8.1. Попередній перегляд документів

Однією із найнеобхідніших характеристик сучасних текстових процесорів є наявність зручної функції попереднього перегляду перед друком. Не є виключенням і Microsoft Word. Попередній перегляд дозволяє побачити який вигляд буде мати документ після друку на принтері. Цей режим дозволяє зекономити час та папір, що витрачається на пробне роздруковування. В ньому показуються всі елементи документу -малюнки, формули, виноски, нижні і верхні колонтитули, номери сторінок, колонок і т.д. Для того, щоб виконати команду попереднього перегляду перед друком, потрібно в пункті меню File (Файл) вибрати команду Print Preview (Предварительный просмотр) або натиснути піктограму із панелі інструментів Standard (Стандартные). Можна також скористатись комбінацією клавіш Alt+Cfrl+l.

В будь-якому випадку відкривається вікно (мал.9.47), де відображається одна або кілька сторінок документу. Для переходу до перегляду одночасно кількох сторінок потрібно вибрати піктограму, після чого відкривається спеціальне вікно, яке емітує набір сторінки. При цьому потрібно натиснути ліву клавішу миші і, не відпускаючи її, виділити потрібну кількість сторінок. Якщо потрібно перейти до перегляду лише однієї сторінки, то слід натиснути піктограму.

Крім цього, масштаб перегляду можна змінювати за допомогою піктограми Zoom (Масштаб), в якій знаходиться випадаючий список масштабів відображення сторінки в процентах. Потрібно відмітити, що користувач може вибрати не лише масштаб, що входить в список, але й вказати нестандартний. Для цього слід виділити значення масштабу, що відображається в середині піктограми, вказати потрібне і натиснути Enter.

У вікні попереднього перегляду перед друком можна не лише переглядати документ але й редагувати його (хоча це й не дуже зручно). Якщо натиснути піктограму, то в даному вікні документ редагувати буде не можливо. Натискування клавіші миші на документі в цьому режимі приводить до наближення відповідної ділянки документу (до масштабу 100%), а повторне натискування повертає до попереднього масштабу.

В таблиці 9.11 вказано повний перелік піктограм, що входять в панель інструментів вікна Print Preview (Предварительный просмотр).

8.2. Друк документів Word на принтері

Можливість виведення документу на друк має будь-який текстовий редактор. Але текстовий процесор Word, в цьому плані має досить широкі можливості: можна виводити на друк як весь документ, так і вибрані частини; друкувати інформацію, яка стосується документу (коротку довідку про документ, анотації, елементи автотексту, таблиці стилів і тд.); виводити на друк одночасно декілька копій.

Перед тим, як здійснювати друк документу на принтері, бажано переглянути його у вікні Print Preview (Предварительный просмотр) (див.: розділ 8.1). Якщо вигляд документу в цьому вікні задовольняє користувача, то можна скористатись піктограмою або комбінацією клавіш Ctrl+P. Але, при цьому документ завантажується на друк із параметрами за замовчуванням (без додаткового вікна налаштування параметрів друку). Параметрами друку за замочуванням є: друк однієї копії цілого документу, принтером встановленим у Windows за замовчуванням. Якщо ж користувач не згідний із параметрами друку, встановленими за замовчуванням, то потрібно закрити вікно попереднього перегляду і завантажити на друк з основного вікна документу.

Для того, щоб у вікні редагування Word завантажити документ на друк, потрібно в пункті меню: File (Файл) вибрати команду Print (Печать) або натиснути комбінацію клавіш Ctrl+P чи Ctrl+Shift+F12. При-цьому відкривається вікно Print (Печать), показане на малюнку 9.48.

Для друку документу на принтері можна також скористатись піктограмою (Print (Печать) із стандартної панелі інструментів (Standard (Стандартные). Але при цьому відбувається автоматичне завантаження документу на друк із параметрами встановленими за замовчуванням (без виведення діалогового вікна Print (Печать)).

