POSIBNIK_UMZPS

людині багато можливостей, щоб ввічливо привітатися і попрощатися, тактовно подякувати, щиро попросити вибачення та ін. Володіння цим мовним багатством та вміле його використання допомагає людині створити бажаний імідж, забезпечує діловий успіх, сприяє поліпшенню стосунків з колегами, співпрацівниками.

Питання для самоконтролю:

1.У яких жанрах реалізується усне професійне міжособистісне спілку-

вання?

2.Як ефективно провести ділову бесіду?

3.Які етапи має підготовлення та проведення переговорів?

4.У чому полягає специфіка ділової телефонної розмови?

5.Які етапи має телефонна розмова на професійну тему?

6.Які вимоги висуваються до використання мовленнєвого етикету у професійному спілкуванні?

71

ТЕМА 5

Ділові папери як засіб писемного професійного спілкування

Питання теми:

Документ – основний вид ділового мовлення. Класифікація документів. Вимоги до оформлення реквізитів. Вимоги до складання тексту документа. Способи викладу інформації в текстах документів.

Що таке документ? Які бувають документи?

Як джерело та носій інформації документи широко використовуються у повсякденному житті, сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємства, установ, є підставою для прийняття рішень та проведення довідковопошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові та партнерські контакти між людьми та державами. Документи оформляють у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства вони мають юридичну силу.

	Документ має відповідати таким вимогам:	Документ (від лат.
	 видаватися уповноваженим органом або осо-	documentum –			пов-
		чальний приклад)				–
	бою відповідно до її компетенції;	це результат			відо-
	 не суперечити чинному законодавству і ди-	браження		конкрет-
		ної	інформації			на
	рективним вказівкам вищих органів влади;
		спеціальному			мате-
	 бути точним, достовірним і переконливим;	ріалі	за	визначеним
		стандартом чи фор-

 містити конкретні й змістовні вказівки та	мою.
пропозиції.
Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу ско-

ротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати володіння навичками професійного спілкування.

Відповідно до загальних ознак документи поділяються:

1. За способом фіксування інформації:

письмові або друковані;

графічні, в яких інформація передана за допомогою рисунків, малюнків, схем, таблиць та ін.;

72

фото-, фонота кінодокументи (фотота кіноплівки, компакт-диски, фотографії тощо).

2. За способом виготовлення:

типові, що мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності за обов’язковими, строго регламентованими правилами;

трафаретні, що виготовляються друкарським способом, у них незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а змінна частина вписується під час заповнення документа;

індивідуальні, які створюються щоразу по-новому (доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії, звіти, доповіді тощо).

3. За місцем складання:

внутрішні, що чинні в межах організації, установи, де їх складено;зовнішні, які є результатом спілкування між різними установами, ор-

ганізаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).

4. За походженням:

службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

особисті, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання їхніх службових обов’язків (скарги, особисті заяви, розписки тощо).

5. За призначенням:

організаційні, які закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого часу (положення, інструкції, правила, статути та ін.);

розпорядчі, за допомогою яких здійснюється оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі (постанови, розпорядження, накази, вказівки і т.п.);

інформаційні, що містять інформацію про фактичний стан справ на підприємстві, в установі, організації (довідки, протоколи, доповідні та службові записки, звіти, акти та ін.);

з кадрових питань, що стосуються діяльності окремих осіб на підприємстві (заяви, автобіографії, особові картки, характеристики тощо);

договірні, що фіксують інформацію про господарсько-договірні відносини підприємства (організації, фірми) з іншими підприємствами або окремими особами (договори, трудові угоди, контракти);

особисті офіційні, відтворюють інформацію, що стосується приватних питань осіб (особисті заяви, розписки, доручення, скарги громадян тощо).

73

6. За стадіями створення:

оригінал – перший примірник документа;

копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів. Різновиди копій:

а) відпуск (ксерокопія) – повна копія вихідного документа; б) витяг – копія частини складного документа;

в) дублікат – повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу.

ЦЕ ЦІКАВО

З історії вітчизняного справочинства

Через пожежі, княжі міжусобиці та монголо-татарську навалу більша частина пам’яток давньоруської доби загинула. Найважливішим документом, що зберіг норми звичаєвого права, є «Руська Правда» («Правда» тут означає Закон). Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише близько 300 списків, тобто копій, найдавніші з яких датуються ХІІІ століттям. Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави й «уроки», а також церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і порядків. Прикладом може бути «Устав Володимира Мономаха», що став доповненням «Руської Правди». Під уроками розуміють постанови князів переважно фінансового характеру: про податки, данину на користь князя. Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в державі, забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні устави князів Володимира і Ярослава. Перший устав відомий у копії ХІІІ ст. У літописі «Повість минулих літ» є відомості про перші договори Київської Русі з іноземними державами. Зокрема, тут є повідомлення про чотири договори Русі з Візантією (угоди 907 і 911 рр. князя Олега, 944 р. князя Ігоря і 971 р. князя Святослава). Договори 911 і 944 рр. були написані грецькою і руською мовами. У договорі з Візантією 944 р. читаємо: «… Віднині ж хай приходять до князя руського з грамотою, в якій будуть засвідчені їхні мирні наміри… Якщо ж прийдуть без грамоти, то хай утримуються під вартою, доки не сповістимо про них князю Ігорю».

