Тема 6. Військова організаційна і управлінська культура

Питання 1. Поняття, структура та зміст військової організаційної культури

Відповідь.

Військова організаційна культура містить:

1. Бачення (філософія) організації, що пояснює причину її існування, суспільний статус, характер взаємовідносин із зовнішнім середовищем і військовослужбовцями.

2. Пануючі цінності, якими керується командування військової організації і більшість військовослужбовців при прийнятті управлінських рішень. Цінності зумовлюють характер цілей, які ставить перед собою командування військової організації, і його реакцію на зміни, у тому числі в екстремальних ситуаціях.

3. Норми і правила поведінки, яких притримується військова організація у взаємовідносинах з оточенням і військовослужбовцями. Ці норми, які розділяються усіма військовослужбовцями, дозволяють військовій організації постійно домагатися цілей, а певний характер взаємовідносин усередині організації формує її морально-психологічний клімат, від якого залежить тип співпрацівників, що будуть працювати в ній.

4. Чекання майбутніх змін, результатів діяльності військової організації в цілому. Чекання торкаються інтересів як окремих військових, так і різних груп.

5. Процедури і поведінські ритуали, пов'язані з прийомом військовослужбовця в організацію і його звільненням, просуванням по службі, технологіями обміну службовою інформацією, заохоченням і оголошенням стягнень, проведенням певних церемоній у військовій організації.

Таким чином, військова організаційна культура являє собою сукупність пануючих у військовій організації ціннісних установок, норм і правил поведінки, традицій і способу мислення, що визначають зміст і характер поводження військової організації, незалежно від займаних ними місць в ієрархічній структурі.

Питання 2. Поняття і зміст суб'єктивної військової організаційної та управлінської культури

Відповідь.

Військова організаційна культура складається з суб‘єктивної та об‘єктивної.

Суб'єктивна організаційна культура виходить із розділюваних працівниками зразків припущень, віри і чекань, а також із групового сприйняття організаційного оточення з його цінностями, нормами і ролями, що існують поза особистістю. Сюди включають ряд елементів «символіки», особливо її «духовної» частини: герої організації, міфи, історії про організацію і її лідерів, організаційні табу, обряди і ритуали, сприйняття мови спілкування і гасел.

Суб'єктивна організаційна культура є основою формування управлінської культури, тобто стилів керівництва і рішення керівниками проблем, їхній поведінки в цілому.

Об'єктивну організаційну культуру звичайно пов'язують із фізичним оточенням, створюваним в організації: самий будинок і його дизайн, місце розташування, устаткування і меблі, кольори й об'єм простору, зручності, кафетерій, кімнати прийому, стоянки для автомобілів і самих автомобілів. Усе це на тому чи іншому ступені відбивають цінності, яких притримується дана організація.

Управлінська культура начальника означає здатність представляти владу й уміння користуватися нею. Здатність представляти владу припускає високий рівень знання начальником своїх прав і обов'язків, які відповідають вимогам законів, керуючих документів, товариства, колективу і групи. Їх виконання створює авторитет начальнику. Уміння користуватися владою означає застосування в практиці управлінської діяльності методів, прийомів, стилів, які відповідають вимогам військової організації, що одержали (або здатні згодом одержати) нормативне визнання і що ефективно впливають на весь військовий колектив або групу.

Для успішної діяльності військового колективу організації далеко недостатньо мати сприятливі економічні і соціальні умови. Практика показує, що у взаємовідносинах начальника і військового колективу нерідко виникають такі конфліктні ситуації, які неможливо ні пояснити, ні виправдати посиланнями на «об'єктивні труднощі», що пояснюються просто низьким рівнем управлінської культури начальника. Більш того, деколи військова організація не домагається успіху тільки через те, що на чолі організації знаходиться людина, позбавлена управлінської культури. Варто замінити такого начальника на людину, яка володіє управлінською культурою, і ст

ан в колективі значно поліпшиться.

Питання 3.Методи позитивного впливу командира на підлеглих

Відповідь.

