Стандартні звіти

До складу «1С:Бухгалтерії 8 для України» входять стандартні звіти, призначені для отримання даних по залишках і оборотах рахунків, субконто і проводках в різних розрізах для бухгалтерського і податкового обліку.

Стандартні звіти розраховані переважно на внутрішнє використання на підприємствах, що ведуть бухгалтерський і податковий облік за допомогою «1С:Бухгалтерії 8 для України».

Для кожного виду обліку (бухгалтерського або податкового) передбачені власні набори стандартних звітів. Початкова інформація для формування звітів вибирається з відповідних журналів проводок.

Для бухгалтерського обліку в «1С:Бухгалтерії 8 для України» передбачений наступний набір стандартних звітів:

•«Оборотно-сальдова відомість»;

•«Шахова відомість»;

•«Оборотно-сальдова відомість по рахунку»;

•«Обороти рахунку»;

•«Аналіз рахунку»;

•«Картка рахунку»;

•«Аналіз субконто»;

•«Обороти між субконто»;

•«Картка субконто»;

•«Зведені проводки»;

•«Звіт по проводках»;

•«Діаграма».

Перераховані звіти доступні через меню «Звіти».

Звіти використовують синтетичні і аналітичні дані бухгалтерського обліку.

Будь-який звіт може бути сформований для певної організації і для певного періоду часу. Це означає, що при формуванні стандартного звіту «1С: Бухгалтерія 8 для України» вибирає з відповідного журналу проведень тільки ті проводки, які відносяться до вибраної організації і до вибраного періоду часу.

При відкритті будь-якого стандартного звіту «1С:Бухгалтерії 8 для України» підставляє початкові дані за замовчуванням: як організація вибирається та організація, яка встановлена як основна (меню «Підприємство» — «Організації»), як період часу — період часу, що останній раз використався для формування звіту.

Для податкового обліку (по податку на прибуток) передбачений аналогічний набір звітів (за деяким винятком). Набори стандартних звітів для податкового обліку доступні також через меню «Звіти».

Настройка параметрів звіту

У верхній частині форми звіту розташовується область діалогу, що включає командну панель.

160

За допомогою області діалогу можна змінити параметри звіту: встановити інший період, іншу організацію, відключити (або включити) виведення заголовної частини звіту (кнопкою «Заголовок»), задати виведення додаткових деталей або, навпаки, відключити виведення частини інформації. Щоб після цього «1С:Бухгалтерія 8 для України» перерахувала звіт, може бути потрібно натиснути кнопку «Сформувати» на командній панелі форми звіту.

Детальніше параметри звіту настроюються в спеціальному діалоговому вікні, яке викликається натисненням на кнопку «Настройка».

Сформований звіт можна вивести на друк (меню «Файл» — «Друк»).

Відбір даних для звіту

На закладці «Відбір» форми настройки звіту (якщо така закладка передбачена для вибраного звіту) можна вказати список категорій даних, для яких слід формувати звіт, або, навпаки, які не повинні враховуватися при формуванні звіту.

Відбір умов для формування звіту влаштований аналогічно універсальному відбору в списках системи «1С:Підприємство 8». На закладці «Відбір» спеціальної форми настройки відображається таблична частина, що містить три колонки.

Уколонці «Поле» слід вибрати параметр або реквізит, доступний для настройки звіту.

Уостанній колонці указується конкретне значення вибраного параметра або реквізиту параметра (наприклад, якщо в колонці «Поле» для вибору буде доступний параметр «рахунок», то також буде доступний і будь-який його реквізит: «кількісний», «валютний» і

ін.).

Уколонці «Тип порівняння» вибирається умова порівняння. Тут можна вибирати серед наступних варіантів:

•«Дорівнює» — параметр повинен бути точно рівний значенню;

•«Не дорівнює» — параметр не рівний значенню;

•«В списку» — параметр повинен бути рівний одному із значень, вказаному в графі «Значення» (при виборі такої умови в графі «Значення» стає можливим вказати не одне значення, а список значень);

•«В групі» — параметр повинен бути рівний або самому значенню, або підлеглому значенню (наприклад, значенню рахунку або будь-якого субрахунку цього рахунку);

•«В групі зі списку» — аналогічно попередній умові для списку значень;

161

•«Не в групі» — параметр повинен бути не рівний ні самому значенню, ні підлеглим значенням;

•«Не в групі зі списку» — аналогічно попередній умові для списку значень.

