5.4. Встановлення параметрів сторінки в документах Word. Форматування розділів

Встановлення параметрів сторінки відноситься до третього рівня форматування - форматування сторінки. Воно встановлює вигляд всіх сторінок документу і передбачає налаштування таких параметрів, як розмір сторінки, її орієнтація, величина полів відступів. Поля відступів (Margins) - це поля, що встановлюють відступ тексту документу від країв аркуша паперу зверху, знизу, зліва та справа.

Нагадаємо, що поля відступів можна встановити на горизонтальній та вертикальній розмірних лінійках Кадопомогою миші (див. розділ. З даної частини посібника).

Для встановлення будь-яких параметрів форматування сторінки потрібно відкрити вікно Page Setup (Параметры страницы), яке викликається однойменною командою з пункту меню File (Файл) або двічі натиснути ліву клавішу миші на сірому фоні розмірних лінійок. Можна також скористатись піктограмою В будь-якому випадку відкривається вікно з чотирьох закладок.

В закладці Margins (Поля) (мал. 9.26) встановлюються розміри полів відступів від країв.сторінки до тексту документу: Тор (Верхнєє) - зверху, Bottom (Нижнєє) - знизу, Left (Левое) - зліва та Right (Правое) - справа (нагадуємо, що всі абзацні відступи вираховуються від полів сторінки).

З верніть увагу, що при друці документу з двох Віторін аркушів паперу необхідно, щоб поля парних та непарних сторінок мінялись місцями (праве на ліве, ліве на праве). Тому, для друку книг та інших документів ІЙявосторонній друк) встановлюють дзеркальні поля. Для цього слід відмітити опцію Mirror margins (Зеркальные поля).

При встановленні дзеркальних полів замість лівого та правого встановлюються: Inside (Внутри) - внутрішні та Outside (Снаружи) - зовнішні поля. Крім цього, в полі Gutter (Переплет) можна вказати величину поля на підшивку (переплетення).

В даній закладці можна також встановити відступи'від верхнього та нижнього країв сторінки до відповідних колонтитулів (більш детально це поняття розглянуте в розділі 5.5 даної частини посібника). Дані параметри встановлюються в розділі From edge (От края до колонтитула), де вказуються: Header (верхнего) - відступ до верхнього та Footer (нижнего) нижнього колонтитулу. Зверніть увагу, що дані відступи повинні обов'язково бути менші за верхнє та нижнє поле сторінки.

У випадаючому списку Apply to (Применить) потрібно вказати на яку частину документу поширюються встановлені параметри форматування сторінки:

• Whole document (Ко всему документу) - на весь документ;

• This sections (К этой секции) - лише для даного розділу (секції) документу. Якщо весь документ записаний однією секцією, то даний параметр відсутній;

• This point forward (До конца документа) - на всі наступні сторінки документу (від наступної сторінки, після активної до кінця документу);

• Selected text (К выделенному тексту) - лише на виділений текст. Якщо виділеного тексту немає, то даний параметр відсутній.

Кнопка Default... (По умолчанию) - встановлює всі параметри даної закладки, які прийняті для шаблону Normal (Обычный) за замовчуванням.

В другій закладці Paper Size (Размер бумаги) (мал. 9.27) у однойменному випадаючому списку можна встановити стандартний формат розмірів аркушів паперу, на яких буде відбуватись друк документу. Якщо папір повинен мати нестандартні розміри, то у відповідних полях слід вказати його Width (Ширина) - ширину та Height (Высота) - висоту.

В розділі Orientation (Ориентация) потрібно вказати просторове розміщення (орієнтацію) сторінки. При цьому, якщо вибрати Portrait (книжная), то встановиться.вертикальна, а при виборі Landscape (альбомная) - горизонтальна орієнтація сторінки.

Призначення випадаючого списку Apply to (Применить) та командної кнопки Default... (По умолчанию) повністю аналогічне до відповідних елементів попередньої закладки.