«Придушення» підлеглого витримкою і спокоєм

Якщо в розмові з вами підлеглий нервується і підвищує голос, то першою вашою реакцією частіше всього може бути також подразнення і підвищення голосу. Постарайтеся придушити в собі цю реакцію: відповідайте на бурхливі «атаки» підлеглого рівним, спокійним, упевненим і, головне, доброзичливим тоном (іноді з легкою іронією) - і ви незабаром побачите, як ваш підлеглий перейде на нормальний і спокійний тон, при котрому набагато легше вирішувати всі питання і проблеми. Повторіть цей прийом декілька разів і ви переконаєтесь в його ефективності: і себе самого і ваших підлеглих ви привчите до культури службового спілкування.

Концентрована увага на однім із підлеглих

Слід примусити себе зосередити свою увагу на якомусь із ваших підлеглих, бажано навіть на тому, який займає саму низьку посаду. Треба послідкувати за ним, постарайтеся уявити собі, що він думає, почуває, які в нього турботи й інтереси, які його заповітні бажання, поцікавитесь його долею, його біографією, його давнім минулим - і ви зненацька для себе відчуєте жвавий інтерес до цієї людини. І тоді вам буде легко спілкуватися з ним на неформальній основі, незабаром ви виявіть глибоку довіру до себе з боку цієї людини. Але саме головне - ви відчуєте моральну задоволеність самим собою.

«Насильство» над власною думкою

Треба змусити себе в підлеглому, якого ви чомусь не долюблюєте чи навіть терпіти не можете, знайти якісь позитивні якості. Постарайтеся переконати себе, що ви дотепер мали помилкову думку про нього, навіть якщо для цієї думки у вас були самі вагомі підстави. Хоча зробити це буде і нелегко, слід переконати себе, що ваш підлеглій не так уже й поганий і що він швидше за все приваблює якимись позитивними якостями. Після цього звертайтесь до підлеглого так, щоб він зрозумів, що ви припускаєте в ньому ці якості, апелюєте до них і високо їх цінуєте. Якщо ви будете робити це постійно, ненав'язливо, доречно, то незабаром переконаєтесь, що ваш підлеглий дійсно має ці якості, оскільки кожна людина володіє «жагучим бажанням бути цінним».

Несподіване рішення

Чого звичайно очікує від свого начальника провинний підлеглий? Покарання. А як відноситься начальник до несумлінного, неретельного або відстаючого підлеглого? Звичайно, із ворожістю і недовірою. Очевидно, для вас ці відповіді є аксіомами. Відмовтесь від них! Особливо тоді, коли ви почуваєте, знаєте, розумієте, що підлеглий змірявся зі своїм положенням «невдахи» і не чекає від вас доброго слова, не говорячи вже про довіру. Надайте йому перевагу перед іншими. Дайте йому відповідальне доручення. Зробіть це прилюдно, висловивши впевненість у тому, що він його виконає.

Великий виховний заряд несуть такі рішення, які окриляють підлеглого. Такі рішення застосовував Макаренко: він довіряв матеріальні цінності тому, кому здавалося би, ніяк не можна довіряти, - колишньому злодію. Але робити подібне, приймати ризиковане рішення можна лише тоді, коли ви зумієте торкнутися душу людини такою довірою, яке перевершує страх ризику. Велике це мистецтво - покарати добротою і мудрістю. Спробуйте стати таким начальником.

Розповідають, що якось Наполеон під час перевірки варт виявив на посту сплячого вартового. За статутом і законами військового часу вартовий повинен був би стати перед судом і потім бути розстріляний, тому що немає пощади солдату, який ганебно заснув на посту, поставив під погрозу життя своїх товаришів. Як же повів себе Наполеон? Він прийняв несподіване рішення: підняв гвинтівку сплячого вартового, скинув його собі на плече і зайняв залишений стомленим солдатом пост. Прибулий через якийсь час із зміною сержант побачив, що вартовий спить, а імператор стоїть на посту. Хто набереться сміливості стверджувати, що Наполеон припустився помилки, що він потурав такому порушенню обов‘язку? Ніхто краще нього не розумів, що історія про «маленького капрала», який взяв на плече гвинтівку, замість того, щоб викликати підрозділ для розстрілу, наступного дня блискавкою облетить весь бівуак і похідні колони. Хіба солдат завагався б віддати життя, йдучи в бій із таким командиром (командуючим)? Ви скажете “нерозумно”? Нерозумно, чи ні, але це дійсність.

