между Access и другими системами управления базами данных. Даже системы типа клиент-сервер (например, Microsoft SQL Server), позволяющие хранить все таблицы в одном файле базы данных, не могут включать в файл базы данных формы и отчеты.