Создание оглавления

Автоматическое создание оглавления в MS Word основано на иерархической организации документа и присвоении заголовкам документа соответствующих стилей (до 9 уровней вложенности), Так. например, самый верхний уровень в документе- - название главы, ему можно назначить стиль «Заголовок 1». Для параграфов следует использовать стиль «Заголовок 2», а для пунктов – «За­головок 3». MS Word находит такие заголовки, определяет номер страницы, на котором расположен соответствующий заголовок, и записывает текст заголовка и номер страницы в оглавление.

Оглавление можно создавать как на начальной стадии работы над документом, так и на завершающей. Более удобным для работы с электронным вариантом документа является создание оглавления на начальном этапе, но когда уже продумана его основная струк­тура (рис. 1.23).

Рис. 1.23. Просмотр документа в режиме Структуры документа

На начальном этапе удобнее создавать оглавление в режиме про­смотра структуры документа. В этом режиме легче разбить доку­мент на уровни и определиться с использованием необходимых заголовков в оглавлении.

Основные рекомендации по созданию оглавления в режиме структуры документа:

• продумать структуру документа (его деление на главы, пара­графы, пункты и т- д.);

• создать новый документ, в котором предполагается наличие структуры, и перейти в режим просмотра структуры докумен­та (команда Структура в меню Вид);

• с помощью команд панели инструментов Структура (рис. 1.24) сформировать структуру документа, применяя для каждого абзаца оформление соответствующего уровня, например, с помощью кнопок и повышения и понижения уровня соответственно;

Рис. 1.24. Панель инструментов Структура

• после того как сформирована структура документа, можно пе­рейти в режим разметки страницы (команда Разметка стра­ницы в меню Вид) и формировать основную часть текстовой, графической либо другой информации;

• проверить необходимый формат и номер страницы;

• установить курсор в место вставки оглавления, выбрать в ме­ню Вставка пункт Ссылка, команду Оглавление и указате­ли и перейти к вкладке Оглавление;

• выбрать необходимый формат оглавления, либо установить другие параметры оглавления в диалоговом окне Оглавление и указатели (вкладка Оглавление).

Построение оглавления в режиме разметки страницы включает следующие этапы.

1. Вставка нумерации страниц документа (команда Номера страниц меню Вставка) – этот этап предполагает добавле­ние необходимого формата и номера страниц.

2. Присвоение соответствующим структурным единицам доку­мента (главам, параграфам и т. д.) необходимых стилей: «Заго­ловок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3» и т.д. (используется команда Стиль в меню Формат или соответствующая кнопка панели инструментов Форматирование).

3. На этом этапе необходимо установить курсор в то место, с ко­торого будет начинаться оглавление, выбрать в меню Вставка пункт Оглавление и указатели и перейти к вкладке Оглав­ление.

4. В диалоговом окне Оглавление и указатели устанавливаются параметры и выбирается вид оглавления. По умолчанию по­строение оглавления с использованием стилей форматирова­ния текста, таких как «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т. д. Если в процессе оформления структуры документа использовались другие стили, но требуется создать обычное оглавление, мож­но изменить входящие стили и их уровень в структуре доку­мента. Для этого необходимо нажать на кнопку Параметры диалогового окна Оглавление и указатели, в открывшемся окне Параметры оглавления снять флажок Поля элементов оглавления и установить опцию Стили. Далее надо про­ставить необходимые уровни структуры у использованных стилей.

5. Подтверждение генерации оглавления нажатием кнопки ОК (в диалоговом окне Оглавление и указатели).

6. Хотя оглавление представляет собой одно поле, но формати­ровать его можно любым способом: либо отдельные части (вплоть до отдельных символов) оглавления, либо применить один стиль на все оглавление сразу.

7. Если в процессе работы над документом вносятся изменения, то нет необходимости по-новому создавать оглавление; в этом случае поступают следующим образом: выделяют оглавление и в его контекстном меню выбирают пункт Обновить поле, команду Обновить целиком (либо команду Обновить толь­ко номера страниц).

Рис. 1.25. Панель инструментов Структура с дополнительными кнопками главного документа

Приемы работы с главным документом аналогичны приемам ра­боты с обычным документом: его можно просматривать в раз­личных режимах, редактировать и форматировать. Отличие за­ключается в том, что каждый вложенный документ отделяется друг от друга разрывом раздела, что предполагает, прежде всего, различную нумерацию и формат страниц. Такой подход к глав­ному документу, как совокупности вложенных документов, по­зволяет хранить отдельные части крупной работы (например, диссертации либо книги) в отдельных файлах, а при необходимо­сти – собирать их и просматривать в отдельном файле с после­дующим созданием оглавления и указателя (рис. 1.25).