В діалоговому вікні Print задаються наступні.параметри:

• розділ Printer (Принтер) встановлює параметри самого принтера. При цьому, у випадаючому списку Name (Имя) слід вибрати принтер, на якому потрібно здійснити друк. Тоді, натиснувши кнопку Properties (Свойства), налаштувати його параметри. Відкривається вікно - вигляд якого залежить від типу вибраного принтера. Серед параметрів цього вікна переважно можна вибрати: розміри аркуша паперу, на якому буде здійснюватись друк, орієнтацію сторінки, роздільну здатність принтера, графічні можливості, тип подачі паперу і т.д. Після вибору принтера в нижній частині даного розділу виводиться інформація про нього: Status (Состояние) - поточний стан принтера (вільний, зайнятий і т.д.), Types (тип) -його тип, Where (порт) - назва порту, до якого під'єднаний принтер. Comment (заметки) - додаткові примітки. Якщо відмітити опцію Print to File (печать в файл), то друк буде здійснюватись не на принтері, а в спеціальний файл з розширенням *.рrn (print-файл);

• розділ Page range (Страницы) встановлює, яку частину документу потрібно друкувати. При цьому можна вибрати:

- All (все) - всі сторінки документу (приймається за замовчуванням),

- Current page (текущая) - лише активну сторінку (на якій знаходиться курсор),

- Selection (выделенный фрагмент) - тільки виділений фрагмент тексту (якщо виділених фрагментів немає, то опція недоступна),

- Pages (номера) - тільки сторінки вказані в полі справа. При цьому можна вказати діапазон сторінок (розділивши номери початкової і кінцевої сторінки дефісом, наприклад - 7-15: від 7-ої до 15-ої), список (розділивши сторінки комою, наприклад - 3,7,9 - лише сторінки з номерами З, 7, 9), або поєднати діапазон із списком (наприклад - 3,5,10-12,34,45-78);

• розділ Copies (Копии) встановлює кількість друкованих копій кожної сторінки, який вказується в полі Number of copies (Число копий) (за замовчуванням приймається одна). При друці декількох екземплярів багатосторінкового документу можна друкувати всі копії першої сторінки, потім другої і т.д., або надрукувати повністю перший екземпляр документу, потім другий, і т.д. Якщо потрібно друкувати документ цілими екземплярами, то слід встановити опцію Collate (разобрать по копиям), а коли потрібно надрукувати спочатку всі копії першої сторінки, потім - другої і т.д., то дану опцію потрібно відключити;

• у випадаючому списку Print (Вывести на печать) можна встановити які сторінки із вказаних в розділі Page range (Страницы) потрібно виводити на друк: All pages in range (все страницы диапазона) -всі сторінки, що вказані в попередньому розділі. Odd pages (только нечетные) - тільки непарні сторінки. Even pages (только четные) - лише парні. Останні дві опції зручно використовувати при двосторонньому друці (на дві сторони аркуша) великої кількості сторінок. При цьому можна задати друк всіх непарних сторінок, а тоді помістити всі аркуші ще раз в лоток принтера (в зворотньому порядку) і задати друк парних сторінок;

• у випадаючому списку Print what (Вывести на печать) потрібно вибрати який елемент документу слід друкувати: Document (Документ) - власне документ, Document properties (Сведения) - відомості про документ (заголовок, тема, автор, назва ПК, на якому він створений, дата створення та модифікації, кількість в ньому сторінок, слів, символів і т.д.), Comments (Примечания) - лише примітки, що створені в документі, Styles (Стили) - таблицю стилів, що використовуються в документі, AutoText entries (Элементы автотекста) - елементи автотексту, що створені для документу. Key Assignments (Сочетания клавиш) - комбінації "гарячих клавіш" і їх призначення.

Крім цього у вищеописаному вікні є кнопка Options... (Параметры...), що дозволяє встановити налаштування процесу друку. При цьому відкривається діалогове вікно Print (Печать) (мал. 9.49), яке складається з трьох розділів:

• розділ Printing Options (Режим) встановлює тип друку:

- Draft Output (черновой) - друкувати чернетку документу, тобто з найменшим форматуванням (практично без символів форматування). При цьому буде дуже висока швидкість друку,

- Update fields (обновлять поля) - перед початком друку будуть оновлені всі поля в документі (див.: розділ 9.1 даної частини посібника),

- Update links (обновлять связи) - перед початком друку оновлюються всі зв'язки документу з іншими програмами,

- Allow A4/Letter paper resizing (преобразование A4/Letter) автоматично перетворювати формати А4 та Letter,

- Background printing (фоновая печать) -друк документу в фоновому режимі, тобто під час друку на принтері можна продовжувати працювати з документами в Word. Якщо ПК має досить малі ресурси пам'яті, то процес фонового друку може дуже сповільнитись. В таких випадках дану опцію слід відключити,