В третій закладці Paper Source (Источник бумаги) (мал. 9.28) діалогового вікна Page Setup (Параметры страницы) встановлюється тип подачі паперу при друці на принтері. Дана закладка містить два списки: First page (Первая страница) - встановлює подачу паперу на принтер для першої сторінки документу та Other pages (Остальные страницы) -для решти сторінок. Дані списки визначають з яких лотків буде подаватись папір на принтер (якщо даний принтер має лише один лоток, то дані режими недоступні).

Якщо вибрати Manual feed (Ручная подача), то подача паперу буде здійснюватись в ручному режимі. При цьому програма буде для кожного аркуша виводити інформаційне вікно, де буде запропоновано вставити наступну сторінку (Insert page) і натиснути кнопку Ok.

Призначення випадаючого списку Apply to (Применить) та командної кнопки Default... (По умолчанию) також повністю аналогічні до першої закладки вікна.

В останній закладці Layout (Макет) (мал. 9.29) вікна Page Setup (Параметры страницы) можна встановити вирівнювання документу на сторінці у вертикальному напрямку. Для цього у випадаючому списку Vertical Alignment (Вертикальное выравнивание) потрібно вибрати відповідне вирівнювання тексту: Тор (По верхнему краю) - по верхньому полю сторінки, Center (По центру) - відносно середини сторінки (якщо курсор переходить на нову сторінку він автоматично потрапляє на її середину). Justified (По высоте) - одночасно пропорційно по верхньому та нижньому краях сторінки.

„В розділі Headers and Footers (Различать колонтитулы) можна встановити різні колонтитули для різних сторінок документу:

• Different odd and even (четных и нечетных страниц) - встановити різні колонтитули для парних і непарних сторінок;

• Different first page (первой страницы) - встановити окремі колонтитули для першої сторінки документу.

К омандна кнопка List Numbers (Нумерация строк) дозволяє встановити режим автоматичної нумерації рядків тексту документу. При цьому відкривається діалогове вікно, де потрібно відмітити опцію Add Line Numbering (Добавить нумерацию строк) і встановити з чого повинна починатись нумерація: Restart each page (на каждой странице) від початку сторінки, Restart each section (в каждом разделе) - від початку розділу або Continuous (непрерывно) - продовжувати нумерацію з попереднього розділу. Автоматична нумерація рядків може бути корисна, наприклад, в юридичних або інших подібних документах, де потрібно порівняти документи по рядках.

Закладка Layout (Макет) встановлює також форматування окремих розділів документу.

Розділи (секції) - це частини документу, які мають окремі, незалежні від інших розділів, параметри форматування сторінки та частково цілого документу (наприклад, окрему нумерацію сторінок). Використання розділів дозволяє більш гнучко форматувати документ, оскільки кожен розділ може мати свої окремі параметри сторінки, окрему нумерацію сторінок, окремі колонтитули.

За замовчуванням весь документ у Word приймається одним розділом. Найчастіше розділи створюються втому випадку, якщо для певної частини документу потрібно змінити кількість колонок (при форматуванні документу по колонках), стиль нумерації сторінок або саму нумерацію сторінок, орієнтацію сторінок, поля | відступів на сторінках, колонтитули і т.д.

Для створення окремого розділу потрібно виділити фрагмент документу, який повинен бути окремим розділом (секцією), тоді викликати вікно Page Setup (Параметры страницы). Після цього, у випадаючому списку Apply to (Применить) вибрати Selected text (К выделеному тексту). Тоді встановити всі необхідні налаштування параметрів сторінки (в будь-яких закладках) і натиснути Ok. При цьому виділений текст буде поміщений в окрему секцію.

У випадаючому списку Section start (Начать раздел) закладки Layout (Макет) потрібно вказати, де повинен починатись наступний розділ і закінчуватись попередній. При цьому можна вибрати:

• Continuous (На текущей странице) -.наступний розділ починається безпосередньо після попереднього, без вставки розриву сторінок;

• New Column (С новой колонки) - новий розділ створюється з нової колонки документу відформатованого по колонках;.