Якщо в табличній частині вказати дві або більше умов заповненням декількох рядків, то при відборі даних для формування звіту перевірятиметься одночасне дотримання всіх вказаних умов (так зване об'єднання умов за «І»).

Деталізація показників звіту

У спеціальному діалоговому вікні настройки звіту може бути присутньою закладка «Деталізація». У табличній частині закладки в графі «Поле» можна уточнити перелік параметрів, що виводяться, і реквізитів.

Якщо звіт дозволяє виводити значення субконто — елементів довідників, то також можна буде вказати виведення будь-яких реквізитів довідника. А в графі «Тип» можна вказати одне з наступних налаштувань: «Елементи» — виводитимуться тільки елементи довідника — самі значення субконто; «Ієрархія» виводитимуться як елементи довідника, так і групи, з відповідним розрахунком підсумкових даних по групах; «Тільки ієрархія» — виводитимуться підсумки по групах.

Механізм розшифровки звітних даних

Цінністю всіх стандартних звітів є можливість їх деталізації (розшифровки). Ця можливість істотно полегшує виявлення і виправлення помилок, дозволяє швидко знаходити відповіді на питання, що виникають в поточній роботі користувачів.

При наведенні курсора на комірку, яку можна розшифрувати, курсор приймає форму лупи. Розшифровка виконується подвійним клацанням миші на комірці з показником, що зацікавив користувача.

162

«1С:Бухгалтерія 8 для України» може вивести допоміжне вікно, щоб уточнити у користувача варіант розшифровки. Результат розшифровки виводиться на екран комп'ютера поверх початкового звіту у вигляді окремої форми. Розшифровка може бути іншим звітом, що детально розкриває склад вибраного показника. З нового звіту потім можна буде отримати наступну розшифровку. Але кінцевим і найдетальнішим варіантом розшифровки буде звіт «Картка рахунку» або «Звіт по проводках», в якому відображені тільки ті проводки, що впливали на значення вибраного показника.

Якщо описана послідовність дій використовується для пошуку облікової помилки і її подальшого виправлення, то послідовність дій може бути наступною.

У звіті, що відкрився, «Картка рахунку» або «Звіті по проводках» можна клацнути мишею по запису проводки, що викликає сумнів, — на екрані з'явиться форма початкового документа, що призвів до даної проводки, або форма початкової операції. Якщо в початковому документі вдасться знайти помилку, то її можна виправити і по-новому провести документ — перезаписати проводки (або заново сформувати проводки операції).

Слід мати на увазі, що звіти, які до цього були сформовані і виведені на екран, після перезапису проводок самі не переформуються. Потрібно буде переформувати їх заново, натиснувши кнопку «Сформувати» на командній панелі.

Оборотно-сальдова відомість

Цей звіт є одним з найчастіше використовуваних звітів в бухгалтерській практиці.

Звіт «оборотно-сальдова відомість» формується у вигляді таблиці, по кожному рядку якого виведена інформація, що відноситься до певного рахунку бухгалтерського обліку. Рахунки впорядковані в порядку зростання Номерів.

163

Для кожного рахунку бухгалтерського обліку в таблиці показані суми залишків на початок і на кінець періоду (дебетовий або кредитовий) і суми оборотів по дебету і кредиту за встановлений період.

Звіт надає користувачеві декілька варіантів розшифровки. Якщо двічі клацнути мишею по рядку із записом по рахунку, то «1С:Бухгалтерія 8 для України» виведе на екран комп'ютера список для вибору одного з декількох інших звітів, які вона може сформувати для вибраного рахунку.

Командна панель звіту надає різні можливості для його настройки. Зокрема, можна встановити або відмінити виведення субрахунків, субконто, валютних сум (по рахунках, для яких встановлена ознака ведення валютного обліку), виведення розгорнутого сальдо. Причому ознаку виведення розгорнутого сальдо можна встановлювати як для звіту в цілому, так і для окремих рахунків.

