САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

РАБОТА С ПАКЕТОМ

M S EXCEL 5.0

Методические указания к лабораторным работам

САМАРА

2000

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра высшей математики и информатики

РАБОТА С ПАКЕТОМ

MS EXCEL 5.0

Методические указания к лабораторным работам

Издательство "Самарский университет"

2000

Методические указания к лабораторным работам по курсу "Работа с пакетом MS Excel 5.0" представляет собой краткое описание основных функциональных возможностей и приемов работы с одним из наиболее популярных табличных процессоров – Microsoft Excel for Windows 5.0.

Целью данного методического пособия является ознакомление студентов с наиболее типичными классами задач, решаемых с помощью табличных процессоров и привитие им навыков практической работы с пакетом Microsoft Excel for Windows 5.0. Полученные знания и умения позволят студентам в дальнейшем, если возникнет такая необходимость, легко адаптироваться к функциональным возможностям и приемам работы с последующими версиями пакета Microsoft Excel for Windows, а также уверено и осмысленно применять табличный процессор в своей учебной и научной работе, и любых других сферах профессиональной деятельности.

Методическое пособие ориентировано на студентов социологического факультета Самарского государственного университета, имеющих начальную подготовку по работе с операционной средой Microsoft Windows 3.1 (3.11) или операционной системой Microsoft Windows 95 (98).

Авторы-составители: В.А.ИГНАТЬЕВ, кандидат физико-математиче-ских наук, доцент кафедры высшей математики и информатики СамГУ; Л.А.САРАЕВ, доктор физико-математических наук, профессор, зав. кафедрой высшей математики и информатики СамГУ; Е.Н.СМЕТАННИКОВА, кандидат физико-математических наук, доцент кафедры прикладной математики СГАУ.

Рецензент: А.С.ЛУКАНОВ, кандидат физико-математических наук, доцент кафедры информатики и вычислительной техники СамГУ.

© В.А.Игнатьев, Л.А.Сараев,

Е.Н.Сметанникова,

составление и оформление.

Все права защищены, 2000.

ВВЕДЕНИЕ

Многим из нас приходится заниматься громоздкими вычислениями при решении различных математических, физических, экономических и прочих задач. Так, например, решая задачу расчета заработной платы служащих некоторого предприятия на очередной финансовый период, требуется чертить таблицу, состоящую из строк и столбцов, которые последовательно заполняются результатами вычислений. Любое отдельно взятое вычисление в такой таблице тривиально, однако при большом количестве сотрудников работа становится трудоемкой, утомительной и появляется большая вероятность внесения в нее ошибок. Другая гораздо более важная проблема заключается в том, что при изменении значения какого-либо исходного расчетного параметра (например, величины одной из ставок налогообложения) бухгалтеру приходится затем заново пересчитывать все зависимые от этого параметра величины.

Весной 1979 года на рынке программного обеспечения для персональных компьютеров (ПК) появилась поистине революционная по тому времени программа под названием VisiCalc (от словосочетания "Visible calculator" – наглядный калькулятор), ориентированная на автоматизацию различных видов рутинных расчетов. Именно с этой программой в сфере информационных технологий появился и начал бурно развиваться новый класс прикладных программ, называемых электронными таблицами (ЭТ). За прошедшие годы в этой области программного обеспечения было создано большое количество интегрированных пакетов – табличных процессоров, ядром которых являются ЭТ. Помимо самих ЭТ они имеют в своем составе те или иные дополнительные функциональные модули, предназначенные для решения разнообразных задач: обработки текстов, работы с базами данных (БД), создания деловой графики, разработки демонстрационных программ для презентаций (слайд-шоу), работы со средствами телекоммуникации, а также написания макросов, пользовательских функций, запросов, окон диалогов и т.п.