• New Page (Со следующей страницы) - наступний розділ починається з нової сторінки (між попереднім і наступним розділом вставляється маркер кінця сторінки);

• Even Page (С четной страницы) - новий розділ буде починатись з найближчої парної сторінки;

• Odd Page (С нечетной страницы) - новий розділ буде починатись з найближчої непарної сторінки.

Для створення нової секції можна також скористатись командою Break... (Разрыв...) з пункту меню Insert (Вставка). При цьому відкривається однойменне вікно, в розділі Section Break (Новый раздел) якого потрібно вибрати місце, де повинен починатись наступний розділ і закінчуватись попередній. При цьому варіанти вибору повністю аналогічні до вищеописаних (лише відсутня можливість вибору з нової колонки).

Команда Break... (Разрыв...) крім вставки нового розділу дозволяє встановити:

• Page Break (новую страницу) - примусовий розділювач сторінок. Тобто, при встановленні розділювача, дана сторінка автоматично закінчується, а курсор переходить на нову сторінку. Цю операцію можна також виконати за допомогою комбінації клавіш Ctrl+Enter;

• Column Break (новую колонку) - примусовий розділювач колонок (при форматуванні документу по колонках). Тобто, при встановленні розділювача дана колонка автоматично закінчується, а курсор переходить на нову колонку. Дану операцію можна також виконати за допомогою комбінації клавіш Ctrl+Shift+Enter.

5.5. Форматування всього документу. Колонтитули, нумерація сторінок та виноски

Четвертий рівень форматування, тобто форматування всього документу включає в себе нумерацію сторінок, створення в документі колонтитулів та виносок. Як вже відмічалось в розділі 5.4 даної частини посібника, у Word ці параметри форматування можуть відноситись як до документу вцілому так і лише до окремих розділів (секцій). Тому варто розглянути їх детальніше.

Встановлення та форматування колонтитулів

Колонтитули - це текст або графічні зображення, що повторюються зверху або (і) знизу на кожній сторінці документу. Тому колонтитули відповідно поділяються на: верхній (Header) та нижній колонтитул (Footer). Можна також передбачити різні верхні та нижні колонтитули для парних та непарних сторінок, а також для першої сторінки документу (секції). Для цього у вікні Page Setup (Параметры страницы) потрібно вибрати закладку Layout (Макет) (мал. 9.29) і встановити відповідні опції.

Для того, щоб добавити в документі колонтитули, потрібно в пункті меню View (Вид) вибрати команду Header and Footer (Колонтитулы). Word перейде в режим розмітки сторінки (Page Layout), якщо він перебував в іншому режимі перегляду, і на екрані з'явиться панель інструментів Header and Footer (Колонтитулы) ihctрументи цієї панелі показані в таблиці 9.6

Якщо потрібно перейти від верхнього до нижнього колонтитулу або навпаки - можна натиснути відповідну піктограму (таблиця 9.6) або скористатись лінійкою прокрутки.

Як видно з таблиці, в колонтитул можна добавити номер сторінки, кількість сторінок, поточну дату, час і т.д. Текст колонтитулів вводиться і форматується так само, як і будь-який інший текст документа, тому вирівняти (наприклад, відцентрувати) номер сторінки, час, дату або інший текст можна так само як і основний текст документу.

Для того, щоб відредагувати вміст колонтитула або знищити його, можна двічі натиснути ліву клавішу миші на ньому (в режимі перегляду документу Page Layout) або в пункті меню View (Вид) повторно вибрати команду Header and Footer (Колонтитулы). Після цього відредагувати його вміст. Якщо колонтитул потрібно знищити, то слід виділити весь його вміст і натиснути клавішу Delete або Backspase.

Нагадаємо, що поля відступів для колонтитулів встановлюються в закладці Margins (Поля) вікна Page Setup (Параметры страницы) (мал. 9.26). Можна також в режимі редагування колонтитула скористатись вертикальною розмірною лінійкою. Для цього курсором миші слід перетягнути межу між сірим та білим фоном на вертикальній масштабній лінійці.

