6.4. Методика складання плану роботи командира підрозділу на робочий день по методу «Альпи»

Відповідь.

За даними американських теоретиків управління , хто регулярно протягом 10 хвилин планує свій робочий день, той може щодня заощадити до 2-х годин, а також правильніше й ліпше справитися з найважливішими завданнями.

Існує багато методів планування робочого часу. Один з ефективних методів ― метод АВС Іноді його називають метод „Альпи”.

Цей метод включає п’ять етапів:

1) складання завдань;

2) оцінка тривалості завдань;

3) резервування часу (у співвідношенні 60:40);

4) прийняття рішень щодо пріоритетів і передоручень (делегування);

5) контроль (облік невиконаного за день).

1. Складання завдань (див. табл..6. 1).

2. Оцінка тривалості виконання поставлених завдань.

У табл..6.1 проставте напроти кожного завдання приблизний час, необхідний для його виконання, просумуйте часові проміжки та визначте орієнтовно загальний час.

3. Резервування часу.

Під час складання плану дня слід дотримуватися основного правила планування часу, згідно з яким планом має бути охоплено не більше 60 % робочого часу командира, а приблизно 40 % часу потрібно залишати як резервний час для несподіваних справ.

Таблиця 6.1.

Завдання і приблизний час на їх виконання

«План дня»	Час, година
РК - робота в комісії В - прийом з особистих питань ПК - поїздка на стрільбище НП - написання листа безпосередньому начальнику ДК - доповідь про виконання завдання Ч - вивчення наказів Т - телефонна розмова з командиром сусіднього підрозділу ПР - підготовка проекту рішення	3,0 1,0 1,0 1,5 0,5 1,5 0,5 1,0
Всього	10

4. Прийняття рішень щодо пріоритетів і передоручень

(делегування).

Послідовне застосування закону Парето конкретизується, якщо всі завдання проаналізувати відповідно до їхньої частки в підсумковому результаті й потім розподілити за категоріями А, В і С (метод АВС).

Установлення однозначних пріоритетів для суттєвих завдань (справ) за допомогою розробленого німецькими вченими методу АВС й уточнення відповідно до цього завдань дня (рис.6.1).

Рис.6.1. Метод аналізу АВС

Метод АВС ґрунтується на наступних трьох закономірностях, підтверджених досвідом:

найважливіші завдання (категорія А) складають приблизно 15% кількості від усіх завдань, якими зайнятий командир, і власна значимість цих завдань (у розумінні внески в досягнення мети) складає 65 %;

важливі завдання (категорія В) складають 20 % кількості від усіх завдань, якими зайнятий командир, і складає 20 % значимості в досягненні мети організації;

менш важливі, тобто нетермінові справи (категорія С) складають, навпаки, 65 % кількості від загального числа завдань і на їхню частку приходиться 15 % значимості в досягненні мети організації.

Завдання А (15%) ― не підлягають делегуванню.

Завдання В (20%) ― можуть бути доручені іншим.

Завдання С (65%) ― мають бути передоручені (делеговані).

В оптимальному варіанті план дня на нашому прикладі виглядає наступним чином (табл.6. 2)

Таблиця 6.2.

Кінцевий варіант плану дня

Категорії	Завдання	Час, годин	Передоручення (час у годинах, кому)
А А	РК - робота в комісії В - прийом з особистих питань	3,0 1,0
В В	ПК - поїздка на стрільбище Ч - вивчення наказів	1.0 1,0	0,5- секретарю
С С С С	ДК - доповідь про виконання завдання НП - написання листа безпосередньому начальнику ПР - підготовка рішення Т - телефонна розмова з командиром сусіднього підрозділу	0,0 00 00 00	0,5- заступнику 1,5- заступнику 1,0-підлеглий 0,5-завтра
	Усього	6,0	4,0

5. Контроль і перенесення невиконаних справ.

На практиці не всі завдання вдається виконати, не всі телефонні розмови можуть відбутися. Тому їх доводиться переносити на наступний день.

Якщо та ж сама справа переноситься багаторазово, то вона стає для командира тягарем, і тоді існують дві можливості:

рішуче взятися за неї й довести до кінця;

відмовитися від рішення даного питання, тому що в низки випадків проблема вирішується сама собою.