В настоящее время табличные процессоры широко используются экономистами, финансистами, бухгалтерами, менеджерами, статистиками, инженерами, учеными и другими специалистами, у которых значительная часть рабочего времени расходуется на выполнение операций, относимых как к классу вычислительных задачи, так и к области новых информационных технологий. Любой пользователь ЭТ работает с информацией как конструктор и аналитик: выполняет постановку задачи, формулирует расчетные предписания по ее решению, совершает вычислительные итерации, корректируют, если это необходимо, исходную математическую модель и алгоритм ее расчета и, наконец, получает искомый результат в требуемом виде.

По мнению независимых экспертов, лидером в данном секторе программного обеспечения является семейство пакетов Microsoft Excel 5.0, 7.0, 97, которые опережают ближайших конкурентов – пакеты Lotus 1-2-3, Borland Quattro Pro и др. как по многообразию функциональных возможностей, так и по удобству управления работой программы и, что немаловажно, по простоте и гибкости приемов обработки различных видов информации.

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ТЕРМИНЫ, ПОНЯТИЯ И ОБОЗНАЧЕНИЯ

1. "Золотое правило" при работе в системе Windows

Сначала выберите (отметьте, выделите) объект или группу объектов и лишь после этого выполняйте нужные Вам действия (операции) с ними.

2. "Щелчок по объекту"

Поместите курсор манипулятора типа "мышь" на нужный объект, а затем кратко и четко нажмите левую кнопку мышки (если при этом специально не оговаривается правая кнопка).

3. "Двойной щелчок по объекту"

Поместите курсор мышки на нужный объект и выполните без перемещения курсора два последовательных одинарных щелчка левой кнопкой мышки. При выполнении этой операции необходимо обеспечивать как можно более краткий интервал времени между щелчками.

4. Обозначение клавишных комбинаций

Наименование любой клавиши заключается в угловые скобки.

Если имена клавиш в комбинации записываются через запятую, то это означает, что клавиши кратко и четко нажимаются последовательно одна за другой.

Если имена клавиш в комбинации объединяются символом плюс <+>, то это означает, что каждая последующая клавиша в комбинации нажимается и удерживается только после нажатия и удерживания всех предыдущих клавиш. Однако следует помнить, что последняя клавиша комбинации всегда лишь только кратко нажимается, но не удерживается!

Если в составе клавишной комбинации участвуют клавиши-модификаторы: <Alt>, <Ctrl> и <Shift>, то по умолчанию предполагается, что используются клавиши-двойники, расположенные слева от основной части клавиатуры.

5. Обозначение пути доступа к команде

Запись вида: "Формат / Столбец / Подгон ширины" означает, что в главном меню программы Excel нужно войти в раздел (ниспадающее меню) "Формат", затем перейти из него в подраздел (меню второго уровня) "Столбец" и только после этого щелкнуть в нем по команде "Подгон ширины".

6. Рабочая книга

В отличие от ранних версий программы Excel, начиная с версии 5.0 для хранения различных видов информации и компонентов ЭТ используется единый формат – файлы с расширением .xls. Каждый такой файл называется рабочей книгой программы Excel. Любая рабочая книга состоит из набора рабочих листов, число которых может достигать 255.

7. Рабочий лист

Второе часто употребляемое название – ЭТ. Рабочий лист является основным документом программы Excel и служит для хранения и обработки различных видов как разрозненных, так и структурированных данных (простых и сводных таблиц, списков и БД, диаграмм, графических рисунков и отсканированных фотографий, листов макросов, модулей, диалогов и т.п.).

8. Строки, столбцы и ячейки

Поле любого рабочего листа состоит из ячеек, образованных пересечением строк и столбцов. Максимальный размер ЭТ, размещаемой на одном рабочем листе, не может превышать соответственно 16384 (2¹⁴) строк и 256 (2⁸) столбцов. В качестве имен (заголовков) строк используются натуральные числа: 1, 2, 3, ..., 16384. Имена (заголовки) столбцов формируются из букв латинского алфавита по следующему правилу: A, B, C, ..., Z, AA, AB, AC, ..., AZ, BA, BB, BC, ..., BZ, ... ... ..., IA, IB, IC, ..., IV.

