56. Роль особистого листування в дипломатичній практиці.

Частина дипломатичного листування між функціонерами МЗС і спів­робітниками дипломатичних місій, а також дипломатичними представни­ками і представниками політичних, бізнесових, культурних тощо кіл краї­ни перебування, а також між самими представниками дипломатичних місій відбувається у формі напівофіційної або приватної кореспонденції. В особистих напівофіційних листах піднімаються питання, які не прийня­то або адресант не хоче порушувати в офіційному листуванні, напри­клад технічні, адміністративні, протокольні, зокрема, для привітання з різних приводів, висловлення співчуття. Такі документи можуть надсила­тися з метою прискорення вирішення або підкреслення зацікавленості автора у питанні, яке вже є предметом офіційного листування або пере­говорів, у відповідь на отриманий лист напівофіційного характеру. За­звичай за допомогою таких листів спілкуються особи, які мають прибли­зно однакове посадове становище. Наприклад, глава дипломатичного представництва може направляти такі листи функціонерам МЗС, почи­наючи від міністра і завершуючи директорами департаментів і керівни­ками управлінь. Радники посольства надсилають відповідні документи керівникам департаментів і управлінь міністерства та їх заступникам, секретарі - начальникам відділів тощо.

Для підкреслення напівофіційного або приватного характеру такого ли­ста на ньому не проставляється вихідний реєстраційний номер, викорис­товуються протокольні мовні формули, притаманні приватному листуван­ню, зокрема, словосполучення "маю честь" зазвичай не вживається.

Особисті листи напівофіційного характеру складаються, як правило, мовою адресата. Можливий варіант написання мовою автора з підписа­ми і мовою адресата. Такий документ може складатися на спеціальному бланку з надрукованим типографським способом у верхньому лівому куті іменем і прізвищем, або офіційним становищем відправника, а також на звичайному папері форматом А - 4 або в піваркуша. Довгі листи не прйняті в діловому листуванні. Зазвичай формат такого листа пів-сторінки тексту. Зворотна сторона паперу ніколи не використовується.

У наш час листи напівофіційного характеру здебільшою друкують або набирають на комп'ютері. Лист, написаний від руки, - засвідчення особливої поваги особі-адресату. Існують три види особистих листів, які необхідно писати від руки: листи з висловленням співчуття, запрошення І відповіді на них, листи з подякою, наприклад, за виявлену гостинність. У листах, набраних на комп'ютері, рекомендують звертання і заключний комплімент писати від руки. На отриманий лист за правилами етикету потрібно відповісти протягом тижня (до 10 днів).

57. Особисті послання в дипломатичному листуванні.

В останні роки набув поширення такий вид дипломатичного листування як особисте послання глави держави або уряду. З формальної точки зору таке послання може бути віднесено до категорії «особистих нот», але зважаючи на високе положення відправника та одержувача, а також велике значення таких документів, їх прийнято виділяти в самостійний вид дипломатичного листування.

Послання глав держав, урядів, міністрів закордонних справ – вид дипломатичного листування, який став поширеним після Другої світової війни. Як правило, послання присвячені найважливішим міжнародним проблемам і питанням двосторонніх відносин. Послання зазвичай складаються на спеціальному папері з державним гербом країни і містять ті ж реквізити, що й особисті ноти. Під текстом послання ставиться особистий підпис адресанта чорнилом або вказується прізвище, якщо воно передається телеграфом. Зазначати посаду автора послання не обов’язково. Послання вручаються адресатам або особисто послами, або спеціальними представниками адресанта. Може передаватися копія (з перекладом мовою країни-адресата), а послання вручатися пізніше (після отримання його дипломатичною поштою). Послання, як правило, не опубліковуються.

Телеграми президента, уряду, міністра закордонних справ за багатьма ознаками підпадають під поняття «дипломатичне листування». Як і вітальні листи, застосовуються з метою підтримання контакту та дружніх стосунків. За їх допомогою можна привітати адресата з національним святом, з призначенням на посаду, висловити співчуття, дати оцінку певної ситуації. У дипломатичній практиці шляхом обміну телеграмам може здійснюватись визнання держави, встановлення дипломатичних зносин. Тексти телеграм, незважаючи на їхню стислість, не мають телеграфічного характеру і нерідко несуть істотне політичне навантаження. Текст телеграми містить ті ж реквізити, що й особисте послання. Як правило, на телеграми дається відповідь.

58-59. Поняття та призначення приватних листів у дипломатичних та ділових відносинах. Вимоги щодо складання приватних листів напівофіційного характеру.