В жодному випадку не можна, щоб поля відступів для колонтитулів були більшими за верхнє та нижнє поля відступів сторінки.

Якщо необхідно, щоб в різних .секціях (розділах) колонтитули відрізнялись, то слід перейти до редагування колонтитула у відповідному розділі і виключити піктограму. Після цього створити тест колонтитула для даного розділу. Встановивши відповідні параметри у вікні Page Setup (Параметры страницы), можна добитись різних колонтитулів на парних та непарних сторінках для цього роздіпу (див. попередній матеріал).

Встановлення та форматування нумерації сторінок

Нумерація сторінок - це одна із найпростіших операцій форматування. Зверніть увагу, що нумерація сторінок належить до колонтитулів (оскільки номери сторінок поміщаються в колонтитули), але її часто сприймають як окремий елемент форматування.

Для того, щоб вставити нумерацію сторінок, досить в пункті меню Insert (Вставка) вибрати команду Page Numbers... (Номера страниц...). При цьому відкривається однойменне вікно (мал. 9.30). В даному вікні потрібно вказати положення номера на сторінці. У випадаючому списку Position (Положение) вказується вертикальне положення: Top of Page (Вверху страницы) - у верхньому або Bottom of Page (Внизу страницы) - в нижньому колонтитулі „сторінки. У випадаючому списку Alignment (Выравнивание) потрібно вказати горизонтальне положення номера: Left (Слева) - з лівого, Right (Справа) - з правого краю сторінки. Center (По центру) - по центру колонтитула, Inside (Внутри) з середини. Outside (Снаружи) ззовні сторінок при дзеркальних полях відступів.

Я кщо відмітити опцію Show number on first page (Номер на первой странице), то буде встановлюватись номер і на першу сторінку документу. Інколи потрібно, щоб на першій сторінці номерне проставлявся (наприклад, перша сторінка титульна), тоді дану опцію слід відключити.

Д ля встановлення формату номерів сторінок потрібно натиснути командну кнопку Format... (Формат...). При цьому відкривається вікно Page Number Format (Формат номера страницы) (мал. 9.31), де у випадаючому списку Number format (Формат номера) можна встановити стиль нумерації сторінок. Якщо відмітити опцію Include chapter number (Включить номер главы), то до нумерації можна добавити заголовки частин та розділів документу. Для цього у випадаючому списку Chapter start with style (начинается со стиля) потрібно вибрати стиль заголовків, а в Use separator (разделитель) - розділовий знак між номерами сторінок та заголовками частин.

В розділі Page numbering (Номерация страниц) слід вказати з якого номеру розпочинати нумерацію сторінок. Якщо відмітити опцію Start at (начать с), то можна вказати конкретний номер з якого починається нумерація (за замовчуванням з цифри 1). Опція Continues from previous section (продолжить) використовується у випадку, коли документ складається з декількох секцій. Я.кщо, вона підключена, то нумерація нової секції продовжує нумерацію попередньої. Нагадаємо, що нумерація сторінок може встановлюватись окремо для кожної секції документу. За замовчуванням нумерація буде єдиною на весь документ, але, якщо користувач в наступному розділі бажає розпочати нумерацію спочатку, то домь перейти в наступну секцію і повторно дати команду Page Numbers... (Номера страниц...) з пункту меню Insert (Вставка). При цьому потрібно перейти у вікно, зображене на малюнку 9.31 і вказати номер, з якого слід починати нумерацію даної секції.

Нагадаємо також, що номери сторінок можна встановити за допомогою відповідної піктограми або комбінації клавіш Alt+Shift+P в режимі редагування колонтитулів. Цей спосіб зручний тим, що користувач може регулювати положення номеру сторінки, встановивши його у будь-яке місце колонтитулу.