Що таке реквізити документа? Як правильно оформляти окремі реквізити?

Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якої галузі є набуття вмінь оформляти документи. Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Вимоги до їх оформлення визначає ГОСТ 6.38 – 90. «Система организационнораспорядительной документации».

Реквізит «адресат». Використовується в заявах, доповідних, пояснювальних та службових записках, листах праворуч у верхній частині сторінки. Такі

74

документи можуть бути адресовані підприємствам, організаціям, установам, їх структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі. Якщо документ адресують установі (або структурному підрозділу) без зазначення посадової особи, то її назву оформляють у називному відмінку, наприклад:

або

Неправильно:

Харківський національний університет радіоелектроніки Приймальна комісія

Закрите акціонерне товариство «Фотон»

До закритого акціонерного товариства «Фотон»

Якщо документ адресують установі (або її структурному підрозділу) із зазначенням посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку, а посаду, прізвище – у давальному, наприклад:

Київський електромеханічний завод Інформаційно-

обчислювальний відділ Програмісту Коваленку В. С.

Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до складу назви посади адресата. Адресат оформляється у давальному відмінку, наприклад:

Ректору Харківського національного університету радіоелектроніки проф. Бондаренку М. Ф.

У реквізиті «адресат» спочатку зазначають прізвище, а потім ініціали посадової особи. Також зазначають вчене звання адресата, наприклад: доц. Івановій С. П.

Кожний елемент реквізиту пишуть з нового рядка. Розділових знаків між елементами не ставлять.

75

Реквізит «адресант». Використовується після зазначення адресата у заявах, доповідних, пояснювальних записках. Якщо документ внутрішній – зазначають посаду, прізвище, ім’я та по батькові у родовому відмінку без прийменника від, наприклад:

інженера відділу інформаційних технологій Романюка Олега Дмитровича

Якщо документ зовнішній (деякі заяви), тоді зазначають прізвище, ім’я та по батькові та домашню адресу автора документа, наприклад:

Ігнатьєва Сергія Васильовича, що проживає за адресою:

вул. Івасюка, 45, м. Червоноград, Львівська обл.

Зверніть увагу на послідовність подання елементів поштової адреси: вулиця, місто, область (у разі необхідності).

Реквізит «дата». Використовується у всіх документах. Це може бути дата написання, затвердження документа, а також дати, що містяться в тексті. Існують два способи оформлення дат.

1. Цифровий спосіб є найбільш поширеним. Елементи дати наводять тільки арабськими цифрами в такій послідовності: день, місяць, рік. Якщо число однозначне, то перед ним потрібно ставити нуль. Елементи дати відокремлюються крапками, після останньої цифри крапка не ставиться, наприклад:

05. 09. 2011

Крапка в кінці дати ставиться, якщо датою закінчується речення, напри-

клад: Прошу призначити на посаду оператора з 21. 03.2012.

2. Словесно-цифровий спосіб може використовуватися у всіх документах. Але обов’язково застосовують у ділових паперах, що містять відомості фінансового характеру (акти, доручення, розписки, накладні тощо). Арабськими цифрами позначають день, рік (обов’язково чотири цифри і слово «рік» скорочується), а місяць записують словом, наприклад: 01 серпня 2011 р.

Неправильно записувати в тексті документа дату без зазначення року або зі скороченням ц.р. («цього року»), наприклад: 23 квітня ц.р.

Дати, що позначають певний період, можуть оформлятися таким чином:

з 09 до 12 вересня 2011 р., з 21. 08 до 05. 09. 2011 або 13 – 19. 10. 2011.

Реквізит «додатки». Додатки – це документи, що підтверджують, доповнюють або пояснюють зміст основного документа. Відомості про наявність до-

76

датків до звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляють таким чином:

 якщо в тексті документа згадується про додатки, тоді цей реквізит оформляють так:

Додаток: на 3 арк. у 2 прим.

 якщо в тексті документа немає відомостей про додатки, тоді цей реквізит оформляють так:

Додаток: 1. Проект реконструкції ділянки на 5 арк. у 2 прим.

2.Пояснювальна записка до проекту на 2 арк. в 1 прим.

Удеяких документах, наприклад, заявах, пояснювальних записках, інформація про кількість аркушів та примірників не зазначається. Наприклад:

Додаток: 1. Автобіографія.

2.Диплом про вищу освіту.

3.Копія паспорта.