Частина дипломатичного листування між функціонерами МЗС і співробітниками дипломатичних місій, а також дипломатичними представниками і представниками політичних, бізнесових, культурних тощо кіл країни перебування, а також між самими представниками дипломатичних місій відбувається у формі напівофіційної або приватної кореспонденції. В особистих напівофіційних листах піднімаються питання, які не прийнято або адресант не хоче порушувати в офіційному листуванні, наприклад технічні, адміністративні, протокольні, зокрема, для привітання з різних приводів, висловлення співчуття. Такі документи можуть надсилатися з метою прискорення вирішення або підкреслення зацікавленості автора у питанні, яке вже є предметом офіційного листування або переговорів, у відповідь на отриманий лист напівофіційного характеру. Зазвичай за допомогою таких листів спілкуються особи, які мають приблизно однакове посадове становище. Наприклад, глава дипломатичного представництва може направляти такі листи функціонерам МЗС, починаючи від міністра і завершуючи директорами департаментів і керівниками управлінь. Радники посольства надсилають відповідні документи керівникам департаментів і управлінь міністерства та їх заступникам, секретарі - начальникам відділів тощо.

Для підкреслення напівофіційного або приватного характеру такого листа на ньому не проставляється вихідний реєстраційний номер, використовуються протокольні мовні формули, притаманні приватному листуванню, зокрема, словосполучення "маю честь" зазвичай не вживається.

Особисті листи напівофіційного характеру складаються, як правило, мовою адресата. Можливий варіант написання мовою автора з підписами і мовою адресата. Такий документ може складатися на спеціальному бланку з надрукованим типографським способом у верхньому лівому куті іменем і прізвищем, або офіційним становищем відправника, а також на звичайному папері форматом А - 4 або в піваркуша. Довгі листи не прийняті в діловому листуванні. Зазвичай формат такого листа - півсторінки тексту. Зворотна сторона паперу ніколи не використовується.

У наш час листи напівофіційного характеру здебільшого друкують або набирають на комп'ютері. Лист, написаний від руки, - засвідчення особливої поваги особі-адресату. Існують три види особистих листів, які необхідно писати від руки: листи з висловленням співчуття, запрошення і відповіді на них, листи з подякою, наприклад, за виявлену гостинність. У листах, набраних на комп'ютері, рекомендують звертання і заключний комплімент писати від руки. На отриманий лист за правилами етикету потрібно відповісти протягом тижня (до 10 днів).

Реквізити листа. Вихідний номер на листі не ставиться. Місце і дата відправлення проставляються з правої сторони, нижче від реквізитів спеціального бланку. Слово рік не скорочується, назва місяця пишеться літерами. У США прийнято вказувати спочатку місяць, потім число.

Звертання пишуть через 2-4 інтервали після дати. Стандартне звертання має таку форму: Шановний пане міністре (посол, директоре, сенаторе).

Текст листа починають через чотири інтервали нижче звертання. Він повинен бути викладеним у спокійному, стриманому, зрозумілому для одержувача стилі. Рекомендують почати текст листа з подяки. Наприклад, висловити подяку за отриманий лист, якщо направляється відповідь, або висловити вдячність за кроки, спрямовані на співробітництво. Такий початок речення задає листу доброзичливий і люб'язний тон, створює враження, що автор ставить на перше місце свого адресата, а не самого себе. Друге правило ділового етикету в листуванні - уникати написання займенника "я". Тим більше психологи не рекомендують починати змістовну частину листа з цього займенника (щоб не створити враження, що автор ставить себе на перше місце).

Текст повинен бути розбитий на змістові абзаци. Вимоги ясності, лаконічності передбачають виключення з тексту листа всіх другорядних деталей, повторів і довгих зворотів, речень.

Закінчується лист словами подяки за співробітництво або висловленням надії на співробітництво

Заключний комплімент повинен узгоджуватись з характером звертання. Вибір компліменту залежить від змісту і тону особистого листа, службового або суспільного становища адресата, характеру особистих стосунків автора з адресатом: тон листа відрізняється, якщо між автором і адресатом існує довготривалий зв'язок, або коли вони мало знайомі. Комплімент може бути нестандартним: 3 глибокою повагою; Прошу Вас, пане сенаторе, прийняти засвідчення в моїй високій повазі; з подякою, Щиро Ваш; Ваш і т. д. Можна в кінці листа обмежитись висловленням побажань: з найкращими побажаннями, з побажанням успіху, прийміть мої найкращі побажання. Комплімент не приєднується до останнього речення тексту. У листі-відповіді використовуються ті ж протокольні формули, що і в надісланому листі.

Особистий підпис у більшості країн ставиться з правої сторони листа під заключною формулою ввічливості, як правило, чорнильною ручкою. В особистих листах напівофіційного характеру адреса пишеться лише на конверті. Перша позиція адреси - прізвище адресата з ініціалами, які пишуться першими. Перед ініціалами пишуть слова пану або пані, у деяких країнах це слово скорочують. Якщо в адресата є титул або звання, то замість звертання пану вказують їх. Друга позиція адреси - посада адресата. її вказують для того, щоб лист не був сприйнятий як приватний неофіційний лист. Третя позиція - місто адресата.