Використовуйте і ви зброю великодушності. Не бійтеся приймати несподіване для провинного підлеглого рішення.

Авансована похвала

Давши кому-небудь із ваших підлеглих відповідальне завдання і не будучи впевненим у його своєчасному чи якісному виконанні, можна похвалити цього підлеглого, сказавши йому навіть, що нікому іншому ви не можете доручити настільки відповідальне завдання. Через якийсь час ви переконаєтесь, що ваша похвала в аванс потрапила в ціль: підлеглий буде старанний.

«Поставте себе на моє місце»

Ні, мабуть, більш простого прийому, ніж цей. Намагаючись надоумити підлеглого, не треба приводити як докази ваші загальні розуміння або такі абстрактні судження, що залишають без уваги вас і вашого співрозмовника. Самий простий, по-людськи доступний спосіб проникливого доказу своєї правоти - це примусити підлеглого, який висловив у чомусь незгоду з вами, стати на ваше місце як офіційної особи або просто порядної, чесної людини. Тоді той, хто сперечався, швидко зрозуміє, що вирішити на його користь питання або неможливо у зв'язку з обмеженими правовими компетенціями начальника, або у зв'язку з об'єктивно сформованою ситуацією, або аморально (не буде ж людина признаватися в тому, що, знаходячись на місці начальника, він зробив би всупереч своїй совісті або всупереч загальновизнаним моральним нормам!).

Особисте спілкування з підлеглими

При особистому спілкуванні з підлеглими є широкий спектр прийомів заохочення і покарання, дозволи різного роду конфліктних ситуацій, мистецтва критики і т.д. Стали майже класичними такі елементарні прийоми покарання, як перша догана підлеглому наодинці, конструктивно-ділова форма покарання (покарання, адресоване не особистості і не особистим якостям підлеглого, а його діловим якостям), позитивно - що щадить або стимулює характер стягнення, який визнає в підлеглому позитивної якості і можливість якнайшвидшого виправлення припущеної помилки. М.І.Калінін охарактеризував прийом конфіденційного попередження в такий спосіб «Якщо людина винна і ви по батьківські покартали її, прочитали нотацію, а потім сказали: «Ну добре, про це я нікому не скажу, але май на увазі, якщо провинишся ще, то я вже приховати не можу», - от це теж задушевність» (Калінін М.И. Бесіди з народом. М., 1960, с.338).

Варто зауважити, що в практику неформальних контактів начальника з підлеглими повинна дотримуватись міри. Неформальні стосунки не повинні бути безмежними.

Питання 4. Індивідуальна бесіда командира з підлеглим і прийом відвідувачів

Відповідь.

Значна частина часу командира іде на прийом відвідувачів і бесіди з підлеглими.

Керівники, їх заступники, інші посадові особи зобов'язані здійснювати особистий прийом відвідувачів. За організацію прийому відповідає командир.

Прийом відвідувачів поділяється на три види: прийом підлеглих із службових питань; прийом представників інших організацій, у тому числі делегацій; прийом підлеглих і сторонніх громадян з особистих питань.

За ознакою ініціативи, прийоми поділяють на два види: прийом за ініціативою (викликом) керівника; за ініціативою (проханням) підлеглих.

Перший вид прийому провадиться в таких випадках: для ознайомлення з новим співпрацівником або при переведенні працівника; з метою одержання або обміну інформацією; для оголошення наказу або видачі службового доручення; для оголошення зауважень та інших адміністративних стягнень.

Прийоми за ініціативою підлеглих можуть відбуватись у службових справах і з особистих питань.

Упорядкування прийомів зводиться до наступного: установлюється коло питань, з яких здійснюють прийом конкретні посадові особи;

виділяються категорії співпрацівників, яких приймають конкретні особи;

диференціюється час прийому з різних питань - невідкладних справ, перспективних, поточних.

Потрібно правильно вибрати місце прийому. Прийом підлеглого може проводитись:

у кабінеті командир;

на робочому місці, де він може краще викласти питання, передати інформацію.

Призначаючи прийом підлеглих, командир повинен установити мету бесіди, скласти подумки план, продумати заздалегідь формулювання пропозицій або рішень.

