6.3.1. Типичные ошибки и меры ответственности при заполнении путевых листов

Основными спорными и проблемными моментами при заполнении путевых листов являются исправления и незаполнение всех предусмотренных в них граф с необходимой информацией.

Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка "Исправлено" с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего (пункт 4 Инструкции N 196).

Как видно из нормативно-правового документа, ни подпись, ни штамп в данном случае не проставляются.

Если в путевом листе имеется несколько исправлений (количество исправлений ограничено наличием свободных мест на бланке), оговорку можно написать более крупным шрифтом. Но все исправления (прежний текст и новый) в обязательном порядке должны быть читаемы.

Полагаем, что со вступлением в силу Постановления N 138 и соответственно Инструкции N 138, обязательными для заполнения в транспортных документах, в частности в путевых листах, должны быть сведения согласно пункту 7 Инструкции N 138.

6.4. Хранение путевых листов

Организации обязаны хранить путевые листы в течение установленных законодательством сроков (ст. 16 Закона N 3321-XII). Использованные путевые листы, данные которых отражены в бухгалтерском учете, должны как первичные учетные документы храниться три года при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля и после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 462 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (приложение к Постановлению Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38)).

6.5. Новые типовые формы путевых листов

Пунктом 3 Постановления N 138 признано утратившим силу Постановление N 31.

Инструкцией N 138 определен порядок оформления следующих транспортных документов:

- путевого листа автобуса по типовой форме 1 (а) согласно приложению 1 к Инструкции N 138;

- путевого листа грузового автомобиля по типовой форме 2 (г) согласно приложению 2 к Инструкции N 138;

- путевого листа легкового автомобиля-такси по типовой форме 3 (т) согласно приложению 3 к Инструкции N 138;

- путевого листа легкового служебного автомобиля по типовой форме 3 (л) согласно приложению 4 к Инструкции N 138;

- заказа-поручения по типовой форме ТР-132 согласно приложению 5 к Инструкции N 138.

Вышеперечисленные транспортные документы являются первичными учетными документами и относятся к бланкам строгой отчетности, они могут оформляться как вручную, так и с помощью технических средств (пункты 2, 3 Инструкции N 138).

Сравним ранее утвержденные формы путевых листов с новыми типовыми формами с помощью таблиц 17, 18.

Таблица 17

Формы путевых листов, утвержденные Постановлением N 31

и Постановлением N 138

Наименование автомобильного средства	По Постановлению N 31		По Инструкции N 138		Отличие форм
	Типовая форма	Путевой лист предназначен	Типовая форма	Путевой лист предназначен
Автобус	1(р)	- для осуществления регулярных пассажирских перевозок в пределах Республики Беларусь	1 (а)	- для накопления и систематизации информации о показателях учета работы автобусов и водителей, для осуществления расчетов за перевозки пассажиров и формирования статистической отчетности	Вместо четырех форм утверждена одна универсальная форма путевого листа для учета работы автобуса, сведения в которой будут заполняться в зависимости от вида пассажирских перевозок (регулярных, нерегулярных) и места оказания услуг (в пределах Республики Беларусь, в международном сообщении). Разделы новой формы более упорядочены и упрощены. К новой форме приложен талон заказчика, который заполняется при выполнении перевозок в нерегулярном сообщении и в отличие от прежних форм оформляется в двух экземплярах: для перевозчика и для заказчика
	1(н)	- для осуществления нерегулярных пассажирских перевозок в пределах Республики Беларусь
	2(р)	- для осуществления регулярных пассажирских перевозок в международном сообщении
	2(н)	- для осуществления нерегулярных пассажирских перевозок в международном сообщении
Грузовой автомобиль	3(с)	- для осуществления работы грузового автомобиля в пределах Республики Беларусь при оплате стоимости перевозок грузов по сдельным тарифам	2 (г)	- для накопления и систематизации информации о показателях учета работы грузовых автомобилей и водителей, для осуществления расчетов за перевозки грузов и формирования статистической отчетности	Вместо трех форм утверждена одна универсальная форма путевого листа для учета работы грузового автомобиля, сведения в которой будут заполняться в зависимости от вида оплаты стоимости перевозок грузов (по сдельным, повременным тарифам) и места оказания услуг (в пределах Республики Беларусь, в международном сообщении). Разделы новой формы более упорядочены и упрощены. К новой форме приложен талон заказчика, который заполняется при оплате заказчиком автомобильной перевозки стоимости перевозок грузов по повременным тарифам и в отличие от прежних форм, оформляется в двух экземплярах: для перевозчика и для заказчика
	3(п)	- для работы грузового автомобиля в пределах Республики Беларусь при оплате стоимости перевозок грузов по повременным тарифам
	4	- для работы грузового автомобиля в международном сообщении
Легковой автомобиль-такси	5	- для осуществления первичного учета работы водителя и автомобиля- такси в течение месяца	3 (т)	- для накопления и систематизации информации о показателях учета работы легковых автомобилей-такси и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности	Прежняя и новая формы путевых листов практически идентичны
Служебный (специальный) легковой автомобиль	6	- используется при необходимости обслуживания одного или нескольких заказчиков в течение одного дня	3 (л)	- для накопления и систематизации информации о показателях учета работы легковых служебных автомобилей и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности	Вместо двух форм утверждена одна универсальная форма путевого листа для учета работы легкового служебного автомобиля, сведения в которой будут заполняться в зависимости от количества заказчиков до одного календарного месяца. Новая форма путевого листа схожа с типовой формой 7
	7	- используется при необходимости обслуживания одного заказчика в течение нескольких дней