- Print PostScript over text (печатать PostScript поверх текста) - друкувати PostScript об'єкти поверх основного тексту документу,

- Reverse print order (в обратном порядке) - сторінки документу виводити на.друк в оберненому порядку (з останньої сторінки до першої). Цей режим дуже зручний для роботи із лазерними принтерами старих поколінь, які сконструйовані таким чином, що віддруковані сторінки встановлюються лицевою сторінкою вверх. Тому після .роздрукування документу остання сторінка виявиться першою;

• розділ Include with document (Печатать) встановлює яку інформацію виводити на друк разом із самим документом:

- Document properties (сведения) - відомості про документ (див. попередній матеріал),

- Field codes (коды полей) - коди, що поміщені в спеціальних полях. Якщо опція не відмічена, то виводиться інформація, яка цим кодам відповідає,

- Comments (примечания) - коментарі в документі,

- Hidden text (скрытый текст) - прихований текст (встановлюється в форматуванні символів),

-Drawing objects (графические объекты) - об'єкти створені в підпрограмі Drawing;

• розділ Options for current documents only (Для текущего документа) встановлює параметри які приймаються лише для даного документу, а при друці наступного, вони автоматично знімаються. Даний розділ містить лише одну опцію Print data only for forms (печатать только данные для форм) - друкувати лише дані для форм, що містяться в документі;

• випадаючий список Default tray (Подача бумаги) встановлює тип подачі паперу на принтер (тип лотка для подачі паперу). Вміст даного списку залежить від типу встановленого принтера. Переважно цей список містить наступні параметри: Use Printer settings (Использовать настройки принтера) - встановлювати налаштування, прийняті в параметрах самого принтера, Tractor - автоматична подача паперу з лотка, Manual feed - ручна.подача паперу та ін.

Д рук конвертів у Word

Word має можливість друкувати поштові конверти та наклейки, якщо принтер це дозволяє. Для цього слід скористатись командою Envelopes and Labels (Конверты и наклейки) з пункту меню Tools (Сервис).

При цьому відкривається вікно, яке складається з двох закладок.

Закладка Envelopes (Конверты) (мал. 9.50) складається з двох ділянок для введення тексту: Delivery address (Адрес получателя) - адреса отримувача поштового конверту та Return address (Обратный адрес) - зворотна адреса (адреса відправника). При.вказанні адрес можна скористатись адресною книгою, яка викликається спеціальною піктограмою над відповідними полями введення. Якщо відмітити опцію Omit (не печатать), то адреса відправника друкуватись на конверті не буде.

Для встановлення параметрів друку конверту потрібно натиснути кнопку Options... (Параметры...).

При цьому відкривається вікно з двох закладок.

В закладці Envelopes options (Параметры конверта) встановлюються розміри (формат) конверту -випадаючий список Envelope size (Размер конверта). Крім цього, в розділах Delivery address (Адрес получателя) та Return address (Обратный адрес) можна вказати для адреси отримувача та відправника такі параметри: кнопка Fonts... (Шрифт...) - відкриває стандартне діалогове вікно налаштування параметрів шрифту для відповідної адреси, поле From left (слева) - встановлює відступ адреси від лівого краю конверта, a From top (сверху) - від верхнього краю. В англомовній версії Word можна встановити ще дві опції: Delivery point barcode - друкувати на конверті штрих-код, та FIM-A courtesy reply mail -ідентифікатор оплаченої відповіді.

Закладка Printing Options (Параметры печати) встановлює параметри друку конверта. В розділі Feed method (способ подачи) можна вибрати (по малюнку відповідної піктограми) спосіб подачі конверта на принтер. При цьому також можна встановити опції: Face up (адресом вверх) - адресою вверх, Face down (адресом вниз) - адресою вниз, Clockwise rotation (разворот на 180°) - повернути адресу при друці на 180 градусів. У випадаючому списку Feed from (подача из) слід вказати тип лотка з якого будуть подаватись конверти на друк.

Встановивши всі необхідні параметри можна вибрати у вікні Envelopes and Labels (Конверты и наклейки) кнопку Print (Печать) для виведення конверту на друк. Можна також вибрати Add to Document, щоб добавити конверт до основного документу.