Реквізит «назва виду документа». Розташовується посередині, а у службових документах може зазначатися ліворуч сторінки разом з реквізитами «дата», «номер документа», «місце складання документа». Цей реквізит є у всіх документах, крім листів. Після назви виду документа крапка не ставиться, наприклад:

Наказ

15. 05. 2012

№45

м. Київ

або

Довідка

02 березня 2012 р. №56 м. Львів

Реквізит «заголовок до тексту». Зазначають у більшості службових документів, наприклад, актах, протоколах, службових та доповідних записках тощо. Друкують малими літерами, розміщують під назвою документа. Заголовок

77

відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника про. Наприклад:

Доповідна записка

про порушення навчальної дисципліни

Реквізит «підпис». Це обов’язковий реквізит будь-якого документа. Якщо в документі є реквізит адресант (наприклад, заява, пояснювальна записка тощо) або в тексті зазначено, хто автор документа (автобіографія), тоді достатньо після тексту праворуч поставити особистий підпис. Наприклад:

27 травня 2011 р.

підпис

В інших випадках реквізит підпис оформляють, зазначаючи такі елемен-

ти:

назва посади (ліворуч);

особистий підпис (між назвою посади і прізвищем);

ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч). Наприклад:

Директор Київського
виробничого об’єднання
«Електрон»	підпис	П. Р. Головко

Якщо документ оформляється на бланку, де зазначена назва підприємства, тоді назва посади оформляється скорочено. Наприклад:

Ректор

підпис

О. М. Єщенко

Якщо документ підписують кілька посадових осіб, то їхні підписи розташовують один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим посадам. Наприклад:

Директор училища підпис В. А. Тораненко

Як розмістити документ на сторінці?		В. К. Марчишина
Головний бухгалтер	підпис

78

Для виготовлення документів встановлено два формати А4 (210×297 мм) та А5 (210×148 мм). Останній використовується для службових документів, текст яких невеликий за обсягом. На практиці дотримуються таких розмірів полів (відповідно до старого ГОСТ 6.39 – 72):

ліве поле – 35 мм; праве – не менше ніж 8 мм; верхнє – 20 мм;

нижнє поле – не менше ніж 19 мм (для А4); не менше ніж 16 мм (для А5).

Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями ліве і праве поля, а нижнє та верхнє залишаються без змін. Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ займає більше, ніж одну сторінку, то слід пам’ятати:

на наступну сторінку не можна переносити лише підпис, обов’язково має бути не менше двох рядків тексту;

не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах, сторінки нумерують. Потрібно керуватися такими правилами:

нумерація починається з другої сторінки;

номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова «сторінка» на відстані не менше, ніж 10 мм від краю;

якщо текст оформляєть з обох боків аркуша, то номери сторінок ставлять вгорі скраю: парні – ліворуч, непарні – праворуч.

Які вимоги висуваються до тексту документа?

Текст – головний реквізит документа. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. Текст документа має відповідати таким вимогам:

 Об’єктивність. Це досягається за допомогою використання безособових конструкцій, наприклад:

Запропоновано внести на розгляд питання про… У минулому місяці виготовлено ...

Об’єктивності надає документам текст, викладений від третьої особи:

79

Канцеляризм (мовне кліше) – це слово або стійкий вислів канцелярського підстилю, що відзначається сухістю, беземоційністю, словотвірною одноманітністю.

Комісія ухвалила… Університет просить…

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні та пояснювальні записки, накази.

 Стандартність. На рівні мовних засобів у тексті використовуються готові, перевірені практикою словесні формули, які легко сприймаються і точно описують ситуацію, що неодноразово повторюється. Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових паперів є

канцеляризми, або кліше: Довести до відома… Даний факт засвідчує…

З метою посилення контролю… Оформлення на підставі заяв… Обговорення питання...

 Повнота інформації. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання.

ЦЕ ЦІКАВО

Небезпека використання канцеляризмів у розмовному стилі

Якщо канцелярська лексика потрапляє в розмовне мовлення, публіцистичний стиль або в художню літературу, тоді вона робить мовлення мертвим, важким для розумінням, збіднілим. Справжній цінитель слова К. Чуковський у своїй книзі «Живой как жизнь» робить висновок про засилля канцелярських висловів у розмовно-побутовій мові. Ось декілька фрагментів з цієї книги: «Я слышал своими ушами, как некий посетитель ресторана, желая заказать себе свиную котлету, сказал официанту без тени улыбки:

– А теперь заострим вопрос на мясе».

«Но представьте себе, что в этом же стиле заговорит с вами ваша жена, беседуя за обедом о домашних делах. ―Я ускоренными темпами, - скажет она, - обеспечила восстановление надлежащего порядка на жилой площади, а также в предназначенном для приготовления пищи подсобном помещении общего пользования (то есть на кухне. – К.Ч.). В последующий период времени мною было организовано посещение торговой точки с целью приобретения необходимых продовольственных товаров‖.

Оно дело - официальная речь, а другое - супружеский разговор с глазу на глаз. ―Чувство соразмерности и сообразности‖ играет и здесь решающую роль: им определяется стиль нашей речи».

 Ясність викладу, точність опису. Ця якість досягається тоді, коли документ зрозумілий і не викликає двозначності. Прикладом порушення точності є таке речення: Комісія розглянула два тижні тому висунуті пропозиції. З цьо-

80