4.2. Пример форматирования таблицы

Excel располагает возможностями сокращения затрат времени для организации и оформления рабочих листов в зависимости от конкретной задачи для конкретного рабочего листа. Лучший способ понять это – рассмотреть конкретный пример.

Составим расчет затрат на командировку и оформим этот расчет в виде документа. Полезным при этом является контроль рабочего листа с помощью команды меню Файл – Предварительный просмотр.

Введите данные в таблицу 5 и начните форматирование с выбора шрифта. Для этого выделите ячейки, которые вы хотите отформатировать и выберите команду меню Формат – Ячейки. В диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Шрифт.

Отформатируйте данные в ячейках А3, А4, выбрав тип начертания полужирный, а в ячейках А25, А27 – курсив. Для данных в ячейке А1 установите размер шрифта 20.

Таблица 5

Пример форматирования таблицы

Выберите вкладку Выравнивание. Чтобы выровнять текст в ячейке не только по центру самой ячейки, но и по центру выделенного блока ячеек, выделите блок ячеек A1 – H1, установите опцию Отображение – объединение ячеек и выберите опцию Выравнивание – по горизонтали – по центру.

С помощью опции Отображение – переносить по словам вы можете заполнить ячейку текстом в несколько строк внутри одной ячейки. Выделите ячейку В19 и установите флажок на этом переключателе.

В этом же диалоговом окне Формат ячеек можно при необходимости выбрать ориентацию текста в ячейке.

Чтобы выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, выберите вкладку Вид. Выделите ячейки А1, С13, С16, С20, А23 и в опции Заливка ячеек – Цвет выберите интересующий вас цвет. В опции Заливка ячеек – Узор можно выбрать при необходимости узор.

Чтобы зрительно упорядочить структуру создаваемого документа, можно использовать выделение линий и рамки. Для этого выделите ячейки, которые вы хотите заключить в рамку, и выберите тип линии и цвет рамки в опции Линия на вкладке Граница. Установите опцию Все – внешние.

Выберите команду меню Сервис – Параметры, вкладку Вид, в группе Параметры окна сбросьте флажок в переключателе Сетка, чтобы удалить изображение разделительных линий на экране. После этого бланк должен выглядеть примерно как на рисунке 2.

Рассмотрите другие опции вкладки Вид диалогового окна Параметры. Активизировав переключатель Авторазбиение на страницы, вы сможете включить изображение признаков конца страницы в виде пунктирной линии, причем разбиение на страницы происходит автоматически. С помощью переключателя Формулы вы сможете увидеть формулы в ячейках вместо полученных значений. Это удваивает ширину всех столбцов и выравнивает содержимое ячеек по левому краю.

Выбрав переключатель Заголовки строк и столбцов, вы можете выключать отображение заголовков строк и столбцов. Если активизировать переключатель Нулевые значения, то в ячейках будут отображаться все нулевые значения. Если переключатель сброшен, то ячейки с нулевыми значениями выводятся как пустые.

Рисунок 4. Отформатированная таблица

С помощью переключателей Горизонтальная/Вертикальная полосы прокрутки вы можете делать видимыми или невидимыми полосы прокрутки. Если активизировать переключатель Ярлычки листов можно включить изображение ярлычков листов. С помощью переключателей группы Отображать вы можете управлять видимостью некоторых элементов окна: строки формул, строки состояния и т.д. Переключатели группы Объекты управляют видимостью объектов, вставленных в рабочий лист.