Адрес любой ячейки образуется из имени столбца и имени строки, на пересечении которых она располагается. Так, адрес ячейки С7 означает, что эта ячейка располагается на пересечении столбца С и строки 7 текущего рабочего листа. В тех случаях, когда необходимо сослаться на ячейки ЭТ, расположенные на других рабочих листах, адреса ячеек предваряются именами тех рабочих листов, на которых они расположены (например, Лист4!G9).

9. Блок (область)

Блок представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Блок может состоять либо из группы ячеек, либо из одной или нескольких строк (столбцов). Адрес блока представляет собой комбинацию из адресов левой верхней и правой нижней ячеек блока, разделенных двоеточием. Например, блок с адресом "А3:В5" содержит в себе следующие шесть ячеек: А3, А4, А5, В3, В4, В5.

10. Относительный адрес

Это основной способ адресации ячеек и блоков, который обеспечивает неразрывную связь между ячейками, содержащими формулы, и областями ячеек с исходными данными. Такая связь поддерживается даже в случае изменения структуры рабочего листа (например, в результате удаления или вставки строк и/или столбцов), а также при копировании или перемещении ячеек с формулами или исходными данными в другие ячейки рабочего листа. При этом соответствующая переадресация всех "поехавших" ячеек и блоков выполняется программой Excel автоматически!

11. Абсолютный адрес

Дополнительный способ адресации, позволяющий при любом изменении структуры рабочего листа, а также при копировании или перемещении ячеек с формулами полностью или частично "заморозить" адреса ячеек или блоков, на которые выполняется та или иная абсолютная ссылка. Абсолютный адрес формируется из относительного добавлением символа доллара "$" к нужной компоненте адреса ячейки или блока, например: "$A9", "B$7", "$C$5", "$D$3:$F$10".

12. Активный лист

Активным (текущим) листом рабочей книги называется лист, с которым Вы в данный момент работаете. Ярлычок активного листа всегда имеет более светлый цвет фона, на котором полужирным шрифтом отображается его имя. Для навигирования по листам рабочей книги можно использовать клавишные комбинации: <Ctrl>+<Page Down> и <Ctrl>+<Page Up>, а также группу из четырех кнопок, расположенных в левом нижнем углу рабочего окна программы Excel.

13. Активная ячейка

Активной (выделенной, текущей) ячейкой называется ячейка рабочего листа, с которой Вы в данный момент работаете. Активная ячейка всегда отмечается либо утолщением линий ее границ, когда она является единственной выделенной ячейкой, либо инверсией цвета ее фона, когда она является одной из нескольких выделенных ячеек. По умолчанию ввод данных и многие другие операции в программе Excel связаны именно с активной ячейкой.

14. Буфер обмена

Буфером обмена в системе Windows называют единую для всех активных прикладных программ область памяти для временного хранения скопированных или вырезанных фрагментов текста, набора данных, объектов и т.п. Информация, находящаяся в буфере обмена, может быть многократного вставлена (растиражирована) в различные участки любого документа. Помните, что содержимое буфера обмена сохраняется неизменным только до момента выполнения очередной операции копирования или вырезания в любой из активных в данный момент прикладных программ Windows!

15. Интерфейс программы Excel

Программа Excel наряду с другими прикладными программами Windows поддерживает как "мышиный" так и клавиатурный интерфейс – совокупность средств управления работой программы и приемов обработки информации. Дело в том, что иногда для выполнения одних операций заведомо удобнее использовать мышку, а для других – клавиатуру. Следовательно, пользователю программы Excel полезно знать особенности применения и обладать навыками работы как с тем, так и с другим интерфейсом. Более того, если на компьютере не установлена мышка или она, в силу разных причин, работает ненадежно, то единственным доступным средством управления работой программы Excel является именно клавиатура.

Многообразие способов выполнения одних и тех же операций, которые программа Excel предоставляет в распоряжение пользователя, позволяет ему самостоятельно формировать свой собственный стиль работы с этой программой, исходя из своих личных предпочтений и первичных навыков работы с программным обеспечением персонального компьютера.

Лабораторная работа №1

"ЗНАКОМСТВО С ПРОГРАММОЙ EXCEL"