Розгорнутим сальдо називається сальдо (залишок), складене з двох компонентів: дебетового сальдо і кредитового сальдо. Причому дебетове сальдо визначається як сума дебетових сальдо всіх підпорядкованих субрахунків, тобто як сума залишків по тих субрахунках, де залишки вийшли дебетовими. А кредитове сальдо, відповідно, визначається як сума кредитових сальдо всіх підпорядкованих субрахунків, тобто як сума залишків по тих субрахунках, де залишки вийшли кредитовими.

Ознаку розгорненого сальдо можна встановити для всіх рахунків, при цьому реально розгорнене сальдо розраховуватиметься тільки для активно-пасивних рахунків і субрахунків, що мають субрахунки.

Ознаку виведення розгорненого сальдо доцільно встановлювати для рахунків обліку розрахунків, для того, щоб при формуванні звіту не відбулося штучного взаємозаліку боргів, не пов'язаних між собою.

Для виведення даного звіту слід скористатися меню «Звіти» — «Оборотно-сальдова відомість».

Аналогічний звіт для податкового обліку формуються з меню «Звіти» — «Оборотносальдова відомість (податковий облік)».

Шахова відомість

Цей звіт містить табличне представлення оборотів між рахунками за вибраний період часу. Рядки таблиці відповідають рахункам, що дебетуються, стовпці — рахункам, що кредитуються.

164

Розмір таблиці звіту може вийти таким великим, що вона не поміститься повністю на екрані комп'ютера. При цьому проглядати її доведеться тільки по окремих фрагментах, переміщаючи їх по екрану за допомогою лінійок прокрутки форми звіту.

У комірці (клітці) сформованого звіту на перетині рахунків дебету і кредиту виводиться оборот між ними за вибраний період: оборот з дебету рахунку, вказаного зліва, в кредит рахунку, вказаного зверху.

Якщо двічі клацнути мишею по такому осередку, то «1С:Бухгалтерія 8 для України» виведе поверх сформованого звіту «Шахова відомість» розшифровку — «Звіт по проводках», який міститиме проводки з відповідною кореспонденцією рахунків.

Для формування даного звіту слід скористатися меню «Звіти» — «Шахова відомість». Для податкового обліку аналогічний звіт не передбачений.

Оборотно-сальдова відомість по рахунку

Цей звіт показує початкові і кінцеві залишки, а також обороти за період для вибраного рахунку. Для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, можна отримати залишки і обороти роздільно по об'єктах аналітичного обліку (субконто). Якщо вибраний рахунок містить субрахунки, то звіт можна сформувати з деталізацією по субрахунках.

165

По складу інформації, що виводиться, звіт «оборотно-сальдова відомість по рахунку» нагадує фрагмент звіту «оборотно-сальдова відомість».

Для формування даного звіту можна скористатися меню «Звіти» — «Оборотносальдова відомість по рахунку». Крім того, звіт «Оборотно-сальдова відомість по рахунку» можна сформувати наступною послідовністю дій: сформувати звіт «Оборотно-сальдова відомість», в його формі двічі клацнути мишею на рядку потрібного рахунку і в списку, що з'явився, вибрати назву звіту «Оборотно-сальдова відомість по рахунку».

Аналогічний звіт для податкового обліку може формуватися з меню «Звіти» — «Оборотно-сальдова відомість по рахунку (податковий облік)».

Наприклад, при необхідності отримати дані про витрати основного виробництва протягом звітного періоду в параметрах звіту слід вказати рахунок 231 «Основне виробництво». Сформований звіт покаже витрати на виробництво за двома рівнями аналітики: по підрозділах організації і по номенклатурних групах усередині кожного підрозділу.

У настройках звіту можна встановити ознаку виведення розгорненого сальдо для вибраного рахунку. При цьому розгорнене сальдо розраховується для кожного рівня групи і по рахунку в цілому. Якщо ознака виведення розгорненого сальдо встановлена, то в рядку «Разом розгорнене» виводиться розгорнене сальдо по рахунку, а в рядку «Разом» - згорнуте сальдо.