Окремо призначається час прийому з особистих питань: звичайно два рази на тиждень, причому один раз - у неробочий час. Розробляється графік прийому відвідувачів, що вивішується на дверях кабінету командира й у приміщеннях структурних підрозділів організації.

Якщо у командира є секретар (ад'ютант), то значна частина роботи з організації прийому покладається на нього. Він веде попередній запис на прийом, регулює рух відвідувачів, дає поради з приводу того, до кого доцільніше звернутися з питання, яке цікавить відвідувача питанню, оформляє відповіді на скарги, виконує інші організаційні заходи. Він же веде облік відвідувачів, які з'явились на прийом з особистих питань, а також облік рішень, прийнятих в усних заявах.

Облік ведеться в спеціальному журналі або на картках, в яких є такі дані: дата, прізвище, ім'я і по батькові заявника; адреса його проживання; місце роботи і посада, короткий зміст заяви, прізвище того, хто веде прийом; зміст вказівки за заявою; результати розгляду заяви. Секретар, здійснює контроль за виконанням рішень, прийнятих із звертаннями. Він зберігає в себе незакінчені і належні до розгляду справи, готує їх до моменту повторного прийому.

Корисність індивідуальної бесіди залежить від того, наскільки правильно командир буде себе поводити при розмові з підлеглими чи відвідувачем. Потрібно подбати і про зручності для відвідувачів і підлеглих як у кабінеті, так і в приймальні. Для цього необхідно передбачити не тільки стілець, але і місце на столі, де б відвідувач міг розкласти свої документи чи зробити записи. На столі необхідно мати папір для нотаток, олівець, ручку.

Для розмови з особистих питань краще розміститися напроти відвідувача за приставним столом, постаратися створити обстановку невимушеності.

Час призначеної бесіди або прийому повинен суворо додержуватись. При неможливості прийняти відвідувача або підлеглого в призначений час командиру необхідно заздалегідь проінформувати його про це.

Уже самий початок бесіди повинен підкреслювати увагу командира до відвідувача, увагу командира до його думки. Доброзичливе вітання, пропозиція відвідувача сісти - це елементарна форма посадового етикету, важливий засіб вираження своєї уваги до людини.

Погано, коли командир зустрічає відвідувачів кивком голови, веде розмову з ним сидячи, у той час як відвідувач стоїть. Цілком неприпустимо, коли командир якийсь час як би не помічає що увійшли і стоять біля дверей, демонструючи свою зайнятість і перевагу. Після такої зустрічі бесіда ніколи не буде відвертою.

Бесіда з підлеглими із позицій переваги малоефективна. Така позиція приводить до того, що під час бесіди говорить, в основному, командир, тоді як його головне завдання слухати. У ході бесіди необхідно стежити за виразом свого обличчя, жестами підкреслювати свою увагу, зацікавленість. Не можна при цьому виявляти квапливість, нетерпіння, дивитись на годинник. Бесідуючи з відвідувачем, треба подбати, щоб бесіду не переривали, звертаючись до Вас, «свої» співпрацівники і ваші розмови по телефону.

Якщо підлеглий прийшов самий або був викликаний на бесіду до командира з конкретних службових питань, то в цьому випадку рекомендується після вітання і запрошення сісти відразу приступити до бесіди по суті питання, що підлягає вирішенню, притримуючись схеми: що заважає роботі, які причини, як їх усунути.

Якщо причина відвідування підлеглим чи відвідувачем невідома, то доцільно почати бесіду із загальних питань, одночасно намагаючись з'ясувати те, що хвилює співрозмовника. Зручним для початку такої бесіди є жарт, питання про те, як іде освоєння посади, як улаштувався співрозмовник на новому місці, як ідуть зараз справи з навантаженням і т.п. Небажано починати таку бесіду з прямих запитань типу: «Чим зобов'язаний?», «Що вас турбує?» і т.п. Такі питання відразу ставлять співрозмовника в положення прохача і підкреслюють, що командир у бесіді не бажає виходити за рамки офіційності.

Неприпустимо звертатися до підлеглого, особливо до жінок, із питаннями, що носять принципово особистий, інтимний характер, задавати питання, які Ви рахували б безтактними стосовно себе. Такі питання підкреслюють владу командира, його уявне право на втручання в особисте життя підлеглого.