Если ранее все графы форм путевых листов транспортных средств заполнялись в строгом соответствии с Постановлением N 31, то согласно пунктам 5, 6 и 7 Инструкции N 138 заполнение новых типовых форм путевых листов предполагает заполнение только реквизитов (граф), отражающих показатели учета работы транспортных средств и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности. Такие реквизиты в путевых листах должны содержать следующую информацию: период действия путевого листа, наименование перевозчика (штамп (печать) перевозчика), марку и регистрационный знак транспортного средства, данные о водителе и его водительском удостоверении, отметки о прохождении водителем медицинского осмотра, отметки о техническом состоянии транспортного средства, данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) транспортного средства, данные о движении топливно-смазочных материалов, данные о работе водителя (кондуктора) и транспортного средства, отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу транспортного средства, иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевые листы.

Реквизиты, по которым отсутствует информация или не ведется учет, могут не заполняться. Согласно пункту 4 Инструкции N 138 допускается вносить в новую форму дополнительную информацию, не предусмотренную Инструкцией N 138, но необходимую для учета у перевозчика.

Сходство Постановления N 31 и Инструкции N 138 состоит в том, что участие водителя в заполнении путевых листов не допускается, за исключением проставления отметок, удостоверяющих прием и сдачу транспортного средства, а также случаев, когда водитель является индивидуальным предпринимателем, выполняющим автомобильные перевозки. В путевом листе легкового автомобиля водитель дополнительно заполняет раздел "Выполнение задания".

Так же, как и ранее, заполнение всех необходимых сведений в путевых листах производится уполномоченным лицом (лицами) автомобильного перевозчика. Путевые листы автобуса и грузового автомобиля оформляются водителями под роспись только на один рабочий день при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевые листы автобуса и грузового автомобиля оформляются только в случае выполнения междугородных и международных перевозок сроком более суток (пункт 8 Инструкции N 138).

В отличие от Постановления N 31 (был один экземпляр талона заказчика, и в инструкции не было информации о заполнении талона в случае нескольких заказчиков), по Инструкции N 138 при выполнении перевозок пассажиров в нерегулярном сообщении или оплате заказчиком автомобильной перевозки стоимости перевозок грузов по повременным тарифам в путевых листах автобуса, грузового автомобиля заполняется талон заказчика в двух имеющихся экземплярах для перевозчика и для заказчика. Заполнение второй части талона заказчика (экземпляр для перевозчика) производится через копировальную бумагу. Первая часть талона заказчика (экземпляр для заказчика) передается заказчику автомобильной перевозки совместно со счетом на оплату. Вторая часть талона заказчика (экземпляр для перевозчика) прилагается к путевому листу. В случае выполнения перевозок нескольким заказчикам автомобильных перевозок талон заказчика (экземпляры для заказчика и перевозчика) выписывается на каждого заказчика автомобильной перевозки отдельно, а к путевому листу прилагаются все вторые части талонов (экземпляр для перевозчика) (часть третья пункта 8 Инструкции N 138).

