66. Реквізити документів та вимоги до них.

1. Шапка-заголовок. Якщо лист надсилається до іншої держави, то готується двомовний бланк листа.

2. Дата і вихідний реєстраційний номер листа.

3. Назва установи – адресата, назва посади, прізвище та ініціали особи, якій він відправляється. Друкується перед текстом у верхньому правому кутку аркуша. Назва установи-адресата пишеться у називному відмінку. Назва посади та прізвище особи-адресата – у давальному.

4.Загаловок, прапорів до тексту

5. Якщо адресат – службова особа, то лист починається формулами звертання до цієї особи : шановний, вельмишановний + повне імя та по батькові. Після цього звертання ставиться кома, лист починається з великої літери. Знак оклику після звертання говорить про те, що фактові звертання надається особливе значення.

6. Текст , що складається з двох частин :

6.1. опис подій чи фактів, що стали приводом для написання

6.2. висновки та позиції

7. Текст повинний бути розбитим на змістові абзаци.

8. Відмітка про наявність додатка. Вказується після тексту із зазначенням кількості аркушів, кількості примірників та назви,якщо вона не згадувалась в тексті. Кожна назва розміщується на окремому листку і нумерується.

9. Зключний комплімент

10. Підпис керівника організації із зазначенням посади, прізвища та ініціалів.

11. Куди направлені примірники

12. Прізвище виконавця

13. Якщо документ надсилається на прохання установи або особи, то у листі-відповіді зазначаються реквізити : на №,,,- ,, від 23.02.2014

67. Поняття службових листів. Види службових листів.

Ділова кореспонденція – листування між особами чи установами; сукупність поштових відправлень тощо. Види ділової кореспонденції:

 Офіційне листування (1. Дипломатичне — офіційне листування міждержав­них установ чи іноземних представництв у дипло­матичній практиці. 2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їх структурними підрозділами).

Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступа­ють основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підпри­ємств.

За кількістю адресатів листи розрізняють на:

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярні — надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).

3. Колективні — надсилаються на одну адресу від імені кількох кореспондентів.

За функціональними ознаками листи поділяють на два види:

1. Листи, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-звернення, лист-вимога тощо).

2. Листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь, лист-запрошення, лист-подяка, супровідний, га­рантійний, комерційний, рекомендаційний лист тощо).

Залежно від адресата: внутрішні та міжвідомчі.

Текст листа складається, як правило, зі вступної й основної частин, логічно пов’язаних між собою. У вступ­ній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, посилання на нормативні документи, інструкції тощо. В основній частині викладається зміст листа:

- у листі-проханні викладається прохання;

- в інформаційному листі повідомляється про пев­ний факт чи захід;

- у листі-запрошенні пропонується взяти участь в якомусь заході;

- у листі-підтвердженні – повідомлення про отри­мання якого-небудь відправлення (листа, телегра­ми тощо);

- у листі-нагадуванні – вказівка про наближення або закінчення терміну певного зобов’язання або проведення заходу;

- у листі-відповіді висловлюється рішення з приводу вже поставленого питання;

- у супровідному листі адресат інформується про направлення до нього доданих до листа доку­ментів.

Тексти листів у порівнянні з іншими документами є найдемократичнішими та найбагатшими щодо вико­ристання лексико-граматичних і стилістичних мовних засобів.