Цілком неприпустимо починати бесіду з прямих або непрямих докорів підлеглому.

Турбуючись про те, щоб співрозмовник «розговорився» командир зобов'язаний стежити за собою і, насамперед, не говорити занадто багато, а більше слухати, подаючи тільки короткі репліки.

У ході бесіди рекомендується не допускати оцінних зауважень, що торкаються самолюбства співрозмовника. Якщо оцінку усе ж необхідно дати, то це повинно бути зроблено наприкінці розмови. Під час бесіди уникати крайності - подразнення, захоплення, жалю і т.п.

Командир повинен пам'ятати, що його управлінська діяльність виявиться неефективною, якщо підлеглі будуть приховувати від нього свою думку, говорячи відверто тільки між собою. Немає нічого гірш, коли під час бесіди підлеглий або відмовчується, або лицемірить в угоду думці начальства. Якщо бесіда перетворюється в такого роду «обмін думками», то це ознака явного недоліку в стилі роботи командира. Вихід із нього може бути тільки один - повернути відвертість підлеглого.

Командир у ході бесіди не повинен допускати неточних відповідей, які підлеглий може витлумачити в залежності від свого бажання: або як позитивні, або як негативні. При необхідності дати негативну відповідь командир повинний зробити це в явній формі, пояснивши хоча б частково свої мотиви. Невміння говорити «ні» може привести до того, що командир буде втягнутий у небажану для нього справу не за його згодою брати участь у ньому, а через його небажання дати негативну відповідь. Пізніше відмовлятися буде складніше, оскільки прийдеться конкретизувати свою ж недостатньо визначену відповідь.

Командир повинен дуже відповідально ставитись до своїх обіцянок. Ніколи не можна обіцяти того, що командир не в силах зробити самостійно, або того, що знаходиться за рамками його компетенції. Надія на те, що обіцянка як-небудь виконається сама собою або забудеться, шкідлива. Вона підриває авторитет командира.

Інший командир зовні ввічливий, привітний з відвідувачами, начебто піклується про них. І двері його кабінету для усіх відкриті. Він може скільки завгодно наобіцяти, однак відразу про все забуде. Треба пам'ятати, що підлеглий, який нагадує командиру про його ж невиконану обіцянку, може показатись антипатичним командиру. Джерелом антипатії у цьому випадку є не дії підлеглого, а бездіяльність і безвідповідальність командира, який дав раніше обіцянку, а тепер не бажає признаватися в цьому навіть самому собі.

Бесіда повинна завершуватись, як правило, коротким узагальненням або рішенням.

Особливості прийому з особистих питань

Під час такого прийому командир не повинен підкреслювати свою посадову перевагу, зобов'язаний бути максимально уважним і терплячим стосовно відвідувача. Не треба перебивати підлеглого, виявляти своє нетерпіння, мімікою або жестом показувати невдоволення розмовою з ним. Не слід обіцяти того, що нереально або сумнівно. Краще відверто сказати, що ви не можете або не упевнені, чи можна це вирішити позитивно. Логічно вести з підлеглим бесіду, висловлюючи свою точку зору.

Час прийому з особистих питань повинно бути оголошено і суворо дотримуватись. Навіть при відсутності відвідувачів командир повинен у цей час бути на місці, працюючи за особистим планом.

Іноді прийом з особистих питань ведеться колегіально з участю заступників, командирів відділів і служб. Це виправдовується тим, що можна відразу розв'язати питання з притягненням компетентних осіб. Слід, однак, нагадати, що при цьому руйнується атмосфера конфіденційності. Підлеглий часто звертається до командира не стільки з проханням, скільки за порадою. Адже він бачить у ньому і старшого, досвідченого товариша. У умовах колегіального прийому це зробити неможливо.

Доцільно вести прийом індивідуально, однак під час прийому всі заступники, командири відділів і служб повинні бути на місцях, щоб командир міг викликати їх до себе або порадитися з ними по телефону, по переговорному пристрою. Така оперативна реакція на прохання звичайно залишає приємне враження.

Розглянуті особливості бесіди, особистого спілкування з підлеглими створюють найбільш сприятливі умови як для підготовки управлінських рішень, так і для індивідуальної роботи з підлеглими.