Обороти рахунку

Звіт «Обороти рахунку» виводить початковий і кінцевий залишки і обороти вибраного рахунку за вибраний період, деталізацію цих оборотів в розрізі кореспондуючих рахунків. Дані виводяться з додатковим розбиттям по періодах часу заданої періодичності, де можна вибрати місяць, квартал або рік.

Різним періодам відповідають різні рядки звіту. У кожному рядку звіту в порядку зліва направо відображаються наступні дані:

•період часу (місяць, квартал або рік);

•початкове сальдо (дебетове і кредитове);

•сумарний дебетовий оборот рахунку;

•розбиття дебетового обороту рахунку по кореспондуючих рахунках (тобто обороти з дебету вибраного рахунку в кредити кореспондуючих рахунків);

•сумарний кредитовий оборот рахунку;

166

•розбиття кредитового обороту рахунку по кореспондуючих рахунках (тобто обороти з кредиту вибраного рахунку в дебет кореспондуючих рахунків);

•кінцеве сальдо (дебетове і кредитове).

За допомогою настройок звіту (закладка «Відбір» форми настройки) можна відключити виведення частини інформації, а дебетові і кредитові обороти можна деталізувати аж до субрахунків кореспондуючих рахунків.

Звіт «Обороти рахунку», зокрема, дає відповідь на наступне питання: у якому об'ємі і в кореспонденції з якими рахунками поступали і списувалися засоби на вибраному рахунку протягом вибраного періоду часу.

У настройках звіту «Обороти рахунку» можна встановити ознаку виведення розгорненого сальдо для вибраного рахунку. При цьому розгорнене сальдо розраховується для кожного рівня ієрархії і по рахунку в цілому.

Даний звіт можна використовувати як зручну і компактну вибірку інформації, що відноситься до вибраного рахунку, з об'ємних звітів: «Оборотно-сальдова відомість» і «Шахова відомість».

Для формування звіту можна скористатися меню «Звіти» - «Обороти рахунку», або викликати його подвійним клацанням миші із заздалегідь сформованого звіту «Оборотносальдова відомість».

Аналогічний звіт для податкового обліку може формуватися з меню «Звіти» — «Обороти рахунку (податковий облік)».

Аналіз рахунку

Звіт «Аналіз рахунку» відображає обороти між вибраним рахунком і рештою всіх рахунків за певний період, а також залишки по вибраному рахунку на початок і на кінець періоду. За змістом інформації даний звіт дуже схожий на звіт «Обороти рахунку», відмінність полягає, головним чином, у формі представлення інформації.

Аналогічний звіт для податкового обліку може формуватися з меню «Звіти» — «Аналіз рахунку (податковий облік)».

Як і в звіті «Обороти рахунку», в звіті «Аналіз рахунку» дані можуть виводитися з додатковим розбиттям по періодах часу.

Сформований звіт є таблицею, в рядках якої приведені номери кореспондуючих рахунків і обороти в їх дебет і кредит (відповідно з кредиту і дебету вибраного рахунку), а також проміжні підсумки в розрізі встановленої періодичності.

167

У настройках звіту «Аналіз рахунку» можна встановити ознаку виведення розгорненого сальдо для вибраного рахунку. При цьому розгорнене сальдо розраховується для кожного рівня ієрархії і по рахунку в цілому.

Для формування даного звіту можна скористатися меню «Звіти» — «Аналіз рахунку», або викликати його із заздалегідь сформованого звіту «Оборотно-сальдова відомість».

Картка рахунку

Звіт «Картка рахунку» є стандартним звітом з граничним ступенем деталізації — до елементарного облікового запису, тобто до проводки. Сформований звіт є впорядкованою по датах вибіркою інформації про проводки, які відносяться до вибраного періоду часу і в яких був використаний вибраний рахунок.

Звіт виводиться у вигляді таблиці, кожен рядок якої відповідає одній проводці. В порядку зліва направо виводиться наступна інформація:

•дата;

•відомості про документ і операції, які сформували проводку;

•відомості про дебетовий оборот вибраного рахунку в даній проводці (якщо вибраний рахунок використовувався в проводці як рахунок дебету), кореспондуючий рахунок і сума дебетового обороту;

•відомості про кредитовий оборот вибраного рахунку в даній проводці (якщо вибраний рахунок використовувався в проводці як рахунок кредиту), кореспондуючий рахунок і сума кредитового обороту;

•сальдо вибраного рахунку, що вийшло після запису проводки.

