8.3. Робота із структурою документу та головним документом

Структура документу представляє собою скорочений варіант документу, який містить лише його заголовки та підзаголовки (хоча може виводитись і основний текст). Заголовком вважається будь-який абзац, якому присвоєний певний стиль. Структурою документу зручно користуватись при створенні планів та змістів документів. Особливо це корисно для документів із розгалуженою структурою розділів та підрозділів. Навіть в ранніх версіях текстових процесорів можна було намічати структуру документу за допомогою табуляції та заголовків які вводились вручну. Але Word надає можливість автоматизувати процес структурування документу. Крім цього, він дозволяє автоматично нумерувати заголовки розділів та легко взаємно їх переміщати не звертаючи уваги на форматування.

В Word структура документу є його невід'ємною частиною. Створюючи документ користувач автоматично визначає його структуру.

Текстовий процесор Word містить набір спеціальних стилів для відповідної структури документу. При цьому передбачено дев'ять стилів заголовків, кожен з який відповідає певному рівню ієрархії структури - від Headings 1 (Заголовок 1) до Headings 9 (Заголовок 9). За замовчуванням Word розміщає заголовки найвищого рівня по лівому полю сторінки, а заголовки кожного наступного рівня - з певним відступом відносно попереднього рівня.

Основним текстом вважається довільний текст, якому не присвоєно жодного із восьми вищеописаних стилів. Для позначення всіх заголовків і основного тексту, що знаходиться під певним заголовком, в Word використовується поняття підтексту.

Нагадаємо, що для переходу до структури документу потрібно в пункті меню View (Вид) вибрати команду Outline (Структура) або скористатись однойменною піктограмою. При роботі в режимі структури виділення тексту відбувається в основному так само, як і в звичайному режимі. Головна відмінність полягає в тому, що в режимі структури неможливо виділити одночасно півтора абзаца. Якщо виділити один абзац і перейти до виділення наступного, то він виділяється відразу цілий, що значно ускладнює процес редагування в режимі структури.

При виборі режиму структури документу, відкривається додаткова панель інструментів, яка містить піктограми, призначення яких показане в таблиці 9.12.

Досить часто виникає потреба пронумерувати заголовки. Звичайно, це можна зробити вручну, ввівши номери відповідних заголовків разом із самими заголовками, але якщо виникне потреба змінити структуру документу (переміщення, знищення заголовків, зміна їх рівня), то нумерацію доведеться також міняти вручну.

Для того, щоб уникнути цих проблем, потрібно встановити режим автоматичної нумерації абзаців командою Bullets and Numbering... (Список...) з пункту меню Format (Формат) (див.: розділ 5.2 даної часини посібника). Заголовки нумеруються наступним чином:

1. Потрібно згорнути або розгорнути структуру таким чином, щоб видимими були лише нумеровані заголовки, тому що Word нумерує будь-які видимі абзаци (в тому числі і основний текст).

2. Виділити абзаци для нумерації.

3. Скористатись командою автоматичної нумерації абзаців (див. попередній матеріал).

При друці на принтері структури документу потрібно пам'ятати, що він виводиться на друк в такому вигляді, як виглядає на екрані. Тобто, якщо заховати певні рівні заголовків, то вони друкуватись не будуть. Так само, якщо відключити кнопку форматування символів, то заголовки будуть друкуватись неформатованими.

Робота з головним документом

У Word, для колективної роботи кількох користувачів над великим документом, існує дуже зручна можливість створення комплексного документу який знаходиться в кількох файлах. При цьому створюється файл з головним документом, а всі решту файли з частинами документу приєднуються до нього. Причому, вміст цих файлів не копіюється в головний документ, а лише встановлюються зв'язки з ними. Тому ці файли відкриваються лише в тому випадку, якщо їх викликати з головного документу. Така організація інформації не лише економить дисковий простір,-але й ресурси ПК при редагуванні такого документу (адже такий документ переважно має досить великі розміри). При цьому, якщо відбувається друк головного документу, то одночасно друкуються всі залежні від нього файли документу. Зв'язані з головним документом файли називаються піддокументами (subdocuments).

Недоліком організації комплексних документів є прив'язаність піддокументів до головного документу. Адже, якщо файл піддокументу перенести в іншу папку, то втрачається з ним зв'язок, а отже для головного документу інформація що знаходилась в піддокументі практично втрачається.

