5.7. Створення та використання шаблонів документів

Для того, щоб при створенні документу не повторювати кожного разу одні й ті ж дії по створенню і змінюванню стилів, параметрів сторінки, колонтитулів і т.д., можна скористатись шаблонами документів (Templates) (див. розділ 4 даної частини посібника). Нагадаємо, що в Word є цілий набір стандартних шаблонів, які розбиті на вісім категорій (закладки вікна New (Создание документа)): General (Общие), Legal Pleadings (Записки), Letters & Faxes (Письма и факсы), Memos (MEMOS), Other Documents (Другие документы). Publications (Публикации), Reports (Отчеты), Web Page (Web-страницы). Крім цього користувач може створювати власні шаблони документів.

Оскільки шаблон також є документом із розширенням *.dot, то для його створення використовуються их процедури, що й для звичайного документу. Тому, для створення шаблону потрібно в пункті меню File (Файл) вибрати команду New (Создать). При цьому відкривається стандартне вікно створення документу New (Создание документа), в нижній частині якого слід вибрати опцію Template (шаблон) Після цього аіід натиснути командну кнопку Ok (можна також вибрати шаблон на базі якого користувач буде створювати свій). В результаті чого відкриється чистий бланк документу, де слід вказати всі необхідні параметри, що повинні ввійти в даний шаблон. При цьому можна створювати нові та змінювати існуючі стилі, макроси, призначення комбінацій клавіш, команд меню, кнопок панелей інструментів, встановлювати необхідні параметри сторінки, колонтитули, розбивати бланк документу на колонки та секції, поміщати в нього текстові заготовки, графічні зображення, таблиці і т.д. Все це зекономить в майбутньому час на створення самого документу.

Створивши всі необхідні елементи шаблону документу, потрібно записати його на диск. Для цього в пункті меню File (Файл) вибрати команду Save (Сохранить) або вибрати однойменну піктограму чи скористатись комбінацією клавіш Ctrl+S (Shift+F12). При цьому відкривається стандартне вікно Save As (Сохранить как), де потрібно вказати назву шаблону. Записавши шаблон на диск потрібно обов'язково закрити його вікно.

Після створення шаблону у вікні New (Создание документа) з'явиться його назва. Тепер, в будь-який момент, при створенні нового документу можна скористатись цим шаблоном.

Для того, щоб змінити параметри існуючого шаблону, потрібно його відкрити, як звичайний документ. Тобто, в пункті меню File (Файл) слід вибрати команду Open (Скрыть) або скористатись будь-яким іншим способом. При Цьому відкривається стандартне для Windows-програм вікно Open (Открыть), де у випадаючому списку Files of type (Тип файла) потрібно вибрати Document Templates (Шаблон документа). Тепер список файлів буде складатись лише із файлів з розширенням *.dot, і з нього можна легко вибрати назву відповідного шаблону і натиснути кнопку Open (Открыть). Як правило, файли шаблонів зберігаються в папці Templates (Шаблоны), що знаходиться за шляхом "\Program Files\Microsoft Office", Відкривши файл шаблону, можна зробити в ньому всі необхідні зміни, записати на диск і закрити вікно.

Особливим серед всіх шаблонів є шаблон Normal (Обычный), оскільки/в ньому зберігаються всі глобальні параметри, що доступні для всіх документів, незалежно від того, на основі якого шаблону він створений. Але, водночас, це звичайний шаблон, тому його можна редагувати цим же способом що й інші шаблони. Нагадаємо, що даний шаблон знаходиться у файлі Normal.dot. Найчастіше в цьому шаблоні змінюють встановлені за замовчуванням шрифти, параметри сторінки, мову та ін.