Так же, как и по Постановлению N 31, путевой лист легкового автомобиля-такси может оформляться водителю сроком до одного календарного месяца при условии сдачи путевого листа за предыдущий период работы (пункт 9 Инструкции N 138).

По Постановлению N 31 были две формы путевых листов служебных легковых автомобилей, которые заполнялись на срок от одного до нескольких дней. Согласно пункту 10 Инструкции N 138 путевой лист легкового служебного автомобиля может оформляться водителю сроком до одного календарного месяца при условии сдачи путевого листа за предыдущий период работы. При использовании легкового служебного автомобиля в пределах города в разделе "Выполнение задания" допускается производить запись "По городу" с указанием суммарного пробега по городу в километрах.

На основании решения руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя путевой лист легкового служебного автомобиля может не оформляться:

на служебные легковые автомобили, предназначенные для обслуживания руководителя организации (его заместителей), индивидуального предпринимателя;

на автомобили работников, используемые ими для нужд нанимателя в соответствии с законодательством о труде, если нанимателем по данным автомобилям не производятся расходы на их обслуживание и топливно-смазочные материалы.

Таблица 18

Форма заказа-поручения, утвержденная Постановлением

Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь

от 23.08.2000 N 19 и Постановлением N 138

Наименование бланка заказа на выполнение услуг	По Инструкции о порядке заполнения формы ТР-132 "Заказ-поручение", утвержденной Приказом Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 23.01.2003 N 17-Ц (далее - Инструкция N 17-Ц)		По Инструкции N 138		Отличие форм
	Типовая форма	Предназначена	Типовая форма	Предназначена
Заказ-поручение	ТР-132	- для подтверждения факта оказания услуги по автомобильной перевозке грузов населения в комплексе (или выборочно по желанию заказчика) с услугами по упаковке-распаковке, погрузке-разгрузке, сборке-разборке и т.д. (далее - услуга по автомобильной перевозке грузов населения)	ТР-132	- для оформления перевозчиком при оказании услуг по автомобильным перевозкам грузов физических лиц в комплексе (или выборочно по желанию заказчика автомобильной перевозки) с услугами по упаковке-распаковке, погрузке-разгрузке, сборке-разборке и т.д.	Формы практически идентичны. В новой форме в разделах "оценка стоимости услуг" и "перерасчет стоимости услуг" исключена графа "обоснование цены"

Так же, как и по Инструкции N 17-Ц, по пункту 12 Инструкции N 138 заказ-поручение оформляется в трех экземплярах:

первый экземпляр является сопроводительным документом перевозчика, а при наличии подписи заказчика автомобильной перевозки о получении груза - подтверждением выполнения перевозчиком заказа;

второй - выдается заказчику автомобильной перевозки после оплаты стоимости заказа;

третий - с подписью водителя (грузчика) о приеме заказа к исполнению остается у перевозчика.

Индивидуальные предприниматели, у которых отсутствуют наемные работники (водители, грузчики и т.д.), могут оформлять заказ-поручение в двух экземплярах.

В случае, если перечень перевозимых грузов и (или) оказываемых услуг не представляется возможным поместить на стандартном бланке заказа-поручения, в разделах "Сведения о грузе" и (или) "Оказанные услуги" заполняется итоговая часть, а перечень перевозимых грузов и (или) оказываемых услуг с информацией по всем графам разделов "Сведения о грузе" и (или) "Оказанные услуги" прилагается к заказу-поручению (пункт 13 Инструкции N 138).

Итак, главное отличие инструкций состоит в том, что Постановление N 31 и Инструкция N 17-Ц содержали подробные указания по заполнению форм путевых листов и заказа-поручения, а Инструкция N 138 является документом, содержащим обобщенную информацию о порядке оформления транспортных документов.

Из этого следует вывод, что организациям, в частности перевозчикам, предоставлено право самостоятельно решать, как будет оформлен путевой лист транспортного средства, используемого в предпринимательской деятельности, т.е. какие основные и дополнительные реквизиты будут необходимы для заполнения и учета работы этого средства и соответственно водителя.

Это приближает оформление формы данного первичного учетного документа к требованиям бухгалтерского учета, установленного в конкретной организации ее учетной политикой.

Copyright: (C) ООО "ЮрСпектр", 2011

Исключительные имущественные права на данный

авторский материал принадлежат ООО "ЮрСпектр"