Для створення комплексного документу потрібно створити головний документ, який поєднує в собі всі розділи документу (своєрідний зміст). Після чого до нього можна приєднувати піддокументи. Робота з головним документом здійснюється в режимі перегляду Master Document (Главный документ), який викликається однойменною командою в пункті меню View (Вид). Можна також скористатись піктограмою з панелі інструментів перегляду структури документів. При цьому з'являється ще додаткова панель інструментів - Master Document (Главный документ), а режим перегляду практично нічим не відрізняється від режиму перегляду структури документу.

Добавити піддокумент до головного документу можна двома способами.

1 . Встановлення зв'язку із вже існуючим на диску файлом. Для цього потрібно встановити курсор в потрібне місце головного документу і в панелі інструментів вибрати піктограму Ч|Ц - Insert Subdocument (Вставить вложенный документ). При цьому відкривається однойменне діалогове вікно, де потрібно вибрати папку та ім'я файлу, який повинен бути піддокументом, а тоді натиснути кнопку Open (Открыть). При цьому з'являється вміст файлу піддокументу, навколо якого утворюється прямокутна ділянка.

2 . Безпосереднє створення піддокументу у вікні головного документу. Для цього потрібно встановити курсор миші в потрібне місце головного документу і в панелі інструментів вибрати піктограму І -Create Subdocument (Создать вложенный документ). В результаті чого з'являється прямокутна ділянка, що обмежує піддокумент всередині головного документу. Після цього слід ввести текст піддокументу. Піддокумент запишеться на диск під іменем, що відповідає першому рядку тексту піддокументу.

У будь-якому випадку в лівому верхньому куті ділянки, що обмежує піддокумент з'являється спеціальний маркер. Якщо на ньому двічі натиснути ліву клавішу миші, то в новому вікні документу відкривається файл піддокументу. Причому, коли піддокумент створений всередині головного документу і ще не збережений на диску, то в новому вікні поміщається текст піддокументу без назви файлу. Це дозволяє вказувати таку назву файлу піддокументу, яку забажає користувач. Одноразове натискання клавіші миші на цьому маркері приведе до виділення всього вмісту піддокументу. Натиснувши ліву клавішу миші на маркері і не відпускаючи її, за технологією Drag and Drop можна перемістити піддокумент у іншу позицію головного документу.

Зверніть увагу, що всередині піддокументу можна також створити піддокумент нижчого рівня, створюючи таким чином ієрархічну структуру комплексного документу.

Я кщо користувач не бажає, щоб в головному документі виводився вміст піддокументів, то слід відключити піктограму - Collapse Subdocuments (Свернуть вложенный документ) або натиснути комбінацію клавіш CtгІ+\.При цьому замість вмісту піддокументу у вигляді гіперпосилання буде виводитись шлях до файлу на диску, в якому він знаходиться. При натискування лівої клавіші на цьому шляху відбувається відкриття файлу піддокументу в новому вікні Word.

Д ля знищення піддокументу в головному документі слід помістити в нього курсор і вибрати піктограму -

Remove Subdocument (Удалить вложенный документ). Можна також виділити піддокумент і натиснути клавішу Delete. При цьому розривається лише зв'язок із файлом піддокументу, а сам файл з диску не знищується.

І нколи виникає потреба об'єднати декілька піддокументів в один. Для цього потрібно виділити їх вміст і вибрати піктограму - Merge Subdocument (Объединить вложенные документы). При цьому ім'я файлу, в якому він буде знаходитись, відповідає імені файлу першого із виділених піддокументів. Для виконання зворотньої операції, тобто розбиття піддокументу на два, потрібно встановити курсор на початок рядка, по якому слід його розбити і вибрати піктограму - Split Subdocuments (Разбить вложенный документ). При цьому ім'я файлу першого піддокументу залишиться попереднім, а другий піддокумент буде без імені (або воно встановиться по першому рядку тексту).

Щ е одна піктограма панелі інструментів Master Document (Главный документ), це Lock Subdocuments (Блокировать документ) - яка дозволяє захистити вміст піддокументу від редагування. При цьому в лівому верхньому куті поля піддокументу з'являється спеціальний маркер у вигляді дверного замка. Для зняття захисту досить відключити піктограму Lock Subdocuments (Блокировать документ).