Крім того, в таблиці виводиться підсумкова інформація: початковий залишок на вибраному рахунку, а також кінцевий залишок і підсумкові обороти.

Настройки звіту дозволяють задати виведення проміжних підсумків в розрізі вибраної періодичності: по днях, тижнях і т.д. Якщо по рахунку ведеться аналітичний облік, то в настройках можна задати відбір проводок по значенню субконто.

Для формування даного звіту можна скористатися меню «Звіти» — «Картка рахунку», або викликати його із заздалегідь сформованого звіту «Оборотно-сальдова відомість». Аналогічний звіт для податкового обліку може формуватися з меню «Звіти» — «Картка рахунку (податковий облік)».

Аналіз субконто

Звіт «Аналіз субконто» показує початкове і кінцеве сальдо, а також обороти за період по рахунках, що мають вибраний вид субконто і вибране значення субконто (якщо значення було вибране).

168

Для кожного значення субконто передбачається деталізація по рахунках. Настройки звіту (доступні по кнопці «Настройка») дозволяють задати виведення кількості і валют, додаткову деталізацію по субрахунках, умови відбору.

Аналогічний звіт для податкового обліку може формуватися з меню «Звіти» — «Аналіз субконто (податковий облік)».

Обороти між субконто

Звіт «Обороти між субконто» виводить список всіх оборотів між двома вибраними видами субконто за вибраний період часу.

Для формування звіту можна скористатися меню «Звіти» — «Обороти між субконто» Аналогічний звіт для податкового обліку може формуватися з меню «Звіти» —

«Обороти між субконто (податковий облік)».

Картка субконто

169

Звіт «Картка субконто» є стандартний звіт з деталізацією до проводки. Сформований звіт надає собою впорядковану по датах вибірку інформації про проводки, які відносяться до вибраного періоду часу і в яких був використаний вибраний вид субконто або значення субконто.

Звіт виводиться у вигляді таблиці, кожен рядок якої відповідає одній проводці. По своїй структурі звіт аналогічний звіту «Картка рахунку».

У таблиці виводиться підсумкова інформація: початковий залишок по вибраному рахунку, а також кінцевий залишок і підсумкові обороти.

Настройки звіту дозволяють задати виведення проміжних підсумків в розрізі вибраної періодичності: по днях, тижнях і т.д.

Для формування даного звіту можна скористатися меню «Звіти» — «Картка субконто». Аналогічний звіт для податкового обліку може формуватися з меню «Звіти» — «Картка

субконто (податковий облік)».

Зведені проводки

Цей звіт містить список зведених проводок за вибраний період часу. Настройки звіту дозволяють задати деталізацію звіту до субконто, задати впорядкування по дебетових рахунках або по кредитових рахунках, а також встановити відбір по валюті. Для формування даного звіту слід скористатися меню «Звіти» — «Зведені проводки».

170

Для податкового обліку аналогічний звіт не передбачений.

Звіт по проводках

У цей звіт виводяться відомості з проводок, відібраних по заданих критеріях. При використанні настройок за замовчуванням в звіт будуть виведений список проводок, і, на відміну від журналу проводок, цей список можна буде роздрукувати на папері. У формі настройки звіту можна вказати критерії, по яких дані проводок повинні виводитися в звіт: рахунок дебету, рахунки кредиту, валюта, документ, фрагмент тексту, який повинен міститися в змісті операції або найменуванні субконто.

Для первинного формування даного звіту слід скористатися меню «Звіти» — «Звіт по проводках».

Аналогічний звіт для податкового обліку може формуватися з меню «Звіти» — «Звіт по проводках (податковий облік)».

Головна книга

Цей звіт показує для кожного рахунку початкове і кінцеве сальдо, і його обороти з іншими рахунками за вибраний період часу.

171

Деталізація до субрахунків не передбачена, але в настройках звіту можна задати деталізацію по періоду, як який можна вибрати місяць, квартал, півріччя, рік. Крім того, можна вказати ознаку розбиття по листах, щоб при друці звіту дані кожного рахунку виводилися у вигляді окремого листа головної книги. Аналогічний звіт для податкового обліку не передбачений.