Для зміни параметрів шрифту нумерації сторінок, потрібно ввійти в режим редагування колонтитула. Після чого виділити номер сторінки і вибрати відповідні параметри форматування шрифту так, як це прийнято для форматування символів звичайного тексту. Потрібно також звернути увагу, що номери сторінок в колонтитулі автоматично поміщаються у фрейми.

Створення та форматування виносок

Word має широкі можливості для створення та редагування виносок. Нагадаємо, що виноски (Footnote) - це короткі пояснення до незрозумілих термінів в тексті документу, що виводяться в кінці сторінки або цілого документу. Отже виноски бувають двох типів: посторінкові (Footnote) - записані в кінці цієї ж сторінки, де знаходиться сам термін в документі та кінцеві (Endnote) - записані в кінці цілого документу або розділу , (секції).

Щоб вставити виноску, потрібно помістити курсор'в точку вставки (після незрозумілого терміну) і в пункті меню Insert (Вставка) вибрати команду Footnote (Сноска). В результаті чого з'являється однойменне діалогове вікно (мал. 9.32), де в розділі Insert (Вставить сноску) потрібно вибрати тип виноски: Footnote (Обычную) - посторінкова або Endnote (концевую) - кінцева виноска. В розділі Numbering(Нумерация) потрібно вказати тип нумерації або маркування виносок. Якщо вибрати AutoNumber (автоматическая), то буде встановлено автоматичне номерування виносок цифрами (1, 2, 3 і т.д.), а якщо вибрати Custom Marks (другая), то в полі справа користувач повинен вказати символ, яким буде позначатись дана виноска. При цьому, якщо натиснути кнопку Symbol... (Символ...), то відкривається вікно із таблицею символів, де можна вибрати спецсимвол для маркування виноски.

Якщо потрібно встановити додаткові налаштування параметрів виносок, то слід вибрати командну кнопку Options... (Параметры...). При цьому відкривається вікно Note Options (Параметры сносок), яке складається з двох закладок.

В першій закладці All Footnotes (Сноски) можна встановити параметри для посторінкових виносок:

• випадаючий список Place at (Положение) - встановлює місце знаходження виноски: Bottom of page (Внизу страницы) - в кінці сторінки або Beneath text (Внизу текста) - під текстом;

• випадаючий список Number format (Формат номера) встановлює стиль автоматичної нумерації виносок;

• поле Start at (Начать с) - встановлює початковий номер, з якого повинна починатись автоматична нумерація виносок;

• розділ Numbering (Нумерация) - встановлює порядок продовження нумерації виносок (наприклад, у випадку коли в документі є декілька секцій): Continuous (Продолжить) - продовжувати попередню нумерацію виносок, Restart each section (Начинать в каждом разделе) - розпочати нумерацію з нової ; секції. Restart each page (Начинать на каждой странице) - розпочати нумерацію з нової сторінки.

Друга закладка All Endnotes (Концевые сноски) дозволяє встановити параметри налаштування для кінцевих виносок. При цьому параметри налаштування такі ж, як і в попередній закладці. За виключенням випадаючого списку Place at (Положение), де можна вибрати наступні параметри: End of document (В конце документа) - розмістити виноски в кінці документу або End of section (В конце раздела) - в кінці секції (розділу).

Встановивши всі необхідні налаштування параметрів виносок, слід натиснути кнопку Ok. При цьому курсор переходить в спеціальне поле (в кінці сторінки або документу), де можна вводити текст створюваної виноски. Після завершення створення можна перемістити курсор в поле основного тексту.

Інколи створюється окреме вікно виноски, розміри якого можна регулювати курсором миші. В цьому випадку, після завершення створення виноски, потрібно натиснути командну кнопку Close (Закрыть) або комбінацію клавіш Alt+V+F. Якщо натиснути клавішу F6, то курсор перейде в основне вікно документу без закриття вікна виноски.

