После переговоров

Независимо от того, были переговоры успешными или безрезультатными, их итоги должны быть проанализированы и обсуждены. Должны быть четко сформулированы ответы на следующие вопросы:

Что мы действительно достигли на переговорах, а что не достигли по сравнению с поставленной перед нами задачей?

Каковы основные причины достижения данных результатов?

Хорошо ли были организованы переговоры?

Достаточно ли хорошо мы изучили партнеров и настроились на них?

Удивили ли они нас чем-то?

Как они нас восприняли?

Хватило ли нам полномочий? Все ли было сделано?

Пришлось ли нам пойти на уступки?

Как изменилось в результате переговоров наше представление о проблеме?

Что следует дальше предпринять?

11. Совещание как вид коллективной мыслительной деятельности

Психологических проблем совещания очень много, поскольку традиционно его эффективность равно КПД паровоза (90% групповых ресурсов растрачивается впустую).

Эффективность совещания равна количеству и качеству принятых решений, деленному на затраты времени, энергии и денег.

Факторы, влияющие на эффективность совещания:

• личностные особенности участников,

• взаимодействие участников между собой,

• организация самого процесса совещания.

Памятка участнику

Каждый участник обязан:

быть конструктивным,

отвечать за свои ошибки и за все происходящее,

быть терпеливым к инакомыслию,

не иметь право ни на один вид монополии, т.к. вовлечен в коллективный процесс.

Каждый участник имеет право:

на ошибку,

быть независимым,

выдвигать любые идеи и пересматривать свою позицию,

обдумывать свои заявления и отстаивать свою точку зрения.

Подготовка участника к совещанию

1. Секретарь должен заранее подготовить папку для совещания.

2. Она должна включать: приглашение, повестку дня и регламент, список участников, протокол предыдущего заседания и перечень «открытых» вопросов и проектов.

3. Если участник что-то получает в последнюю минуту, то может уклониться от совещания.

4. На совещании должна быть организованна фиксация всего, что говорится. Затем информацию нужно обработать и проанализировать.

Действия по управлению совещанием

До совещания его руководитель должен ответить на вопросы:

Надо ли проводить? Есть ли ему альтернатива?

Каково участие каждого в нем? (число участников должно быть сведено к минимуму)

Удобно ли время?

Цели пунктов повестки дня? Регламент по пунктам.

Рассылка приглашений? Наглядная информация?

Во время совещания ведущий должен контролировать следующие моменты:

Начать вовремя: самому не опаздывать, не ждать опоздавших; не допрашивать опоздавшего (он должен сам объяснить позже).

Согласовать правила работы (работать четко по повестке).

Назначить ответственного за регламент и протокол.

Не смотреть на наручные часы: иметь настенные или положить наручные перед собой.

Исключить ненужные паузы.

Не упускать критические моменты в дискуссии.

Контролировать движение к поставленной цели.

Не «давить» на людей, не навязывать решение.

Повторно называть решения и намеченные меры.

Подвести итоги.

Заключительное слово сказать вовремя и на позитивной ноте.

После совещания руководитель должен:

Перепроверить ход и результаты. Составить протокол.

Размножить и разослать краткий протокол.

Контролировать выполнение решений.

Невыполненные пункты выдвинуть на следующее совещание.