3.1.2. Оприходование гсм и сопутствующих товаров при заправке на азс (кассовый чек, форма нту-азс и т.Д.)

При приобретении ГСМ за наличный расчет на АЗС вместе с авансовым отчетом (по форме, самостоятельно утвержденной в организации на основании статьи 9 Закона N 3321-XII), оформленным работником (МОЛом по приобретению ГСМ), получившим аванс на эти цели, в бухгалтерию должны быть сданы соответствующие кассовые чеки.

При отпуске товаров, оплата которых осуществляется наличными денежными средствами, покупателю выдается кассовый чек либо иной документ, подтверждающий прием наличных денежных средств, утвержденный в установленном порядке, в котором указываются сведения о номере документа, наименовании продавца, дате продажи, наименовании, количестве и цене товара, сумме покупки, подпись лица, непосредственно осуществившего продажу товаров, и его должность, фамилия и инициалы.

В случае отсутствия в кассовом чеке сведений, перечисленных в части первой пункта 8 Инструкции о порядке продажи товаров из розничной торговой сети юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, утвержденной Постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 08.06.2005 N 22 (далее - Инструкция N 22), покупателю вместе с кассовым чеком выдается товарный чек произвольной формы, в котором эти сведения должны быть указаны (пункт 8 Инструкции N 22).

Как правило, в таких чеках, выдаваемых АЗС, содержатся данные о наименовании АЗС, номере топливораздаточной колонки, наименовании топлива, его количестве, виде оплаты.

В данном случае топливо поступает непосредственно в бак автомобиля покупателя ГСМ. И тем не менее ГСМ будут оприходованы на основании аналитического учета, принятого в организации, по сданным подтверждающим документам - кассовым чекам, при необходимости - и товарным чекам (части вторая и третья пункта 37 Инструкции N 4).

Полагаем, что при оприходовании топлива и сопутствующих товаров, полученных за наличный расчет, по электронной карте, по талонам, по пластиковой топливной карте, когда топливо поступает в баки транспортных средств, минуя склад, на основании соответствующих первичных документов при оформлении приходного ордера в нем можно сделать запись "Без завоза на склад".

При безналичных расчетах по приобретению ГСМ через сеть АЗС по электронным, пластиковым топливным картам, талонам организация перечисляет на счет продавца по договору купли-продажи предварительную оплату. После поступления оплаты продавец выдает организации карты (талоны), по которым будет производиться отпуск ГСМ водителям (МОЛам) для заправки автотранспорта на определенных АЗС.

Талоны могут выдаваться в подотчет конкретному водителю, например, на день, неделю, на одну ездку и т.д. Карты, как правило, выдаются водителю на срок его трудовых отношений с нанимателем.

Полученные талоны оприходуются в организации на основании товаросопроводительных документов (формы ТТН-1, формы ТН-2). Пластиковые топливные карты, используемые при заправке топливом у нерезидента, оприходуются по акту приема-передачи, предоставленному поставщиком-нерезидентом по дате каждой заправки за текущий месяц как на территории Республики Беларусь, так и за пределами согласно договору.

Электронные карты (идентификационные электронные карты) могут выдаваться в подотчет, например, конкретному водителю (МОЛу) на конкретный автотранспорт. Если электронная карта передается от одного водителя (МОЛа) другому водителю (МОЛу), то лучше организовать учет записей такой передачи электронной карты либо предусмотреть коллективную материальную ответственность по пользованию этой картой.

Оприходование ГСМ и сопутствующих товаров по электронным картам на соответствующие аналитические счета организации производится на основании отчета формы НТУ-АЗС, выдаваемого организацией, эксплуатирующей АЗС, за отчетный месяц, либо специализированной формы, утвержденной концерном "Белнефтехим" и предназначенной для учета отпуска нефтепродуктов по электронным картам системы "Белнефтепродукт АЗС-Сервис". Дополнительно прилагаются акт-справка о реализации, реестр операций (расшифровка с указанием всех дат отпуска топлива по каждому номеру электронной карты) и т.п.

Отчеты являются бланками строгой отчетности и предназначены для учета отпуска нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров, оказанных услуг, оплаты проезда в пунктах взимания дорожных сборов (ПВДС) с использованием электронных карт автоматизированных систем.

Оригиналы отчетов служат основанием для принятия к учету товарно-материальных ценностей, оказанных услуг у их получателя (пункт 1 Инструкции N 36).

Чеки учетного терминала, выдаваемые водителям (МОЛам) при получении ГСМ на АЗС по электронной карте, могут использоваться только для оперативного учета ГСМ в организации. Оприходование производится только на основании формы НТУ-АЗС.