Для створення посторінкової виноски можна скористатись комбінацією клавіш Alt+Ctrl+F, але при цьому діалогове вікно Footnote не відкривається, а курсор автоматично переходить в поле для створення виносок. При цьому параметри налаштування формату виносок встановлюються за замовчуванням.

Для того, щоб відредагувати'вміст зноски необхідно помістити курсор миші на сторінку, на якій знаходиться потрібна виноска, а тоді в пункті меню View (Вид) вибрати команду Footnote (Сноски). При цьому курсор миші потрапляє в поле виносок. Перехід між виносками здійснюється за допомогою команди Go То (Перейти).

Переміщення і знищення виносок здійснюється шляхом переміщення та знищення їх маркерів в основному тексті документу. При цьому відбувається переміщення та знищення тексту самих виносок.

Якщо потрібно посторінкову виноску перетворити в кінцеву, то потрібно увійти в редакційне поле цієї виноски, тоді встановити курсор на початок тексту виноски і в контекстному меню вибрати команду Convert to Endnote (Преобразовать в концевую сноску).

5.6. Форматування документу по колонках

П ри макетуванні документу у видавничій справі дуже часто використовують форматування (верстку) по колонках. У Word в колонках можна розмістити як весь документ, так і лише його частину. Для того, щоб розмістити текст документу по колонках, потрібно спочатку виділити цей текст (якщо він вже створений). Тоді можна вибрати піктограму зі стандартної панелі інструментів. В результаті чого відкриється вікно, в якому імітується вигляд колонок. Помістивши в нього курсор миші і натиснувши ліву клавішу, слід виділити потрібну кількість колонок. Після цього відпустити клавішу. На горизонтальній розмірній лінійці з'являються межі колонок. Якщо цього не відбулось, то очевидно встановлено інший режим перегляду документу (наприклад Normal (Обычный)). В цьому випадку потрібно перейти в режим перегляду Page Layout (Разметка страницы).

Описаний вище спосіб створення колонок не дозволяє вибрати при створенні параметрів форматування (параметри приймаються за замовчуванням). Якщо користувачу при створенні колонок потрібно встановити інші параметри форматування, то необхідно скористатись головним меню. Для цього в пункті меню Format (Формат) потрібно вибрати команду Columns... (Колонки...). В результаті чого відкриється однойменне вікно, зображене на малюнку 9.33.

В розділі Presets (Тип) можна вказати кількість колонок, що будуть розміщуватись на одній сторінці:One - одна, Two - дві, Three - три або дві колонки різної ширини. Якщо кількість колонок повинна перевищувати три, то її слід вказати в полі Number of columns (Число колонок).

Розділ Width and spacing (Ширина и промежуток) встановлює ширину колонок (Width) та відстань між ними (Spacing). При цьому, якщо відмітити опцію Equal column width (колонки одинаковой ширины), то ширина всіх колонок буде однаковою. Коли дана опція не відмічена, то користувач має можливість встановити відповідні розміри для кожної колонки зокрема. Якщо відмітити опцію Line between (Разделитель), то колонки додатково будуть розділені між собою вертикальними лініями.

Ширину колонок можна встановити і без виклику діалогового вікна Columns (Колонки). Для цього слід помістити курсор миші на маркер колонки на горизонтальній розмірній лінійці. Він набере форми двонаправленої стрілки. Тепер, переміщаючи курсор (при натиснутій клавіші миші), можна змінювати ширину колонки.

У випадаючому списку Apply to (Применить) потрібно встановити на яку частину документу поширюється форматування по колонках: Whole Document (Ко всему документу) - на весь документ або This point forward (До конца документа) - від курсору до кінця документу. При цьому, якщо вибрати другий параметр і відмітити опцію Start new Column (Новая колонка), то поділ на колонки буде починатись з нової сторінки. В іншому випадку (якщо опція не відмічена) колонки створяться на даній сторінці, безпосередньо починаючи з позиції курсору.

Для того, щоб зняти форматування по колонках потрібно викликати вікно Columns (Колонки) і встановити кількість колонок - одну.