Діаграма

Цей звіт призначений для відображення в наочному вигляді даних бухгалтерського обліку за вибраний період часу.

Допоміжний діалог, що викликається кнопкою «Настройка», надає можливість вибору багатьох параметрів звіту. Тут можна вказати вид діаграми (пропонується декілька варіантів гістограм, графіків, ізометричних і кругових діаграм), організацію, вид підсумків, що виводяться, період даних, що виводяться, вказати початкові дані для серій і точок. Для цих же даних можна вказати умови відбору: встановити відображення тільки певних категорій даних і заборону на відображення інших категорій.

Аналогічний звіт для податкового обліку не передбачений.

172

Універсальні звіти

Конфігурація містить три універсальні звіти (меню «Звіти» - «Інші»):

•«Залишки і обороти»;

•«Список / крос-таблиця»;

•«Універсальний звіт».

Залишки і обороти

Звіт призначений для отримання відомості по залишках і оборотах по вибраному регістру накопичення. Відомість виводиться у вигляді таблиці з колонками «Початковий залишок», «Прихід», «Витрата», «Кінцевий залишок» і колонками деталізації.

Відомість може бути побудована для будь-якого регістра накопичення залишків, присутнього в конфігурації.

Звіт «Залишки і обороти» схожий на стандартний звіт «оборотно-сальдова відомість».

Список / крос-таблиця

Звіт призначений для отримання відомості залишків регістра накопичення на вибрану дату. Дані регістра можуть виводитися як у вигляді списку, так і у вигляді крос-таблиці (тобто перехресної таблиці).

173

Варіант звіту встановлюється в діалоговому вікні «Настройка» на закладці «Групування», Якщо на цій закладці вказати тип даних тільки групування рядків, то звіт сформується у вигляді списку — усіченого звіту «залишки і обороти» (без даних по початкових залишках і оборотах).

Якщо на закладці «Групування» вказати тип даних для угрупування як рядків, так і колонок (як на представленому малюнку), то звіт буде виведений у вигляді крос-таблиці.

Універсальний звіт

Звіт призначений для отримання даних по документах, довідниках, регістрах накопичення і регістрах відомостей інформаційної бази.

Уполі «Тип даних» указується тип джерела даних, по якому потрібно побудувати звіт.

Узвіті по документах і довідниках можуть бути відображені дані реквізитів шапки і табличних частин об'єктів. У звіті по регістрах накопичення можна отримати інформацію про залишки і обороти. У звіті по регістрах відомостей виводяться дані про записи регістра з можливістю відображення в розрізі останніх або перших записів у разі періодичних регістрів відомостей.

Кнопкою «Настройка...» відкривається форма настройки звіту, в якій вказуються поля, що виводяться в звіті, відбори і сортування. Також можна побудувати умовне оформлення звіту (на приклад, розфарбувати колонки з негативними числовими значеннями).

174

У таблиці «Доступні поля» виводяться всі поля, які можуть бути відображені в звіті. У таблицю «Групування рядків» можна додати поля, які виводитимуться окремими рядками в звіті. Якщо встановлений прапорець «Детальні записи», то в таблиці «Додаткові поля» указуються поля, підлеглі рядкам. У таблиці додаткових полів також можуть бути створені групи для об'єднання полів.

На закладці «Відбір і сортування» задаються параметри відбору і сортування полів звіту. На закладці «Оформлення» настроюється умовне оформлення полів звіту.

За допомогою меню командної панелі форми настройки можна задати вид звіту: таблиця або крос-таблиця. У другому режимі стає доступною настройка колонок звіту.

Кнопка «Розширена настройка» командній панелі включає режим для досвідчених користувачів, в якому доступна більша кількість настройок звіту.

За допомогою кнопок командної панелі форми звіту «Зберегти настройки звіту» і «Завантажити настройки звіту» можна зберегти поточні настройки універсального звіту, або завантажити раніше збережені настройки. При збереженні потрібно додати нову настройку і вибрати її у відповідній формі. Для настройки може бути вказане автоматичне збереження і використання при відкритті звіту. При завантаженні в цій формі вибирається відповідна настройка.

175