9. Обмен информацией базы данных с электронными таблицами табличного процессора.
9.1. Импорт данных из электронных таблиц
MS Access позволяет импортировать данные из файлов электронных таблиц, созданных в Lotus 1-2-3, Lotus 1-2-3 для Windows и MS Excel. Причем в таблицу Access может импортироваться либо часть электронной таблицы, либо файл электронной таблицы целиком.
9.1.1.Подготовка электронной таблицы.
Запустить приложение MS Excel. Разработать электронную таблицу по учету кадровой информации по Студентам отдельной группы как показано на рисунке.
Рис. Исходная таблица Excel
Импорт электронной таблицы.
Запустить приложение MS Access и создать БД Кадровый учет. Выполнить команду Файл/Внешние данные/Импорт. В диалоговом окне Импорт в раскрывающемся списке Тип файлов: установить – Microsoft Excel. Найти исходную и выбрать созданный в п.п. 9.1.1 файл – Кадровый учет, нажать кн. Импорт.
В первом диалоговом окне мастера Импорт электронной таблицы убедится, что в качестве образца данных выбрана исходная таблица Excel, нажать кн. Далее. Во втором диалоговом окне мастера установить параметр – Первая строка содержит заголовки столбцов. Ознакомится с содержанием предупреждения и дать ему объяснения, нажать кн. ОК. В диалоговом окне мастера нажать кн. Далее. В следующем диалоговом окне мастера установить режим сохранения данных – в новой таблице, нажать кн. Далее.
При разработке электронной таблицы необходимо учитывать, что Access определяет типы данных для полей новой таблицы, анализируя значения в первых 25 импортируемых строках. Кроме того, если первая строка электронной таблицы содержит заголовки столбцов, то их можно использовать в качестве имен полей новой таблицы Access.
Сохранить файл таблицы в личной папке под именем Кадровый учет. Закрыть приложение MS Excel.
Следующий этап – редактирование свойств полей новой таблицы. Убедится, что выделен первый столбец таблицы (то есть столбец «N п/п»), в свойствах Описание поля установить: имя поля: – КодСтудента; индекс: – Да (Совпадения не допускаются). Столбцы с заголовками «Фамилия» и «Имя» оставить без изменений. Столбец с заголовком «Дата рождения» установить имя поля: – ДатаРождения; индекс: – Нет. Столбец с заголовком «Национальность» оставить без изменений. Столбец «Уч.группа» в свойствах Описание поля установить: имя поля: – НомУчГруппы; индекс: – Нет. Нажать кн. Далее.
В следующем диалоговом окне мастера установить режим – Определить следующий ключ. В раскрывающемся списке выбрать поле – КодСтудента, нажать кн. Далее. Задать имя таблицы – Вспомогательная, нажать кн. Готово.
Пояснить все предупреждения и последовательно нажать кн. ОК.
9.2. Экспорт данных в электронную таблицу Excel
Откройте базу данных для автоматизации учета успеваемости, созданную в предыдущих главах.
В окне базы данных на вкладке Таблицы выделить таблицу Электронный журнал, выполнить команду Файл/Сохранить как/Экспорт. В диалоговом окне Сохранение объекта установить режим – во внешнем файле или базе данных, нажать кн. ОК. В поле Тип файла: диалогового окна Сохранение объекта установить – Microsoft Excel, имя файла оставьте тем же, а текущий каталог выберите самостоятельно, нажмите кн. Экспорт.
Открыть приложение Microsoft Excel, открыть электронную таблицу Электронный журнал. Просмотрите содержимое данных таблицы и сделать выводы. Пояснить, почему вместо фамилии Студента и названия дисциплины экспортируются соответствующие им коды из связанных таблиц.