4.2. Створення та використання автотексту

П ри створенні документу користувачу часто доводиться вводити слова (словосполучення, речення і т.д.), що часто повторюються. Для полегшення введення таких фрагментів і збільшення продуктивності роботи користувача у Word створена спеціальна функція AutoText (Автотекст). Вона дозволяє вводити не весь фрагмент, а лише одну або декілька літер. Тоді, після натискування F3, автоматично.з'являється весь фрагмент.

Зверніть увагу, що елементом автотексту може бути не лише текстовий фрагмент, але й будь-який інший об'єкт (малюнок, таблиця, формула і тд.).

Для створення елементу автотексту потрібно виконати таку послідовність дій:

1. Ввести текст, що повинен виводитись автоматично і виділити його, або виділити потрібний об'єкт.

2. В пункті меню Insert (Вставка) вибрати підпункт AutoText (Автотекст), а в ньому команду New... (Создать...) або натиснути однойменну піктограму в панелі інструментів AutoText (Автотекст). Можна також скористатись комбінацією клавіш Alt+F3.

3. В будь-якому випадку відкриється діалогове вікно, в єдиному полі якого вказано виділений фрагмент тексту. Користувачу потрібно знищити цей текст і ввести літеру або послідовність літер, які будуть викликати даний елемент автотексту (переважно вказують за першими літерами фрагменту).

Автотекст можна створити також виділивши потрібний фрагмент та вибравши в пункті меню Insert (Вставка) підпункт AutoText (Автотекст), а в ньому - однойменну команду AutoText (Автотекст) або

вибрати піктограму з панелі інструментів AutoText (Автотекст). При цьому відкривається вікно AutoCorrert (Автозамена), в якому відкрита третя закладка - AutoText (Автотекст) (мал. 9.6).

В полі Enter AutoText entries here (Имя элемента) виводиться вибраний фрагмент тексту. При цьому потрібно знищити даний фрагмент і ввести літеру або послідовність літер, які будуть його викликати. У випадаючому списку Look in (Шаблоны) слід вибрати шаблон для якого буде використовуватись даний елемент автотексту. Після цього слід натиснути ліву клавішу миші на кнопці Add (Добавить).

Потрібно відмітити, що елементи автотексту зберігаються в шаблоні документу. Тому, якщо з'являється діалогове вікно, в якому буде запропоновано записати зміни в шаблоні, то слід вибрати кнопку Yes (Да). Хоча, при відповідних налаштуваннях параметрів запису документу, зміни в шаблоні записуються автоматично, разом із записом самого документу.

Для того, щоб встановити елемент автотексту в потрібному місці документу, необхідно вказати літеру (послідовність літер), які викликають даний автотекст і натиснути клавішу F3 або комбінацію клавіш Alt+Ctrl+V. При цьому дана літера (послідовність літер) повинна бути відділена від решти тексту з двох сторін пробілами. Для виведення автотексту можна також скористатись мишею, вибравши піктограму або в пункті меню Insert (Вставка) вибрати підпункт AutoText (Автотекст), а в ньому - однойменну команду AutoText (Автотекст). В будь-якому випадку відкривається вікно AutoCorrect (Автозамена) із активною закладкою AutoText (Автотекст) (мал. 9.6). У списку назв елементів автотексту слід вибрати потрібну і натиснути командну кнопку Insert (Вставить). При цьому в полі Preview (Образец) буде переглядатись вміст вибраного елементу автотексту.

Якщо один із елементів автотексту у списку виявився зайвим, то слід вибрати його в списку і натиснути командну кнопку Delete (Удалить).

Для виклику елементу автотексту можна скористатись ще одним способом. Якщо потрібно в позицію курсору помістити автотекст, то в пункті Insert (Вставка) можна вибрати підпункт AutoText (Автотекст) і в підменю, що відкриється - шаблон документів, в якому записано автотекст, або натиснути кнопку All Entries (Все елементы) в панелі інструментів AutoText (Автотекст). При цьому відкривається ще одне підменю, де потрібно вибрати назву (відповідну літеру або послідовність літер) елементу автотексту.

Для того, щоб вивести панель інструментів AutoText (Автотекст) у вищеописаному вікні (мал. 9.6), можна скористатись командною кнопкою Show Toolbars (Панель).